MIPG Dimensión 3 Gestión con Valores para Resultados

El propósito de esta política es fortalecer las capacidades organizacionales mediante la alineación entre la estrategia institucional y el modelo de operación por procesos, la estructura y la planta de personal, de manera que contribuyan a la generación de mayor valor público en la prestación de bienes y servicios, aumentando la productividad estatal.La implementación de la política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos debe ser resultado del ejercicio de Direccionamiento Estratégico y Planeación, así como de los resultados obtenidos por la entidad. Se trata de entender e interiorizar que todas las dimensiones de MIPG son piezas fundamentales e integrales en un proceso de análisis para el fortalecimiento organizacional.Saber dónde se encuentra y para dónde va la entidad, y el sector, departamento o municipio al que pertenece, es tan relevante como saber qué insumos, procesos y actividades requiere para poder ejecutar lo planeado. De allí la importancia de definir, clara y abiertamente, cuáles son los resultados, que, como entidad, sector, departamento o municipio se desean conseguir en un periodo concreto, y poder expresarlos en términos de productos, efectos e impactos.Con este insumo fundamental del Direccionamiento Estratégico y la Planeación, existen dos grandes acciones que son necesarias abordar para llevar a cabo el fortalecimiento organizacional: Por un lado, comprender muy bien la situación por la que atraviesa una entidad. Por otro, hacer un ejercicio de diseño o rediseño en el cual se reconozcan los esfuerzos y condiciones en los que se ha incurrido en el tiempo. Explícitamente, esto es: Entender la situaciónEl objetivo de esta acción, enmarcada en el análisis de capacidades y entornos del Direccionamiento Estratégico y la Planeación, está en la necesidad de recabar la información necesaria e identificar los puntos críticos que expliquen por qué la institucionalidad actual no es adecuada para la entrega de productos y servicios sintonizados con las necesidades de los ciudadanos. Con esto claro, será posible identificar y resolver las tensiones y actividades necesarias para lograr un real fortalecimiento organizacional. Diseñar o rediseñar lo necesarioCon toda la información de contexto que provee el riguroso ejercicio de entendimiento de la situación, es posible trabajar en el diseño o rediseño adecuado que realmente requiere la institucionalidad objeto de análisis. Ello implica revisar técnicamente si la arquitectura institucional es la más adecuada, bajo los preceptos de la eficiencia, la productividad y la generación de valor público.Dos aspectos que conviene poner de relieve en materia de ajustes a las estructuras de las entidades son, en primer lugar, la necesidad de medir el impacto que en materia presupuestal puedan generar dichos procesos, y, en segundo lugar, la necesidad de tener en cuenta las prioridades definidas por los planes de desarrollo y otros instrumentos de Direccionamiento Estratégico, y que definen los sectores o entidades responsables de la ejecución de políticas, programas o proyectos de trascendental importancia, y los cuales deberán tener prioridad en los ajustes realizados. Es esta la razón que explica por qué la exigencia de aprobación de los procesos de ajustes de estructura, deba ser autorizados por los responsables del manejo fiscal, y en algunos eventos de los responsables del área de planeación.En el orden nacional, las reformas de planta de empleos y estructura deben ser aprobadas por la Función Pública y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de acuerdo con los lineamientos de la Presidencia de la República. En el orden territorial, las reformas de estructura deben ser aprobadas por los Concejos y las Asambleas Departamentales, o el alcalde o gobernador, en caso de haberse otorgado facultades extraordinarias, y las reformas de planta de empleos por el alcalde o gobernador, según corresponda.Para ello es necesario formalizar como mínimoEstructura orgánicaEsquema de negocioCadena de valorEstructura funcional o administrativaPlanta de personal Trabajar por procesosUno de los pilares de los modelos de gestión de calidad es el trabajo por procesos. De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Calidad (CLAD: 2008), la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados. Los procesos, entendidos como la secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas, para crear valor, deben tener en cuenta que el ciudadano es el eje fundamental de la gestión pública (CLAD: 2008). Los procesos se pueden clasificar en estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, lo que permitirá la adecuada gestión y prestación del servicio de la organización.En este punto, los aspectos mínimos que una entidad debe tener en cuenta para trabajar por procesos son los siguientes:Identificar los procesos necesarios para la prestación del servicio y la adecuada gestión, a partir de las necesidades y expectativas de los grupos de valor identificadas en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de Planeación (es posible agrupar procesos afines en macroprocesos).Definir el objetivo de cada uno de los procesos.Definir la secuencia de cada una de las diferentes actividades del proceso, desagregándolo en procedimientos o tareas.Definir los responsables del proceso y sus obligaciones.Identificar los riesgos del proceso, así como establecer los controles correspondientes.Definir los controles de medición y seguimiento correspondientes.Definir estrategias que permitan garantizar que la operación de la entidad se haga acorde con la manera en la que se han documentado y formalizado los procesos.Revisar y analizar permanente el conjunto de procesos institucionales, a fin de actualizarlos y racionalizarlos (recorte de pasos, tiempos, requisitos, entre otros).Documentar y formalizar los procesos para identificar el aporte que cada uno hace a la prestación del servicio y la adecuada gestión (comúnmente conocido como mapa de procesos). Gestionar recursos físicos y servicios internosLos recursos físicos hacen referencia a los bienes muebles (mobiliario de las oficinas, vehículos, entre otros) e inmuebles (edificios y/o espacios de trabajo) de los que dispone la entidad. Los recursos físicos “parecen temas menores a los que no se les suele dar mucha relevancia, tienen una vinculación muy importante, en positivo y en negativo, con el rendimiento institucional de la administración pública en términos de eficacia, de eficiencia e incluso de cultura administrativa y de imagen social” (Ramio, 2014). Su adecuada gestión le permite a la organización identificar y disponer de aquellos recursos requeridos para la generación de los productos o prestación de los servicios, en las cantidades y cualidades necesarias, así como las condiciones de ambiente y seguridad laboral propicias para que los riesgos de salud ocupacional asociados no se materialicen.Por su parte, los servicios internos son aquellos que se deben realizar dentro de la entidad para facilitar y agilizar el cumplimiento de la misión institucional. Si bien, este tipo de servicios no resultan ser una preocupación directa de MIPG, sí se precisa de su adecuada gestión, la cual es de autonomía propia de cada entidad.Entre estos servicios están: mantenimiento, ingreso y salida de elementos, aseo y cafetería, servicios públicos, eventos y logística, impresos y publicaciones, almacén y suministros, administración de vehículos, caja menor.Adicionalmente, para garantizar una adecuada provisión de recursos físicos y servicios internos, la entidad debe atender, entre otros, los siguientes aspectos:Mantener una permanente comunicación entre la gestión de recursos físicos y la gestión contable, para conciliar mensualmente la información registrada en la base de datos del área de almacén e inventarios. Es decir, que el control administrativo y físico de los bienes esté acorde con su control contable.Tener en cuenta las disposiciones previstas en el Plan General de la Contabilidad Pública de la CGN, las directrices dadas por Colombia Compra Eficiente y las establecidas por cada entidad, en sus manuales internos de contratación.Verificar las disposiciones dadas por el Gobierno Nacional o los gobiernos locales en materia de políticas de austeridad en el gasto público (consumo de servicios públicos, de combustibles, compras, viáticos gastos de personal, entre otros), y por las autoridades competentes (igualmente, nacionales y locales), en temas de gestión ambiental.

