Персональный менеджмент

Личностный  подход акцентирует внимание на качествах, которые необходимо развивать в себе для успешной деятельности.

ЦЕЛЬ – это конечное состояние или желаемый результат, которого мы стремимся добиться в процессе своей деятельности.Принцип смарт:S - Чего конкретно вы хотите достигнуть?M - В чем будет измеряться результат?A - Ставьте цели по силам. Не задирайте планку слишком высоко.R - Спросите себя: «Зачем мне это?»T - Ставьте срок, к которому цель должна быть достигнута.

-Системность-Собранность-Сила воли-Способность побороть лень и апатию-Умение начать работать, не думая о том, хочется это делать или нет-Пунктуальность-Надежность-Ответственность-Умение ценить и эффективно использовать время

Самодисциплина – это соблюдение правил по своей воле без внешних санкций и принудительных мер.Фундаментом самодисциплины являются ценностные установки человека

-Умение организовать рабочее место, работать с информацией, пользоваться оргтехникой-Умение планировать дела-Умение слушать-Умение говорить по телефону-Способность делегировать

-Соблюдение режима труда и отдыха-Отказ от вредных привычек

-Упорство в работе-Целеустремленность-Решительность -Эмоциональная стабильность-Стрессоустойчивость-Оптимизм-Трудолюбие-Независимость

Самоконтроль - способность к самостоятельному контролю времени, процессов и результатов.

Функциональный подход предполагает выделение ряда функций: • планирование• организация • мотивация• контроль• анализ

Личностный потенциал – это способность человека к умножению своих внутренних возможностей, способность к развитию и эффективному взаимодействию с окружением.

Ценностные ориентации формируют картину мира человека и служат точкой опоры для ориентации личности и принятия решений.

• стрессоустойчивость, эмоциональная стабильность• способность контролировать свое состояние, управлять эмоциями• ответственность и самодисциплина• упорство в работе, целеустремлённость• честность• решительность• воля, трудолюбиеВ зависимости от проявления указанных выше качеств различают два жизненных подхода:-РЕАКТИВНЫЙ ПОДХОД Человек не ставит цели, «плывет по течению», придумывая различные оправдания бездействию. -ПРОАКТИВНЫЙ ПОДХОД Человек ставит цели и активно влияет на события и обстоятельства. 

Интеллектуальный потенциал - это способностей человека создавать уникальные достижения.Интеллектуальный потенциал делится на: -Творческий потенциал - совокупность способностей к постановке и решению новых творческих задач, созданию чего-то качественно нового, уникального.-Профессионально-квалификационный потенциал - совокупность способностей, необходимых для решения профессиональных задач

Базовые коммуникативные качества: • умение слушать собеседника, поддерживать разговор• способность корректно вести себя в конфликтных ситуациях• умение вести деловую переписку, задавать вопросы• способность аргументировать свою точку зрения• независимость в суждениях• умение получать обратную связь• способность проводить публичные выступления, презентации• умение работать в команде

Управление собой -• способность планировать свою деятельность• умение ставить цели и достигать их• умение ценить и эффективно использовать время• способность учитывать и анализировать затраты времени• умение сосредоточиться на главном, не упускать из виду мелочей• умение работать с информацией, слушать, говорить по телефону• отказ от вредных привычек, соблюдение режима труда и отдыхаУправление коллективом - от того, насколько корректно руководитель реализует указанные функции зависит его профессиональное будущее и эффективность работы подчиненного ему коллектива.

Тайм-менеджмент – искусство управления временем. 

-Определение целей-Постановка задач-Планирование -Контроль-Анализ

Важно Не важноСрочноНе срочно

Планом должно быть охвачено не более 60% вашего рабочего времени.

Хронометраж предполагает измерение и фиксацию длительности действий с последующим анализом и выявлением временных потерь. 

«ЛЯГУШКИ» – это мелкие и неприятные задачи. Составить список «Мои лягушки». Открывайте утром и решительно действуйте!

Если задача занимает меньше 2 минут, выполните ее сразу. 

«СЛОНЫ» – это очень сложные и объемные задачи, которые кажутся вам неподъемными. Их необходимо дробить на более мелкие части и выполнять по частям.

Метод состоит в отсутствии логического планирования. Необходимо каждый день «выедать» из сыра по чуть-чуть, т.е. выполнять небольшую часть в случайном порядке. 

Группируйте однотипные дела и их выполняйте блоками. Это обеспечит более продуктивную работы (более рациональное использование сил и внимания). Проще сосредоточиться на чем-то одном, не отвлекаясь на другие дела.

Один из способов самомотивации . Предполагает поощрение самого себя за успешное выполнение работы.

