ETAPA 2: FASE MECANICA O ESTRUCTURAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

-La planeación como parte del proceso administrativo implica hacer la elección de buenas decisiones respecto a lo que se habrá de realizar en el futuro.
-Consiste en determinar los objetivos de una empresa y fijar las acciones para alcanzarlos.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

El concepto planeación comprende los siguientes elementos:

Objetivo: El aspecto fundamental a la hora de la planeación es determinar resultados deseados.

Cursos alternos de acción: Establecer los caminos maneras de acción y estrategias para llegar al objetivo

Elección: Es la determinación del análisis de la selección de las decisiones más adecuadas.

Futuro: Toma como base la prevención decenarios futuros no deseados para poder prepararse.

PRINCIPIOS

Sirven como guías generales de conducta que habrá que observarse en la acción administrativa.

Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizado.

Objetividad y cuantificación: Cuándo se planea es necesario basarse en datos reales razonamientos precisos y exactos nunca en opiniones subjetivas.

Flexibilidad: Capacidad de responder y adaptarse al cambio anticipar amenazas y oportunidades futuras.

Unidad: los planes de la empresa deben conformarse en un solo plan general sin perder el enfoque y armonía en cuánto a equilibrio.

Del cambio de estrategia: Referente a modificaciones que la empresa tendrá que llevar a cabo en su estrategia para lograr sus objetivos.

LOS PLANES

-Son el resultado del proceso de la planeación.
-Son diseños o esquemas detallados de lo habrá de hacerse en el futuro.

PERIODOS

Corto plazo: Cuando se determinan para realizarse en un año o menos.

Mediano plazo: Dura de uno a tres años.

Largo plazo: Se proyecta a un tiempo mayor de tres años

PUEDEN SER:

Estratégica: Establece lineamientos generales de la planeación.
-Sirve de base para los planes tácticos y operativos.
-Se diseña por los miembros de mayor jerarquía.
-Se lleva a cabo a largo plazo.

Táctica o funcional: Determina planes específicos, referentes a los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.
-Establecida y coordinada por los directivos de nivel medio.

Operativa: Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica.
-Formula y asigna actividades más detalladas.
-Los ejecutan los últimos niveles jerárquicos.
-Son a corto plazo.

PROPÓSITOS: Se identifica la tarea básica de una empresa o institución.
-Todo establecimiento organizado, tiene un propósito o misión.
-Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.
IMPORTANCIA: Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación.
-Permiten orientar a los responsables de la planeación.
-Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad bajo una imagen.
-Son la razón de existencia del grupo social.
-Definen el éxito o fracaso de una empresa.

INVESTIGACIÓN: Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna.
-La requiere para ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera.
PROCESO: Esta constituido por las siguientes etapas:
1-Definición del problema.
2-Obtención de información. (Observación, experimentación, encuesta y muestreo).
3-Determinación de la hipótesis.
4-Comprobación o desaprobación de la hipótesis.
5-Presentación del informe.

PREMISAS: Son suposiciones que se deben considerar para circunstancias futuras que puedan cambiar el curso.
-Se establecen al inicio del proceso.
-Es una proposición que se establece antes, como suposición introductoria o implícita.
PUEDEN SER: Internas, externas (de carácter político, legal, económicas, sociales, técnicas y otros factores).

OBJETIVOS: Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado.
-Representa los resultados que la empresa desea obtener.
-Se diferencia de otra etapa porque: se establecen a un tiempo específico y se determinan cuantitativamente.
CLASIFICACIÓN: En función del del área y del tiempo:
1- Estratégicos o generales.
2-Tácticos o departamentales.
3-Operacionales o específicos.
LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER:
-Asentarlos por escrito.
-No confundirlos.
-Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración.
-Los objetivos deben ser conocidos y entendidos por los miembros.
-Deben ser estables.

ESTRATEGIAS: Determinación de los objetos básicos a largo plazo, adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
-Cursos de acción general.
-Contar con una amplia gama de estrategias ayuda a elegir la más adecuada.
ETAPAS:
1-Determinación de los cursos de acción o alternativas.
2-Evaluación.
3-Selección de alternativas.
IMPORTANCIA: Las estrategias son trascendentales por:
-Permiten guiar la acción de la empresa.
-Establecen otras alternativas como previsión.
-La creciente competencia hace necesario su establecimiento.
-Desarrollar la creatividad.

POLÍTICAS: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que se deben observar en la toma de decisiones sobre problemas repetitivos en la organización.
-Forman parte en los planes.
IMPORTANCIA:
-Facultan la delegación de autoridad.
-Evitan pérdidas de tiempo.
-Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
-Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
-Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.
-Facilitan la inducción del nuevo personal.
LINEAMIENTOS:
-Establecerse por escrito y hacerse válido.
-Redactarse claramente y con precisión.
-Darse a conocer.
-Coordinarse.
-Revisarse periódicamente.
-Ser razonable y aplicable en la práctica.
-Estar acorde con los objetivos.
-Estable.
-Flexible.

PROGRAMAS: Establecen la ejecución completa de las actividades.
-Su elaboración técnica debe apegarse al proceso:
Identificar y determinar las actividades.
Ordenar cronológicamente.
-Interrelacionar las actividades.
-Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.
CLASIFICACIÓN:
1-Tácticos.
2-Operativos.
IMPORTANCIA:
-Suministran información e indican el avance.
-Identifican a los responsables de llevarlos a cabo.
-Orientan a los trabajadores sobre las actividades a realizar.
-Determinan tiempo de inicio y termino de las actividades.
-Evitan la duplicación de esfuerzos.

PRESUPUESTOS: Esquema escrito de tipo general y/o específico que determina por anticipado el origen y asignación de los recursos de la empresa para un periodo en concreto.
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS:
-Se elabora en un documento formal.
-Plan expresado en términos cuantitativos.
-Es general.
-Es específico.
Diseñado para un periodo determinado.
CLASIFICACIÓN:
1-Estratégicos o corporativos.
2-Tácticos o departamentales.
3-Operativos.
IMPORTANCIA:
-Mide el desempeño de las unidades organizativas y proporciona metas.
-Coordina las actividades.
-Permite vigilar las operaciones.
-Estipula.
-Reduce al mínimo los costos.
CONSIDERACIONES:
-Mantener revisión contante de las cifras fijadas.
-Difícil de precisar la estabilidad monetaria.
-Deben proporcionar libertad de acción.
-Tienen que poner un limite de las cifras establecidas.
-El presupuesto esta basado en estimaciones, por lo que sus defectos pueden ocultarse.

PROCEDIMIENTOS: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.
-Determina el orden en que deben realizarse un conjunto de actividades.
IMPORTANCIA:
-Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
-Promueven la eficiencia y especialización.
-Delimitan responsabilidades.
-Establecen la manera de ejecutar actividades.
Para que se cumplan; es necesario:
-Previo a su uso, el personal debe capacitarse.
-Sean accesibles y de fácil interpretación.
-Se presenten gráficamente.
-Al implantarlos se adecuan.
-Se revisan constantemente.
-Deben adecuarse a las necesidades de los departamentos.

PLANES: Son esquemas resultantes de la planeación.
-Autorización.
-Objetividad.
-Actualización.
-De naturaleza confidencial.
-Sencillez.
-Adecuación.
Completo.
Ventajoso.