Normativa Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos Constitución Política de Colombia     Artículos 209, 201 y 211     Artículo 150, numeral 7    Artículo 189, numerales 14 al 17 Ley 489 de 1998     Artículos 54 y 115Ley 909 de 2004, art. 46 (Procesos de rediseño organizacional Reformas de Plantas de Personal); modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012 y los artículos 2.2.12.1 a 2.2.12.3 del Decreto 1083 del 2015.Ley 87 de 1993, art.1 (Operación por procesos).

Criterios diferenciales de la Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de ProcesosPara esta política el criterio diferencial se define desde su marco normativo, entendiendo que la metodología para elaborar diseños organizacionales no presenta cambios sustantivos dependiendo del tipo de entidad; no obstante, si la decisión producto de este diseño es la reestructuración de la planta de personal o de la estructura organizacional, el siguiente marco normativo establece las directrices generales a las que se deben acoger las entidades territoriales:Si el rediseño implica modificar la estructura administrativa (la configuración de las dependencias), esta función es del concejo municipal o del alcalde debidamente facultado, según el artículo 313, numerales 3 y 6 de la Constitución Política.En el caso de los departamentos, esta función corresponde a la asamblea departamental o del gobernador debidamente facultado, según el artículo 300, numerales 7 y 9 de la Constitución Política.Si se trata de una modificación a la planta de personal, es función del alcalde municipal de acuerdo con el artículo 315 numeral 7 de la Constitución política.En el caso de los departamentos, es función del gobernador de acuerdo con el artículo 305 numeral 7 de la Constitución Política.El Artículo 46 de la Ley 909 de 2004 establece que las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP.Función Pública, a través de acompañamiento técnico, apoya los ejercicios de diseño y rediseño institucional de dichas entidades; para ello, ha dispuesto una herramienta metodológica en la que explica las fases para diseñar o rediseñar una entidad territorial, teniendo cuenta cuatro momentos del proceso de fortalecimiento organizacional: 1. Inicio, 2. Diagnóstico, 3. Diseño y 4. Implementación. En la herramienta también se describen cómo se pueden llevar a cabo los procesos de supresión y liquidación de entidades del orden territorial.Ámbito de aplicación de la políticaProcesos de diseño o rediseño organizacional: Organismos y entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial.Operación por procesos: entidades bajo el ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993.

Líderes de Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de Procesos  Departamento Administrativo de la Función Pública

Herramientas e instrumentos de la Política Fortalecimiento Institucional y Simplificación de ProcesosPara facilitar la implementación de esta política, Función Pública ofrece una serie de documentos guía:Guía para el rediseño de entidades públicas del orden nacional en ColombiaGuía de rediseño para entidades del orden territorial - Versión 2 - Junio 2018Carta Iberoamericana de Calidad de la Gestión Pública, del Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo CLAD (2008), pág. 20Guía para la gestión por procesos en el marco de MIPG – Versión 1Plan General de la Contabilidad PúblicaCaja de herramientas guía para el diseño de procesos: Otros procesos Kit catastral Proyectos Proyectos (instancias PDET)

Infografías General de la dimensiónVídeos Lo que necesita saber sobre Fortalecimiento Organizacional

Índices de gestión y desempeño Política de Fortalecimiento Institucional y Simplificación de ProcesosÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresFortalecimiento Organizacional y Simplificación de ProcesosEficacia organizacionalGestión óptima de los bienes y servicios de apoyo

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG Para complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Lineamientos de la Política Gobierno DigitalGobierno Digital es la política de MIPG que busca promover el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC, para consolidar un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generen valor público en un entorno de confianza digital.La política de Gobierno Digital contribuye a la Transformación Digital del sector público, la cual implica un cambio en los procesos, la cultura y el uso te de la tecnología (principalmente tecnologías emergentes y de la Cuarta Revolución Industrial), para el mejoramiento de las relaciones externas de las entidades de Gobierno, a través de la prestación de servicios más eficientes.Esto significa, que a través del Gobierno Digital se busca que tanto el Estado como ciudadanos y diferentes actores de la sociedad, hagan uso de las TIC como herramientas que permiten optimizar la gestión de las entidades, interactuar de manera ágil y coordinada, trabajar conjuntamente en el diseño y desarrollo de políticas, normas, proyectos y servicios, y dar solución a problemáticas y necesidades de interés público.La política de Gobierno Digital se implementa a través de dos líneas de acción que orientan su desarrollo: TIC para el Estado y TIC para la Sociedad; así como de tres habilitadores transversales, que son los elementos que proporcionan la base de la política: Seguridad de la Información, Arquitectura y Servicios Ciudadanos Digitales. A continuación, se define cada uno de estos elementos:Componentes:TIC para el Estado: Tiene como objetivo mejorar el funcionamiento de las entidades públicas y su relación con otras entidades públicas, a través del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.TIC para la Sociedad: Tiene como objetivo fortalecer la sociedad y su relación con el Estado en un entorno confiable que permita la apertura y el aprovechamiento de los datos públicos, la colaboración en el desarrollo de productos y servicios de valor público, el diseño conjunto de servicios, la participación ciudadana en el diseño de políticas y normas, y la identificación de soluciones a problemáticas de interés común.Es importante resaltar que todos los proyectos desarrollados por las entidades públicas que incorporan el uso de TIC, deben aplicar los lineamientos definidos para los componentes TIC para el Estado y TIC para la Sociedad y que dichos lineamientos, no se encuentran clasificados por componente, sino que son directrices que le apuntan de manera transversal al desarrollo de las dos temáticas.Habilitadores Transversales:Seguridad de la Información: Busca que las entidades públicas incorporen la seguridad de la información en todos sus procesos, trámites, servicios, sistemas de información, infraestructura y en general, en todos los activos de información de las entidades del Estado, con el fin de preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y privacidad de los datos. Este habilitador se desarrolla a través del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información, que orienta la gestión e implementación de la seguridad de la información en el Estado.Arquitectura: busca que las entidades públicas apliquen en su gestión, un enfoque de Arquitectura Empresarial para el fortalecimiento de sus capacidades institucionales y de gestión de TI, aplicando los lineamientos, estándares y mejores prácticas contenidos en el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial del Estado.Servicios Ciudadanos Digitales: busca que los servicios ciudadanos digitales sean integrados a los procesos, servicios digitales, trámites digitales, sistemas de información y demás que lo requieran, buscando racionalizar recursos, estandarizar y armonizar la administración pública en pro de mejorar los servicios del Estado.