Автор метода итальянский студент Франческо Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора. Метод предполагает разбиение задач на 25- минутные периоды, называемые «помидоры». Отслеживание этих периодов осуществляется с помощью таймера.Алгоритм применения1. Определите задачу, которую будете выполнять.2. Работайте 25 мин. ни на что не отвлекаясь. 3. Сделайте короткий перерыв (5 мин.) 4. После каждого 4-го помидора делайте длинный перерыв (15-30 мин).

Система хранения – это все то, куда мы складываем предметы, внесенные в квартиру или рабочий кабинет (стеллажи, шкафы, подвесные полки и т.д.).

Области хранения по частоте использования вещей:Ближний круг - вещи, используемые ежедневно или еженедельно (20%)Дальний круг - вещи, используемые реже 1 раза в неделю, но чаще чем 1 раза в год.Глубокий трюм - вещи, используемые 1 раз в год и реже

• Не рекомендуется размещать на рабочем столе лишние предметы• На столе должно быть только то, что вы используете ежедневно (стакан с ручками, папка для входящих бумаг, ежедневник)• Остальное должно храниться в шкафу, в ящиках стола или на полках

• После работы стол должен оставаться пустым• На размещение предметов по местам и уничтожение мусора необходимо 3-5 минут• На поиск «потеряшек» вы потратите времени в 10 раз больше!

• Стул или кресло должно быть удобным и функциональным (желательно с подлокотниками и высокой спинкой)• Высоту сидения надо отрегулировать так, чтобы ступни ног располагались на полу

Монитор - на монитор можно клеить небольшие стикеры (1-2 шт.) спокойных цветов со срочными задачами.

Область над монитором - можно расположить листы с целями, долгосрочными планами, фото мечты, все что мотивирует вас двигаться вперед.

Зона хранения должна располагаться слева от вас (если вы правша). Место для хранения конспектов, учебников, блокнотов, канцелярии и т.д.

Это может быть отдельное место или дополнительный стол, который примыкает к основному рабочему столу.

Провода необходимо организовать таким образом, чтобы они не висели вокруг стола как паутина. Сейчас на рынке есть масса приспособлений для организации проводов. 

Канцелярские принадлежности рекомендуется хранить по категориям! Когда объекты хранятся по категориям, то вы не задумываясь будете возвращать их на место. 

• В левом верхнем углу размещены ярлыки наиболее востребованных программ• В правом верхнем углу – ярлыки чаще всего используемых папок с файлами• В левом нижнем углу – ярлыки электронных книг, которые вы сейчас читаете• В правом нижнем углу – ярлыки документов, которые вы редактируете в текущий период времениНазначение рабочих зон зависит исключительно от ваших потребностей. Размещайте на «рабочем столе» ярлыки, а не сами файлы!

Мне понравилось делать майнд-карту, с её помощью удобно структурировать информацию, визуализировать её и запоминать пройденный материал. Такие карты и правда помогают повысить эффективность как личной, так и корпоративной деятельности.

Отражает: -состав организации-систему подчинения в общей иерархии управления-связи между подразделениями и работниками

Звено - это графическое изображение подразделения или работника.

Связь - это графическое изображение траектории взаимодействия работников или подразделений.

Уровень - это совокупность звеньев и связей одной ступени иерархии.

Характерно небольшое количество уровней управление и широкий диапазон управления. 

Характерно большое количество уровней управление и узкий диапазон управления. 

Обусловлено необходимостью управлять трудом большого количества людей. Один человек делать это не в состоянии. Поэтому он набирает себе штат помощников и наделяет их полномочиями.

Департаментизация.

Выполняемая работа делится в соответствии с конкретными функциями менеджмента. • управление персоналом• управление сбытом• управление финансами и т.д.

Выполняемая работа делится в соответствии с тем местом, где она выполняется. • для небольшой компании - это могут быть районы города• для более крупной организации – это разные города или даже страны, где располагаются филиалы

Подразделения выделяются в соответствии с видами выпускаемой продукции• холодильники• телевизоры• пылесосы и т.д.

Подразделения выделяются по категориям потребителей• индивидуальные / корпоративные• оптовые / розничные

За определенным количеством исполнителей закрепляется выполнение какого-либо проекта

Во главе каждого звена любого уровня находится руководитель-единоначальник, который выполняет все функции управления.-Высший руководитель -Руководитель -Зам.руководителя -ИсполнительСхема хорошо работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя.

Штабная структура менеджмента возникает в том случае, если руководитель приглашает в организацию группу экспертов, создавая штаб.Штаб – это специальное подразделение при линейном руководителе, не обладающее правом принятия решений, а лишь помогающие в выполнении отдельных функций. 

В функциональной структуре менеджмента за подразделениями аппарата управления закрепляется выполнение определенных ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ.Целесообразно использовать в организациях выпускающих ограниченную номенклатуру продукции, действующих в стабильных внешних условиях.

