Fases metodológicas de la prospectiva

El análisis situacional plantea argumentos sobre donde se encuentra la organización frente a un campo o asunto en particular de tal forma que se elabora un inventario de la situación actual apoyado por un diagnóstico de problemas sobre los cuales se iniciara un procesode investigación detallada para establecer las variables clave de la situación a enfrentar (Godet, 2007).

Se recoge información retrospectiva y actual que le permite a la organización identificar la fluctuación de los mercados y la economía frente a los productos o servicios ofrecidos de tal manera que se elaboren fichas de información con alto nivel de detalle que no solo sirven para el estudio de prospectiva, sino también para el conocimiento del comportamiento de los consumidores frente a un servicio o producto en particular.

Se plantea la construcción de escenarios que se argumentan a partir de la información recopilada en las fases previas. En palabras de (Baena Paz, 2015) “En todo el procedimiento, la planeación estratégica es el puente entre la visión y la acción, traslada a una estrategia la visión (lo que la organización quiere que pase) y las posibilidades de futuros alternativos (lo que pueda pasar)”. Significa esto que la interpretación de la información para la elaboración de escenarios futuros marcara un proceso de toma de decisiones ajustados a las necesidades de la organización y lo más acertada posible.

Que no es otra cosa más que la ejecución de los planes o proyectos que se derivan de los estudios anteriores y que determinan el éxito o no de las decisiones tomadas bajo el marco de la prospectiva estratégica.

Como herramienta de análisis la teoría de la prospectiva estratégica plantea lo que se ha conocido como las 7 “P” de la prospectiva con la cual se busca establecer un marco de estudio de acuerdo a los casos particulares que se analizan en las organizaciones para fortalecer el conocimiento sobre un campo de interés para un proceso de toma de decisiones que estén vinculados a los procesos o acciones futuras de la organización.

A partir de los anteriores conceptos se establecen parámetros de acción que de forma secuencial generan una visión general de la situación particular de análisis y facilita el desarrollo de las fases metodológicas de la prospectiva ya que se adecuan a cada una de ellas para la construcción final de las estrategias de afrontamiento de la organización.

ACCION: Identificar cursos de acción para que la organización pueda enfrentar los desafíos futuros de fenómenos como la globalización, la competitividad, la innovación, entre otros.EXPLICACION: Se deben desarrollos los estudios de prospectiva respectivos de tal manera que mediante la metodología de prospectiva estrategia se puedan generar modelos de respuesta frente a los desafíos planteados.

ACCION: Desarrollo de sistemas que determinen las jerarquías es interacciones. Identificación de limites administrativos y políticos en manejo de recursos Dinamismo y cambios Integridad y viabilidad Prevención.EXPLICACION: Estos ejemplos de principios propuestos buscan que mediante estudios de prospectiva se atiendan lineamientos de control y verificación que faciliten la labor de la alta gerencia. En tal sentido se deben tener en cuento los códigos de buen gobierno y ética, entre otros.

ACCION: Desarrollo de políticas en la cuales se puedan integrar todos los propósitos de la organización siempre dentro del marco de la ley y frente a la dinámica económica y comercial existente.EXPLICACION: El diseño e implementación de políticas no solo frente al manejo interno de la organización, sino también para enfrentar el marco económico del entorno para dar cumplimiento a los propósitos de la corporación.

ACCION: El Plan Organizacional intenta crear la estructura organizacional interna necesaria para responder a las necesidades de organización del negocio de acuerdo con su actividad principal.EXPLICACION: Este documento hace parte del primer nivel, el denominado Plan Operativo y suministra una base sólida para la organización sobre la estructura necesaria para el normal desarrollo del Proyecto Empresarial emprendido.

ACCION: Son programas diseñados para fomentar, aumentar y perpetuar las habilidades, conocimientos, aptitudes, competencias y valores, que la empresa requiere dentro de sus procesos para cumplir su razón de ser, y lograr cumplir la visión organizacional que se ha planteado.EXPLICACION: Este tipo de programas fortalecen el desarrollo de procesos en diferentes áreas de la organización y están enfocadas a brindar resultados en el mediano y largo plazo para alcanzar objetivos específicos que eventualmente harán parte de los éxitos futuros de la organización.

ACCION: Los proyectos organizacionales son aquellas iniciativas que, en conjunto con las diferentes dependencias de la organización, buscan fortalecer los diferentes procesos dentro de los entornos organizacionales. EXPLICACION: El proyecto es un documento de gran utilidad, que no sólo refleja los objetivos que se pretenden lograr, sino que será una guía a seguir, sobretodo, en la fase inicial y que, posteriormente, servirá como instrumento de seguimiento y control. Se trata, en definitiva, de un estudio previo de viabilidad del negocio.