Normativa Política Gobierno DigitalLey 1955 de 2019 art. 147 y 148Decreto 2106 de 2019 art. 8 -17Decreto 1008 de 2018 (Compilado en el Decreto 1078 de 2015, capítulo 1, título 9, parte 2, libro 2)Directiva presidencial 02 de 2019 - Simplificación de la interacción digital entre los ciudadanos y el EstadoLey 1712 de 2014 - Transparencia y Acceso a la Información PúblicaDecreto 415 de 2016 (Compilado en el Título 35, parte 2, libro 2 del Decreto No. 1083 de 2015) - Lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicacionesDecreto 1413 de 2017 (Título 17, parte 2, libro 2 del Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las ComunicacionesDecreto 1078 de 2015 - Reglamenta la prestación de los Servicios Ciudadanos Digitales

Criterios diferenciales de la Política Gobierno DigitalEs importante recordar que los criterios diferenciales son las características especiales de las entidades territoriales que condicionan y permiten identificar formas alternativas para la implementación y evaluación de los requisitos e instrumentos de las políticas de Gestión y Desempeño de MIPG, así como para la intervención o acompañamiento por parte de las entidades líderes de política, de conformidad con el marco normativo que les aplica.Con el fin de lograr una política coherente y acorde a las necesidades de las diferentes entidades públicas a nivel territorial, la Política de Gobierno Digital adopta la metodología de segmentación establecida por el Consejo de Gestión y Desempeño Institucional en el Documento Técnico Criterios Diferenciales MIPG (versión 2 – 2019).A partir de dicha metodología, en el Manual de Gobierno Digital se desarrollan los criterios diferenciales para la aplicación de los lineamientos de los habilitadores transversales: Arquitectura, Seguridad de la información y Servicios Ciudadanos Digitales.Ámbito de aplicación de la Política Gobierno DigitalEntidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen funciones administrativas. La implementación de la Política de Gobierno Digital en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control, en los autónomos e independientes y demás organismos del Estado, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en los artículos 113 y 209 de la Constitución Política (Art. 2.2.9.1.1.2. - Decreto 1078 de 2015).

Líderes de Política Gobierno Digital  Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Herramientas e instrumentos de la Política de Gobierno DigitalLas entidades públicas deberán aplicar el Manual de Gobierno Digital, que presenta los lineamientos, estándares y acciones a ejecutar para el desarrollo de los componentes y habilitadores transversales de la política. Este Manual se puede descargar en el enlace de la Política de Gobierno Digital (mintic.gov.co).Herramientas de autodiagnóstico Las herramientas de autodiagnóstico le permiten a las entidades desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las políticas de gestión y desempeño.Recuerde que esta herramienta podrá ser utilizada en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, sin implicar esto reporte alguno tanto a Función Pública como a otras instancias del gobierno o de organismos de control. Consulte aquí la herramienta de autodiagnóstico de Gobierno Digital.

Índices de desempeño Política Gobierno DigitalÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresGobierno DigitalEmpoderamiento de los ciudadanos mediante un Estado abiertoServicios Digitales de Confianza y CalidadFortalecimiento de la Arquitectura Empresarial y de la Gestión de TIFortalecimiento de la Seguridad y Privacidad de la InformaciónProcesos seguros y eficientesToma de decisiones basadas en datosImpulso en el desarrollo de territorios y ciudades inteligentesUso y apropiación de los Servicios Ciudadanos Digitales

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Lineamientos de la Política de Seguridad DigitalEn materia de Seguridad Digital, el Documento CONPES 3854 de 2016 incorpora la Política Nacional de Seguridad Digital coordinada por la Presidencia de la República, para orientar y dar los lineamientos respectivos a las entidades.Con la política se fortalecen las capacidades de las múltiples partes interesadas para identificar, gestionar, tratar y mitigar los riesgos de seguridad digital en sus actividades socioeconómicas en el entorno digital, así como en la creación e implementación de instrumentos de resiliencia, recuperación y respuesta nacional en un marco de cooperación, colaboración y asistencia. Lo anterior, con el fin de contribuir al crecimiento de la economía digital nacional, lo que a su vez impulsará una mayor prosperidad económica y social en el país.En el orden nacional, en los Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño se darán las directrices para su implementación. Además, la articulación en materia de Seguridad Digital estará a cargo del enlace sectorial de seguridad digital quien será el encargado de rendir cuentas al Coordinador Nacional de Seguridad Digital acerca de la implementación de la Política Nacional de Seguridad Digital en el respectivo sector.De otro lado, en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se debe articular los esfuerzos, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación de la política. Para ello, se debe designar un responsable de Seguridad Digital que también es el responsable de la Seguridad de la Información en la entidad, el cual debe pertenecer a un área transversal que haga parte de la Alta Dirección. Para las entidades cabeza de sector, el Responsable de Seguridad Digital será el designado como enlace sectorial de seguridad digital.En el orden territorial, MinTIC definirá los lineamientos para que las entidades territoriales definan la figura del enlace de Seguridad Digital territorial para la implementación de la política de Seguridad Digital, así como las instancias respectivas para la articulación con el Coordinador Nacional de Seguridad Digital.

Normativa Política de Seguridad DigitalAcuerdo 08 de 2019Ley 1928 de 2018Acuerdo 02 de 2018 Conpes 3854 de 2016Decreto 1078 de 2015Ley 1712 de 2014 - Transparencia y Acceso a la Información PúblicaLey estatutaria 1581 de 2012Decreto 103 de 2015Ley 1273 de 2009

Criterios diferenciales de la Política de Seguridad DigitalEs importante recordar que los criterios diferenciales son las características especiales de las entidades territoriales que condicionan y permiten identificar formas alternativas para la implementación y evaluación de los requisitos e instrumentos de las políticas de Gestión y Desempeño de MIPG, así como para la intervención o acompañamiento por parte de las entidades líderes de política, de conformidad con el marco normativo que les aplica.La implementación de la política, se hará a través de la adopción e implementación del Modelo de Gestión de Riesgos de Seguridad Digital, que será desarrollado y socializado por MinTic, por parte de las entidades y departamentos administrativos de la rama ejecutiva inicialmente, para los entes territoriales y demás partes interesadas, se adelantarán jornadas de sensibilización en temas de Seguridad Digital. Adicionalmente, Las entidades designadas, deberán dar cumplimiento a todas las actividades relacionadas en el plan de acción de seguimiento PAS del Conpes 3854 de 2016.Ámbito de aplicación Política de Seguridad DigitalEntidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen funciones administrativas. La implementación de la Política de Gobierno Digital en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control, en los autónomos e independientes y demás organismos del Estado, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en los artículos 113 y 209 de la Constitución Política (Art. 2.2.9.1.1.2. - Decreto 1078 de 2015).