За подразделениями аппарата управления закрепляется определенный регион. Позволяет учесть специфику региональных рынков и предоставляет региональным отделениям компании относительную самостоятельность в решении многих вопросов.

За подразделениями аппарата управления закрепляется определенный вид выпускаемой продукции.Позволяет крупной фирме уделять конкретному продукту столько же внимания, сколько ему способна уделить небольшая специализированная фирма, выпускающая один-два вида продукции.

Она представляет собой временную структуру, создаваемую для реализации конкретного проекта. По окончании реализации проекта эта группа расформировывается, а специалисты направляются в другие отделы.Проект - это относительно обособленный комплекс действий и процессов целенаправленных изменений в системе.Примеры проектов:• освоение новых видов деятельности (выведение нового вида услуг на рынок)• модернизация производства• строительство нового объекта и т.д. 

Если на одном уровне управления используется несколько признаков структурного деления, то структура называется МАТРИЧНОЙ.Матричная структура основана на принципе двойного подчинения исполнителей.

Линейное подразделение – это подразделение, в котором решаются конкретные производственные задачи.Примеры: • цеха• участки внутри цеха• бригады на участке

Функциональные подразделения – это подразделения, выполняющие конкретные функции управления.Примеры: • отдел маркетинга• отдел сбыта• бухгалтерия и др.В

Организация является открытой системой, она подвержена влиянию внешней среды. В процессе анализа выделяют среду прямого и среду косвенного воздействия.

Прогнозирование - процесс исследования тенденций развития организации и её внешнего окружения.-На основании прогнозов принимаются решения куда и в каких объемах направлять инвестиции-Какие дополнительные производственные мощности потребуются и через какой период времени-Какие технологии и услуги необходимо реализовать для того, чтобы успешно действовать на рынке в условиях конкуренции

План – это инструкция для руководителя, определяющая какую роль каждая часть организации должна выполнять в процессе достижения главной цели.Планирование должно дать ответы на 4 вопроса: -ЧТО хочет представлять собой компания?-ГДЕ она находится в настоящее время?-КУДА она собирается двигаться?-КАК могут быть достигнуты цели компании?

-Определяются методы и средства достижения поставленной цели-Обеспечение необходимыми ресурсами (финансовыми, материальными, трудовыми и т.д.)-Осуществляется делегирование полномочий и ответственности

Главная задача состоит в обеспечении согласованности действий всех подразделений компании. Осуществляется посредством: -проведения совещаний-контактов между руководителями-согласованием планов-графиков

-определяется какая форма мотивации будет преобладать-анализ мотивационных потребностей персонала-система материального стимулирования должна быть формализована!

ВРЕМЯ - До начала реализации проектаЦЕЛЬ - Оценка оптимальности планов

ВРЕМЯ - Во процессе реализации проектаЦЕЛЬ - Обнаружение отклонений

ВРЕМЯ - По окончании реализации проектаЦЕЛЬ - Оценка достижения поставленной цели

-исследование причин не достижения цели-разработка комплекса мер по их устранению

Коммуникации - процесс передачи информации от одного субъекта к другому. Вертикальные коммуникации – процесс передачи информации между уровнями управления. -генеральный директор-директор департамента-начальник отдела-специалистГоризонтальные коммуникации – процесс передачи информации между отделами организации или между специалистами на одном уровне управления. 

Майнд-менеджмент – это направление, отвечающее за повышение эффективности личной и корпоративной деятельности с помощью интеллект-карт.Тони Бьюзену необходим был способ, который позволил бы структурировать информацию, систематизировать процесс своего обучения.Опытным путем было доказано, что использование наглядных образов и ассоциаций повышает эффективность мыслительных процессов!!! Интеллект-карта – это визуальное представление какого-либо объекта, события или явления, отражающее процесс ассоциативного мышления.

Наглядное представление позволяет понять картину в целом, а затем уже двигаться к более конкретным целям

Человеку легче запомнить информацию сопряженную с образами, ассоциациями.

1. Главный объект внимания должен располагаться в центре рабочей области2. Основные темы расходятся от центрального образа в виде ветвей3. Связывайте мысли определенной тематики графическими фигурами (скобочками, стрелочками и т.д.)4. Интеллект-карта читается по часовой стрелке5. На одном уровне иерархии должны быть однородные объекты6. Нельзя писать целые предложенияТолько ключевые слова7. На одном уровне иерархии не более 9 сущностей (лучше 5-7)8. Используйте цвета и образы

Интеллект-карты позволяют систематизировать и осмыслить информацию!Процесс создания интеллект-карты:-Выбор инструмента и шаблона-Создание топиков-Работа над содержанием карты-Оформление интеллект-карты