ACCION: Herramienta muy valiosa para la empresa; en ella se planea integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante un periodo determinado.EXPLICACION: Supone una previsión de las finanzas personales o estatales ya que para confeccionar un presupuesto se requiere cierta anticipación no sólo de los gastos que se deberán realizar en el tiempo determinado si no también de las ganancias o entradas de capital que pueda significar ese período.

La prospectiva estratégica en las empresas modernas deben ser parte esencial de las políticas de cultura organización y un instrumento que busque integrar a todos los miembros de la misma para el cumplimiento de los objetivos en el corto, mediano y largo plazo.En este sentido la Organización de las Naciones Unidad para la Educación, la Ciencia y la Cultura (en adelante UNESCO) menciona que es vital fijar cómo una empresa, un tipo de sociedad, un gerente, entre otros; pueden hacer un trabajo racional y breve hacia las mencionadas organizaciones o formas de desarrollo prospectivo, con lo cual establezcan el mejor uso dentro del planeamiento de sus recursos, estudiar las habilidades de cada individuo, determinar , la estrategia de innovación entre otras herramientas primordiales para el cumplimiento de objetivos corporativos, para la “UNESCO es importante proteger el patrimonio natural e histórico, mediante mecanismos que ya son tendencia a nivel mundial es por eso que estas conductas deberían tenerse en cuenta para que los países y organizaciones, actualmente trabajen de forma sostenible protegiendo el medio ambiente y los recursos naturales de cada Nación” (Durance, 2011).Del mismo modo, para implementar la prospectiva dentro del ámbito de planeación estratégica no solo debe estar dentro de un Plan de Desarrollo del Gobierno Nacional, debe ser una constante en las instituciones públicas y privadas, para atender las necesidades de la globalización mediante un proyecto conjunto y sistemático donde convergen todas los esfuerzos mancomunados con una sola visión a largo plazo, es por eso que la prospectiva va también orientada al desarrollo organizacional, porque tiene enfoques administrativos con énfasis en psicología donde estudia los aspectos del comportamiento humano y también las metodologías organizacionales en el mundo global para estructurar una empresa su orientación depende de múltiples factores que influyen en el desarrollo organizacional.Es conveniente mencionar que dentro de las buenas prácticas de la planeación prospectiva y estratégica se deben valorar cinco dimensiones que pueden fortalecer los proyectos y serán los determinadores del éxito o fracaso del mismo, son ellos.

Cada una de las dimensiones aporta datos importantes que pueden de manera eficiente consolidar los cursos de acción para el cumplimiento de objetivos que para el caso de cada una de ellas se pueden resaltar:

Saber que se quiereIdentificar la dirección a seguirAcciones que se tomaranCuáles son los fines últimos de las decisiones.Para que se busca poner en marcha los proyectos o planes previstosDiseño estratégico (Planeación Participativa)Diseño Lógico (Planeación Estratégica)Mecanismos para construcción de visión futura (Mecanismo de consenso, de negociación y síntesis, de difusión, de transminación, de participación, de gestión, de control y evaluación.

Modelo que permite auditar que nivel de conocimiento y percepción hay para la toma de decisiones.Evalúa el nivel de Visión Futura, Planeación Estratégica, Diagnostico, Indicadores o Gestión de Cambio.Visión prospectiva y estrategia basada en modelos de Know How (saber cómo) y Know Why (Saber por qué).

Diagnostico reactivo y proactivo de la situación actual de la organizaciónDe liquidez de la corporaciónDel punto de equilibrioDe las necesidades de financiamiento por cada eje estratégico organizacionalDOFADel posicionamiento estratégicoDe la estrategia teórica aplicada (ofensiva, defensiva, flanqueo o focalización)

Reingeniería personalAlineación de los principios de efectividad personalTener un fin en mente, ser proactivos, poner primero lo primero, renovación mental, física, emocional, social y espiritual (Covey, 1993)Efectividad grupal o social mediante las prácticas de saber escuchar, establecer relaciones ganar-ganar, lograr una visión común, lograr la sinergia a trabajo en equipo y la renovación colectiva.

Se definen los indicadoresVariables criticas de éxitoMapas estratégicosMedición de avances en factores críticos de éxitosMedición de la brecha entre visión de futuro y el diagnóstico.