Líderes de política de Seguridad Digital  Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Herramientas e instrumentos de la Política de Seguridad DigitalFunción Pública ha dispuesto una serie de documentos que facilitan la implementación de la política, por parte de las entidades públicas. Entre otras, se destacan:Conpes 3854 de 2016

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Índices de gestión y desempeño Política Seguridad DigitalÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresSeguridad Digital 

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG Para complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Socialización de la política Consulte la presentación de la socialización aquí

Lineamientos de la Política de Defensa JurídicaLa política busca que las entidades orienten sus actividades en el marco de un modelo de Gerencia Jurídica Pública eficiente y eficaz que permita lograr de manera sostenible una disminución del número de demandas en su contra y del valor de las condenas a su cargo. Lo anterior aunado a un mejoramiento de su desempeño en la etapa judicial y en la recuperación por vía de la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición de las sumas pagadas por sentencias, conciliaciones o laudos arbitrales cuando a ello haya lugar.La política transversal de defensa jurídica del Estado desarrolla los lineamentos estratégicos y componentes requeridos para una adecuada gestión del Ciclo de Defensa Jurídica por parte de cualquier entidad estatal. Esta se inscribe en el marco del Sistema de Defensa Jurídica del Estado, que busca garantizar la articulación institucional para la implementación de la política pública de defensa jurídica en el país.A continuación, se enuncian las actividades a desarrollar en cada una de las etapas que componen el ciclo de la defensa jurídica de acuerdo con los lineamientos de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado –ANDJE-.Defensa abstracta del ordenamiento jurídicoLa Defensa abstracta del ordenamiento jurídico consiste en la defensa que se despliega ante la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, cuya finalidad es que la normativa demandada por cargos de inconstitucionalidad dentro de las acciones públicas que cursan ante dichas cortes, se mantenga vigente dentro del ordenamiento jurídico dentro del siguiente marco: i) los ejes definitorios del régimen constitucional propugnado por la Constitución de 1991, como lo son por ejemplo, el Estado Social de Derecho, la Dignidad Humana, la plena vigencia de un orden justo; ii) los valores y principios constitucionales; iii) los derechos y libertades fundamentales, tanto individuales como colectivas; iv) las obligaciones internacionales del estado y las disposiciones del Derecho Internacional que hacen parte del Bloque de Constitucionalidad.Las políticas y directrices en esta materia son definidas por el Ministerio de Justicia y del Derecho, en coordinación con la Secretaría Jurídica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco de las funciones establecidas en el artículo 1° del Decreto Ley 2897 de 2011, el artículo 18 del decreto 1427 de 2017 y el artículo 27 del Decreto 1784 de 2019.Etapa de prevención del daño antijurídicoLa prevención del daño antijurídico consiste en la identificación de las causas y subcausas que pueden generar conflictos judiciales representados en acciones constitucionales, contenciosas administrativas, ordinarias y arbitrales en contra de una entidad pública, con el fin de determinar e implementar acciones concretas y eficaces dirigidas a suprimir o minimizar la causación del daño.Lo anterior supone una actividad transversal de todas las áreas de la entidad y, en especial, del área generadora del daño para alcanzar los objetivos comunes de garantizar la efectividad de los derechos, mejorar la gestión de la entidad y reducir el nivel de litigiosidad en su contra. Esta actividad transversal corresponde a formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).Etapa prejudicialEsta etapa comprende las actuaciones que realiza la entidad a partir de la solicitud de resarcir un presunto daño antijurídico causado por su acción u omisión y hasta antes de la interposición de la acción judicial en su contra por parte del afectado.En este período, las entidades deben explorar y promover la utilización de los mecanismos de autocomposición y heterocomposición de solución de conflictos a través de los cuales las partes puedan satisfacer sus respectivos intereses y solucionar las controversias antes de formular un caso en sede judicial o arbitral.Con esto se busca la descongestión judicial, la disminución de las demandas en contra del Estado y la identificación y aprovechamiento de situaciones en las que resultaría más rentable finalizar la controversia antes de la etapa judicial, previa evaluación de la existencia e indiscutibilidad del derecho, y un análisis de costo de oportunidad.Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, transacción y conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.).Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa prejudicial.Etapa de defensa judicialEsta etapa inicia con la presentación de la demanda, continúa con el ejercicio de representación y la defensa técnica, y termina con una decisión judicial ejecutoriada que pone fin a la actuación procesal.En esta sede las entidades deben gestionar los procesos judiciales o arbitrales en los que son parte, de forma que se salvaguarden el ordenamiento constitucional, legal y los intereses litigiosos de la entidad, se logre un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa técnica y se tomen decisiones que contribuyan a la mejora generalizada de la defensa judicial.Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5.)Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5)Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa judicial.Etapa de cumplimiento y pago de sentencias y conciliacionesEsta etapa comprende la gestión del procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales. Esta debe adelantarse bajo los principios de celeridad, eficacia y eficiencia, con el propósito de que las entidades reduzcan la causación de intereses por la mora en el pago, mitiguen el impacto fiscal de las condenas y eviten nuevas fuentes de litigiosidad tales como procesos ejecutivos.Procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones.Provisión contable del rubro de sentencias y conciliaciones.Contar con la información necesaria para una adecuada gestión de la etapa de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones.Etapa de acción de repetición y recuperación de recursos públicosCuando el Estado sea condenado a la reparación patrimonial de un daño antijurídico, debe repetir contra el agente que con su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado lugar a ese daño o formular la pretensión de repetición dentro del mismo proceso en el cual se pretenda la declaratoria de responsabilidad patrimonial de la entidad pública (L.678 de 2001).Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición (Dec.1069-2015. Art. 2.2.4.3.1.2.5).Gestión del ConocimientoLa gestión de conocimiento es un factor crítico de transformación para incorporar el aprendizaje histórico como base de la defensa jurídica del Estado. La litigiosidad contra el Estado es dinámica, por lo tanto, requiere innovación permanente. Esta etapa apunta a consolidar las capacidades institucionales para la defensa del Estado a través de la transferencia efectiva de conocimiento.Para ello, las entidades requieren generar contextos de aprendizaje que faciliten la construcción del conocimiento, y se sugiere tomar como base la metodología del estudio de caso, para el análisis cualitativo de los procesos ganados y perdidos, de tal manera que se convierta en oportunidad para lograr un entendimiento generalizado de las fallas y/o aciertos de la defensa y tomar decisiones que contribuyan a la mejora generalizada de la defensa judicial.Adicional a lo anterior, la ANDJE desarrolló el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado – eKOGUI y la Comunidad Jurídica del Conocimiento, como herramientas para fortalecer los procesos institucionales de toma de decisiones bajo esquemas basados en evidencia, y la transferencia de conocimiento y buenas prácticas en defensa jurídica.

