Los documentos contables son soportes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos y realizar varias copias como la empresa lo exija.
Documentos más utilizados
Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.
Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.
Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Uso del correo eléctronico en la comunicación contable
Remisión de facturas
Cotizaciones
Obtención de información fácil y rápida
Uso del informe comercial
Un informe comercial, también conocido como «informe crediticio», «informe de riesgo comercial», «informe de antecedentes comerciales» o «informe de riesgo crediticio», es un reporte sobre una persona física o jurídica referido a su desempeño comercial y financiero y al cumplimiento de sus obligaciones en estas áreas, junto con la información necesaria para la correcta identificación de la persona o entidad en cuestión.
Son solicitados regularmente por bancos y empresas y personas dadoras de crédito en general, como elemento que les ayuda en la decisión de denegar u otorgar crédito
Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Comprobante de pago Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Pagaré Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.
Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Recibo de caja menuda El recibo de caja menuda es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menuda.
Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.