Definir ¿para dónde vamos? y dar como primer paso una formulación de la problemática es importante porque en este solo argumento es donde se puede tener una dificultad o un inconveniente en la sociedad actual, porque la mayoría de los países que se encuentran en vía de desarrollo no implementan o formulan situaciones reales con el escenario actual para sortear todo tipo inconvenientes a los problemas que se están enfrentando.Como segundo paso es importante “la planificación de fines, teniendo la fórmula que se va efectuar hay que elaborar un plan de trabajo donde cada uno converja a cumplir con lo que se va a realizar el tercer paso para seguir un proceso metodológico en un procedimiento prospectivo es el plan de medios consiste en escoger de forma adecuada con que elementos puedo contar para la elaboración de los fines a cumplir” (Cepal, 2006).En otras palabras, de todo este proceso metodológico “hay que diseñar el plan de recursos para tener en cuenta con los medios, el capital humano y patrimonial con el que se cuenta para el cumplimiento de los objetivos organizaciones de la empresa” (Rodriguez, 2017).Igualmente, las capacidades, la organización funcional, la selección, contratación y formación académica y humana del personal, hasta el desarrollo de estrategias de solución.

Actividades bien fundamentadas se pueden generar dentro del marco de una planeación prospectiva, los elementos vitales de la planeación estratégica son: la Creatividad, la Participación, Preminencia convergencia, la finalidad constructora, visión, sentido de lo humano, el espíritu de equipo.estos aspectos relevantes dentro de la planeación estratégica hacen que el gerente moderno tenga un conocimiento en todos los campos de acción, e inicien a crear y ser innovadores en estrategias eficaces con aportes hacia los grandes cambios y tendencias para estar acorde a la problemática actual en la conformación y sostenimiento de las organizaciones corporativas.dentro de la formación humana y profesional de cada miembro de la organización debe existir la retroalimentación en los procesos de la misma mediante un intercambio de ideas y cultura, para así orientar los propósitos para cumplir en una meta objetiva, con exactitud y precisión y anunciar todas las contingencias que se puedan presentar para elaborar un plan de riesgos efectivo es por eso que se conceptúa la planeación como“.. una búsqueda creativa, organizada, sistemática, sistémica y comprometida de incidir sobre el futuro. Planear implica formular escenarios y determinar objetivos y metas, estrategias y prioridades, asignarrecursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, coordinar esfuerzos, evaluar etapas, resultados, y asegurar el control de los procesos” (Elena, 2008)

La prospectiva estratégica sitúa la antelación al servicio de la acción, trabajo, o plan laboral divulgándose en las empresas y las administraciones las nuevas tendencias en el sector empresarial para poner sus productos en mejora continua en calidad de estar en una gestión vanguardista han hecho, que se creen escenarios que aporten al ámbito internacional uno de muchos ejemplos son los carros de alta velocidad hechos en Italia, la industria de la seda ubicada en la india, el producto natural del café con un tipo de exportación y calidad gourmet, entre otras cosa que son de planeación estratégica de manera enfática que“A comienzos de los años 80 en estados unidos especialmente el sector industrial ha estado en un proceso prospectivo hacia el desarrollo de la planificación estratégica por escenarios especialmente entre lasgrandes empresas del sector energético y en el sector automotriz como sin duda debido a los choques petrolíferos pasados y futuros. s” (Durance, 2011).Es importante utilizar herramientas prospectivas las cuales contribuyen a determinar un análisis estructural ya que mediante las mismas se pueden emplear las variables y la ponderación con el propósito de proyectarlas a futuro, esto contribuye a establecer parámetros trascendentales de organización con base a una argumentación científica (Francisco, 2016).

En la figura se puede ver los ámbitos de gestión dentro de la prospectiva estratégica generando ámbitos de innovación y creatividad que pueden ser identificados mediante el programa Mic Mac el cual organiza un proyecto y crea variables ofrece la posibilidad de describir un método con ayuda de una matriz que relaciona todos sus elementos constitutivos para poder establecer y definir qué aspectos deben ser tomados en cuenta para la evolución del mismo.Partiendo de esta descripción, este método tiene por objetivo, hacer aparecer las principales variables influyentes y dependientes esenciales a la evolución del sistema.La ventaja competitiva es un concepto el cual “busca enseñar cómo la estrategia elegida y seguida por una organización puede determinar y sustentar su suceso competitivo” (Garza, 2012). Ya que, es una superioridad que una empresa tiene respecto a otras entidades participantes dentro de un mercado el cual se encuentra en un marco de progreso continuo. “Para que una ventaja competitiva sea efectiva esta debe cumplir con las siguientes características: ser única, posible de mantener, netamente superior a la competencia y aplicable a variadas situaciones de mercado” (Garza, 2012).

La planeación estratégica y la planeación de prospectiva lo que quieren es que el gerente moderno, no actué dentro de un marco de improvisaciones es por eso que las naciones deben emitir un plan de gobierno acorde a un planteamiento basado en un proceso a seguir en un estudio prospectivo, lo que quiero concluir es una visión amigable al medio ambiente una perspectivaverde para que se elaboren actividades diseñadas de acuerdo al diagnóstico, el proyecto realizado ya que este libro es un mecanismo importante para esto.