Normativa Política de Defensa JurídicaConstitución Política de Colombia- art. 6, 122, 229Decreto 4085 de 2011Decreto 196 de 1971Decreto 1365 de 2013Decreto 1716 de 2009Decreto 1068 de 2015Decreto 1069 de 2015Decreto 2468 de 2015Decreto 979 de 2017Decreto 2269 de 2019Ley 190 de 1995Ley 446 de 1998Ley 678 de 2001Ley 640 de 2001Ley 1285 de 2009Ley 1437 de 2011Ley 1474 de 2011Ley 1564 de 2012Ley 1955 de 2019

Criterios diferenciales de la Política de Defensa JurídicaEs importante recordar que los criterios diferenciales son las características especiales de las entidades territoriales que condicionan y permiten identificar formas alternativas para la implementación y evaluación de los requisitos e instrumentos de las políticas de Gestión y Desempeño de MIPG, así como para la intervención o acompañamiento por parte de las entidades líderes de política, de conformidad con el marco normativo que les aplica.Para esta política el criterio diferencial se define desde su marco normativo.Ámbito de aplicación de la Política de Defensa JurídicaEntidades que cuenten con personería jurídica y no estén en proceso de liquidación y que cuenten con la siguiente naturaleza jurídica:Agencia del Estado.Alcaldía.Área metropolitana.Departamento administrativo.Empresas de servicios públicos domiciliarios - mixtas.Empresas de servicios públicos domiciliarios - oficiales.Empresas industriales y comerciales del Estado.Entidad descentralizada indirecta.Establecimiento público.Gobernación.Ministerio.Naturaleza especial.

Líderes de Política de Defensa Jurídica  Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

Herramientas e instrumentos de la Política de Defensa JurídicaPara facilitar la implementación de estas acciones de política, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ofrece los siguientes documentos que pueden ser utilizados por las entidades territoriales que no son objeto de su reglamentación, como una buena práctica:Documento especializado No. 17: Protocolo para la Gestión de los Comités de Conciliación como documento orientadorMicrositio de prevención del daño antijurídicoDocumento especializado No. 16: Metodología para la formulación de directrices institucionales de conciliación como documento orientadorMicrositio de asesoría territorial a municipios de 4ª, 5ª y 6ª categoríaMetodología para el cálculo de la provisión contable contenida en la Resolución No 353 del 01 de noviembre de 2016, la cual podrán adoptar las entidades como referente de buena práctica (así lo reconoce el numeral 2.1 de la Resolución No.116 de 2017 de la Contaduría General de la Nación).Para lo concerniente al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ofrece el portal del aplicativo: https://ekogui.defensajuridica.gov.co/Pages/inicio.aspxContenido especializado que incluye cursos virtuales en la plataforma de la Comunidad Jurídica del Conocimiento: https://conocimientojuridico.defensajuridica.gov.co/Herramientas defensa jurídicaLineamiento gestión de peticionesHerramientas de autodiagnóstico Política de Defensa JurídicaLas herramientas de autodiagnóstico le permiten a las entidades desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las políticas de gestión y desempeño.Recuerde que esta herramienta podrá ser utilizada en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, sin implicar esto reporte alguno tanto a Función Pública como a otras instancias del gobierno o de organismos de control. A través de la aplicación de la herramienta, las entidades podrán determinar el estado de su gestión, sus fortalezas y debilidades y lo más importante, tomar medidas de acción encaminadas a la mejora continua para alcanzar la excelencia.Consulte las herramientas de autodiagnóstico de la Política de defensa jurídica:Autodiagnóstico de Defensa Jurídica (Nación) Autodiagnóstico de Defensa Jurídica (Territorio)

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Índices de gestión y desempeño Política de Defensa JurídicaÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresDefensa JurídicaPrevención del Daño AntijurídicoPromoción y utilización de los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC)Gestión de los procesos judicialesGestión de pagos de sentencias y conciliaciones Recuperación de Recursos Públicos Capacidad institucional para ejercer la defensa jurídicaInformación estratégica para la toma de decisiones

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG Para complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Socialización de la política Consulte la presentación de la socialización aquí

Lineamientos de la Política de Mejora Normativa La política de Mejora Normativa tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica y resulten eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples, en aras de fortalecer la seguridad jurídica y un marco regulatorio y reglamentario que facilite el emprendimiento, la competencia, la productividad, el desarrollo económico y el bienestar social. En Colombia, la mejora normativa se ha venido trabajando desde el Ministerio de Justicia y del Derecho, dadas sus funciones misionales, en aras de proponer lineamientos para la formulación de política y metodologías para asegurar que la producción normativa de la administración pública sea coherente, racional y simplificada, con el propósito de ofrecer seguridad jurídica. Ahora bien, la política de Mejora Normativa sienta sus bases en el Documento CONPES 3816 de 2014: Mejora Normativa: Análisis de Impacto, cuyo objetivo es generar las capacidades en el uso de las herramientas de la política. Posteriormente, la política se incluyó en el Plan Decenal del Sistema de Justicia 2017-2027 y en las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, Pacto por Colombia, pacto por la equidad; específicamente, en el Pacto de Emprendimiento, línea de “Estado Simple: menos trámites, regulación clara y más competencia”. En el Plan Nacional de Desarrollo (PND) se establecieron tres objetivos respecto a la política de mejora regulatoria: 1) establecer el Análisis de Impacto Normativo ex ante, para mejorar la calidad de la nueva regulación), 2) adoptar buenas prácticas de revisión y simplificación de la regulación existente, y, finalmente, 3) fortalecer los mecanismos de participación y transparencia en el desarrollo de la regulación. Para la implementación de esta política, se deben tener en cuenta las siguientes fases del ciclo de gobernanza regulatoria, el cual permite brindar una lectura integral de todas y cada una de las fases, los actores, las herramientas y las instituciones que intervienen en el proceso de expedición de una nueva norma o la modificación de una existente. Planeación: Agenda Regulatoria La Agenda Regulatoria es una herramienta de planeación normativa cuyo objetivo es indicar los proyectos de actos administrativos que se pretende expedir el siguiente año para conocimiento y participación de la sociedad y los sujetos regulados. La agenda promueve la transparencia, la coordinación interinstitucional y la construcción participativa de las propuestas regulatorias. El proyecto de Agenda Regulatoria se debe presentar en el formato suministrado por la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República, en el cual se incluye la siguiente información para cada proyecto normativo: Información institucionalInformación del proyecto de regulaciónPublicación para la participación ciudadanaEnvío a Presidencia La Agenda Regulatoria es la primera etapa del ciclo de gobernanza regulatoria en la cual las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deben identificar los asuntos relativos a su sector que merecen una posible intervención regulatoria. En esta planeación se debe incluir la participación de los sujetos regulados e interesados para definir una agenda de trabajo regulatoria que apunte a satisfacer el interés general. Diseño de la regulación: Análisis de Impacto Normativo (AIN) La decisión de intervenir debe tener una motivación o un fundamento que demuestren, como mínimo, la necesidad de intervención y el problema por resolver. Las autoridades que emitan una regulación deben seguir unos principios técnicos para diseñar e implementar los diferentes instrumentos normativos, a fin de asegurar que cumpla de manera eficaz los objetivos de política pública. Para llevar a cabo lo anterior, existen herramientas metodológicas como las que se exponen a continuación: El AIN es una metodología que permite, de manera previa a la intervención del Gobierno nacional, evaluar de manera sistemática su conveniencia, su justificación, sus potenciales impactos y las alternativas de intervención, con el fin de tomar decisiones eficientes, eficaces, idóneas, proporcionales, transparentes y, en general, de calidad. Específicamente, esta herramienta permite tomar decisiones que evidencien que los beneficios de la intervención (regulatoria o no) justifican los costos, en aras de una mayor eficiencia económica y social. El AIN permite una participación temprana de los sujetos regulados y de los grupos de interesados, antes, durante y al finalizar el estudio técnico, de acuerdo con las siguientes etapas: Definición del problemaDefinición de los objetivosDefinición de las alternativasEvaluación de las alternativasElección de la mejor alternativaDiseño de la implementación y del monitoreoConsulta pública Consulta pública de los proyectos de actos administrativos La consulta pública busca hacer partícipe a la ciudadanía en la construcción de lo público por medio de la disposición de espacios institucionales que faciliten el ejercicio del derecho a la participación ciudadana. Dentro del marco de la Política de Mejora Normativa, el proceso de producción, implementación y revisión de las regulaciones debe adherirse a los principios de gobierno abierto, considerando la transparencia y la participación de los grupos de interés, con el fin de asegurar que la regulación se encuentre al servicio del interés público. Para que la consulta pública sea efectiva, se recomienda involucrar a los sujetos regulados e interesados desde la etapa temprana del diseño de la norma. Al involucrar a los interesados, aumentan los niveles de cumplimiento de la norma cuando ésta ya se encuentre expedida. De conformidad con las normas vigentes, la expedición de decretos, reglamentos técnicos y resoluciones de comisiones de regulación debe contemplar un periodo de consulta pública, durante el cual se reciben comentarios de los ciudadanos y de los terceros interesados. Estos comentarios deben ser analizados y considerados, y, finalmente, la entidad debe responder indicando en qué medida se incorporaron los comentarios, o el motivo por el cual estos no dan a lugar. Por otra parte, el DNP está trabajando en el desarrollo del Sistema Único de Consulta Pública (SUCOP), una plataforma única que permitirá a todos los ciudadanos participar en el proceso de elaboración de las normas de las entidades de la Rama Ejecutiva de orden nacional, para presentar sus comentarios, sus observaciones y sus propuestas alternativas, lo cual refleja la etapa de consulta pública. Dicha plataforma generará mayor transparencia tanto en la agenda regulatoria como en la elaboración de las normas. El SUCOP, además, permitirá una participación más informada, tomando en cuenta que en la plataforma se publicarán no solo los proyectos normativos, sino sus estudios técnicos y demás documentos, para permitir a los ciudadanos y los empresarios participar en el diseño de normas justas y de calidad. Para conocer cuál es el proceso de consulta pública aplicable, se debe tener en cuenta si la norma que se pretende expedir es un decreto, una resolución, un reglamento técnico, una resolución de las comisiones de regulación u otro acto administrativo. Revisión de calidad normativa En el proceso de elaboración de normas, existen unas entidades que tienen competencias para revisar y emitir concepto sobre los proyectos normativos. Esta revisión previa mejora la calidad de la regulación, la pueden llevar a cabo distintas instancias gubernamentales: Aprobación sobre la creación de trámites - le corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública. Concepto sobre la abogacía de la competencia - le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio SIC. Concepto previo de los reglamentos técnicos - le corresponde al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo MinCit.Calidad del Análisis del Impacto Normativo AIN - le corresponde al Departamento Nacional de Planeación DNP.Calidad legal de los proyectos que firma el presidente de la República (Secretaría Jurídica de la Presidencia).   O también puede ser llevada a cabo por cada entidad a través de la prevención del daño antijurídico en la producción normativa de carácter general. Publicidad de la regulación final La Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo reconoce en su artículo 3 que las actuaciones administrativas deben desarrollarse observando los principios del debido proceso, de igualdad, de imparcialidad, de buena fe, de moralidad, de participación, de responsabilidad, de transparencia, de publicidad, de coordinación, de eficacia, de economía y de celeridad. Así mismo, en el artículo 65 de dicha ley se establece el deber de publicación en el Diario Oficial La Imprenta Nacional de Colombia es la entidad encargada, entre otras cosas, de dirigir e imprimir el Diario Oficial, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes (numeral 1 del artículo 4º de la Ley 109 de 1994). Por otro lado, a partir de la vigencia de la Ley 489 de 1998 (artículo 119) los siguientes actos deberán publicarse en el Diario Oficial: Los actos legislativos y los proyectos de reforma constitucional aprobados en primera vuelta.Las leyes y los proyectos de ley objetados por el Gobierno.Los decretos con fuerza de ley, los decretos y las resoluciones ejecutivas expedidas por el Gobierno nacional y los demás actos administrativos de carácter general, expedidos por todos los órganos, las dependencias, las entidades o los organismos del orden nacional de las distintas ramas del Poder Público y de los demás órganos de carácter nacional que integran la estructura del Estado. Por otra parte se encuentra el Sistema único de la Información Normativa (repositorio normativo) plataforma que permite ubicar, de forma rápida y gratuita, normas de carácter general y abstracto, las constituciones de 1886 y de 1991, actos legislativos, leyes, decretos, directivas presidenciales, resoluciones y circulares, entre otros. Evaluación de las regulaciones Las entidades deben revisar de forma sistemática y periódica el inventario de regulación, a fin de asegurar que las regulaciones estén actualizadas, justifiquen sus costos y sean eficientes, eficaces, simples y consistentes con los objetivos de política pública planteados. De la misma forma, deben identificar, eliminar o remplazar las que sean obsoletas, insuficientes o ineficientes. Dentro de las diferentes estrategias de evaluación, simplificación, racionalización y depuración del inventario normativo son:La política de racionalización de trámitesLa Estrategia de depuración normativaLa evaluación ex postLa simplificación normativa

Normativa Política de Mejora Normativa Decreto 2696 de 2004Decreto 1074 de 2014Decreto 1081 de 2015Decreto 1595 de 2015Decreto 270 de 2017   

Criterios diferenciales Política mejora normativa Las territoriales aplicarán lo pertinente, de acuerdo con los marcos normativos que regulan los distintos asuntos que se tratan en esta política y en el marco de la autonomía territorial. Ámbito de aplicación  Política mejora normativa Para efectos de la política de Mejora Normativa, las entidades que regulan son todas aquellas de la Rama Ejecutiva del nivel centralizado o descentralizado que tienen facultades para emitir normas de carácter general. Entidades de los sectores Central y Descentralizado (artículo 39 de la Ley 489 de 1998): Sector Central de la Administración Pública Nacional:La Presidencia de la RepúblicaLos ministeriosLos departamentos administrativosLas superintendencias Sector Descentralizado de la Administración Pública Nacional:Los organismos y las entidades adscritos o vinculados a un ministerio o a un departamento administrativo que gocen de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio o capital independiente Administración Pública a escala territorial:Las gobernaciones, las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamentos administrativos.Las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley, por lo que no son del alcance de esta política; no obstante, se recomienda que dichas entidades, así como las ramas Legislativa y Judicial, adopten herramientas de mejora regulatoria en sus procesos.

Líderes de políticaMinisterio de Justicia y del Derecho https://www.minjusticia.gov.co/  Departamento Nacional de Planeación - Grupo Eficiencia Regulatoria https://www.dnp.gov.co/programas/Mejora%20Regulatoria/Paginas/Mejora-Regulatoria.aspx

Herramientas e instrumentos técnicos Política de Mejora normativaEl Comité de Mejora Normativa ha elaborado un documento de política en el cual se encuentran todos los lineamientos generales para facilitar la implementación de la política en las entidades previstas en su ámbito de aplicación.Para conocer el documento, haga clic aquí

InfografíasGeneral de la DimensiónPara consultar el material audiovisual, haga clic aquí

Índices de Gestión y Desempeño Política de Mejora normativaÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresMejora NormativaPlaneación, diseño y consulta públicaNorma final, seguimiento y evaluación

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPGPara complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y GestiónSocialización de la política Consulte la presentación de la socialización aquí

Lineamientos de la Política de Servicio al ciudadanoDentro de los fines esenciales del Estado se encuentra servir a la comunidad, razón por la cual, la implementación de la Política trasciende de la atención oportuna y con calidad de los requerimientos de los ciudadanos; su cabal cumplimiento implica que las organizaciones públicas orienten su gestión a la generación de valor público y garanticen el acceso a los derechos de los ciudadanos y sus grupos de valor.En el año 2013, el documento Conpes 3785 adoptó el Modelo de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano definiendo dos áreas de intervención principales: la ventanilla hacia adentro y la ventanilla hacia afuera, incorporando en cada una de ellas componentes o líneas de trabajo que debían fortalecerse al interior de las entidades para mejorar la efectividad, la colaboración y la eficiencia de las mismas, y sus capacidades para atender oportunamente y con calidad los requerimientos de los ciudadanos. Dicho Modelo de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano se actualiza y articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el año 2017.Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario actualizar los lineamientos de la Política de Servicio al Ciudadano, de modo que se logre orientar a las entidades en su adecuada implementación en el marco de las dimensiones establecidas en MIPG y su articulación con otras políticas de gestión y desempeño institucional; particularmente, entre las políticas que facilitan la relación del Estado y el ciudadano en los diferentes momentos de interacción.Se han identificado al menos cuatro escenarios o momentos en los cuales un ciudadano o grupo de valor interactúa con una misma entidad: i) cuando consulta información pública, ii) cuando hace trámites o accede a la oferta institucional de la entidad, iii) cuando hace denuncias, interpone quejas, reclamos o exige cuentas y iv) cuando participa haciendo propuestas a las iniciativas, políticas o programas liderados por la entidad, o colabora en la solución de problemas de lo público.Estos escenarios de relacionamiento pueden ser vistos también como niveles de madurez del ciudadano en el relacionamiento con el Estado y para cada uno de ellos, existe una política de gestión y desempeño que orienta su desarrollo: Política de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Política de Racionalización de Trámites, Política de Rendición de Cuentas y Política de Participación Ciudadana en la Gestión.La Política de Servicio al Ciudadano se define entonces como una política pública transversal cuyo objetivo general es garantizar el acceso efectivo, oportuno y de calidad de los ciudadanos a sus derechos en todos los escenarios de relacionamiento con el Estado.El Comité de Relación Estado Ciudadano ha elaborado un documento de política denominado “Actualización de Lineamientos de la Política Pública de Servicio al Ciudadano” en el cual se encuentran todos los lineamientos generales para facilitar la implementación de la política en las entidades previstas en su ámbito de aplicación.

Normativa Política de Servicio al ciudadanoConstitución política de Colombia, artículo 2Decreto Ley 2150 de 1995Ley 962 de 2005Decreto Ley 019 de 2012Ley 2052 de 2020Decreto 2623 de 2009, Crea el Sistema Nacional de Servicio al CiudadanoConpes 3785 de 2013

Criterios diferenciales de la Política de Servicio al CiudadanoLos criterios diferenciales para esta política consistirán en graduar los requisitos exigidos a las entidades territoriales para su implementación. Con esto, se pretende establecer unos elementos y requisitos mínimos, de modo tal que las entidades puedan implementarla según sus capacidades, y puedan ir avanzando paulatinamente hacia un mayor grado de cualificación y optimización, más allá de los mínimos legales establecidos en los artículos 7, 8 y 9 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) y del artículo 73 al artículo 76 de la ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción), entre otros.Estos criterios se podrán consultar en el Micrositio de MIPG una vez se surta su actualización.Ámbito de aplicación Política de Servicio al CiudadanoTodos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada, por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital; los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control; las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública o que presten servicios públicos; las empresas públicas creadas por ley; las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación; y las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.

Líderes de Política de Servicio al ciudadano  Departamento Nacional de Planeación

Herramientas e instrumentos de la Política de Servicio al CiudadanoFunción Pública ha dispuesto una serie de documentos que facilitan la implementación de la política, por parte de las entidades públicas. Entre otras, se destacan:Herramientas del Modelo de Implementación de los Centros Integrados de ServiciosObservatorio JurídicoSellos de excelenciaHerramienta de autodiagnóstico Política Servicio al CiudadanoLas herramientas de autodiagnóstico le permiten a las entidades desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las políticas de gestión y desempeño.Recuerde que esta herramienta podrá ser utilizada en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, sin implicar esto reporte alguno tanto a Función Pública como a otras instancias del gobierno o de organismos de control. Consulte aquí la herramienta de autodiagnóstico de Servicio al Ciudadano.

Infografías Política de Servicio al ciudadanoVídeosEn este momento no se cuenta con vídeos

Índices de desempeño Política de Servicio al ciudadanoÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresServicio al ciudadanoPlaneación estratégica del servicio al ciudadanoFortalecimiento del talento humano al servicio del ciudadanoGestión del relacionamiento con los ciudadanosConocimiento al servicio del ciudadanoEvaluación de gestión y medición de la percepción ciudadana

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Lineamientos de la Política de Racionalización de trámitesEsta política tiene como propósito reducir los costos de transacción en la interacción de los ciudadanos con el Estado, a través de la racionalización, simplificación y automatización de los trámites; de modo que los ciudadanos accedan a sus derechos, cumplan obligaciones y desarrollen actividades comerciales o económicas de manera ágil y efectiva frente al Estado.Los trámites son los mecanismos a través de los cuales los ciudadanos, usuarios y grupos de valor acceden a sus derechos y cumplen con sus obligaciones. La política de Racionalización de Trámites está orientada a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos reduciendo costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en su interacción con las entidades públicas.A continuación, se presentan los pasos para la implementación de esta política:Construir el inventario de trámites y otros procedimientos administrativosRegistrar y actualizar trámites y otros procedimientos administrativos en el SUITDifundir información de oferta de trámites y otros procedimientos administrativosIdentificar trámites de alto impacto a racionalizar, contemplando ejercicios de participación y consulta ciudadanaFormular la estrategia de racionalización de trámites, contemplando ejercicios de participación y consulta ciudadanaImplementar acciones de racionalización normativasImplementar acciones de racionalización administrativasImplementar acciones de racionalización tecnológicas Cuantificar el impacto de las acciones de racionalización para divulgarlos a la ciudadanía Adelantar campañas de apropiación de las mejoras internas y externas

Normativa Política de Racionalización de trámitesDecreto Ley 2150 de 1995, Suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesariosLey 489 de 1998, Organización y funcionamiento de las entidades del orden nacionalLey 962 de 2005, Racionalización de trámites y procedimientos administrativosLey 1474 de 2011Decreto Ley 019 de 2012, Suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesariosResolución 1099 de 2017Decreto Ley 2106 de 2019Ley 2052 de 2020

Criterios diferenciales de la Política de Racionalización de TrámitesLos criterios diferenciales para esta política se fundamentan en la gradualidad y buscan generar capacidad instalada en las entidades de tal forma que cada vez se vayan apropiando de más responsabilidades y mejores formas de gestión que los motive a avanzar hacia niveles superiores. Todo ello, encaminado a brindar a los ciudadanos facilidades, mejoras y mecanismos más expeditos en la realización de los trámites.Adicionalmente, en la medida que la política va siendo implementada, las evaluaciones que se adelanten con la implementación de MIPG en el orden territorial, podrán dar cuenta del compromiso que habrán asumido las entidades territoriales para hacer que su gestión diaria optimice su relación con el ciudadano. Ver Anexo 2 Criterios diferenciales Política de Racionalización de Trámites.Ver documento Criterios diferenciales de la de la Política de Racionalización de Trámites (Anexo 2).Ámbito de aplicación de la Política de Racionalización de TrámitesTodos los organismos, entidades y personas integrantes de la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998, y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas o públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades. 

Líderes de Política de Racionalización de trámites  Departamento Administrativo de la Función Pública

Herramientas e instrumentos de la Política de Racionalización de TrámitesPara facilitar la implementación de esta política, Función Pública ofrece la Guía Metodológica Para La Racionalización De Trámites - Versión 1Adicionalmente, se cuenta con el Anexo Protocolo para la identificación de riesgos de corrupción asociados a la prestación de trámites y servicios de la guía para la administración de los riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital y el diseño de controles en entidades públicas.Además se cuenta con un sitio especializado en el tema de SUIT, donde se puede consultar los documentos anteriores y despejar todas sus dudas.Herramientas de autodiagnóstico de la Política de Racionalización de TrámitesLas herramientas de autodiagnóstico le permiten a las entidades desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las políticas de gestión y desempeño.Recuerde que esta herramienta podrá ser utilizada en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, sin implicar esto reporte alguno tanto a Función Pública como a otras instancias del gobierno o de organismos de control. Consulte aquí la herramienta de autodiagnóstico de Racionalización de trámites.

Infografías Política de Racionalización de trámitesGeneral de la dimensiónVídeosTutorial SUIT - Racionalización de Trámites - Gestión de InventarioTutorial SUIT - Racionalización de Trámites - Gestión de Racionalización Control InternoTutorial SUIT - Racionalización de Trámites - Gestión de Racionalización Jefe de Planeación

Índices de desempeño Política de Racionalización de trámitesÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresRacionalización de TrámitesIdentificación de los trámites a partir de los productos o servicios que ofrece la entidadPriorización de trámites con base en las necesidades y expectativas de los ciudadanosTrámites racionalizados y recursos tenidos en cuenta para mejorarlosBeneficios de las acciones de racionalización adelantadas

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPGPara complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Lineamientos de la Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaEsta política tiene como propósito permitir que las entidades garanticen la incidencia efectiva de los ciudadanos y sus organizaciones en los procesos de planeación, ejecución, evaluación -incluyendo la rendición de cuentas- de su gestión, a través de diversos espacios, mecanismos, canales y prácticas de participación ciudadana.Las entidades deberán diseñar, mantener y mejorar espacios que garanticen la participación ciudadana en todo el ciclo de la gestión pública (diagnóstico, formulación, implementación, evaluación y seguimiento) en el marco de lo dispuesto en artículo 2 de la Ley 1757 de 2015; lo cual exige que, desde la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, se incluya de manera explícita la forma como se facilitará y promoverá la participación ciudadana.Dentro de los espacios de participación se incluyen aquellos que faciliten el ejercicio del control social y la evaluación ciudadana, a través de procesos permanentes de rendición de cuentas que se deben garantizar durante todo el ciclo de la gestión pública. A continuación, se presenta un esquema en donde se identifican los resultados esperados de la implementación de esta Política incluyendo algunas orientaciones sobre la Estrategia de Rendición de Cuentas, así como los pasos o acciones generales que la entidad puede llevar a cabo para alcanzar dichos resultados:Elaborar el diagnóstico del estado actual de la participación ciudadana en la entidadConstruir las estrategias de: 1) Participación articulada con el direccionamiento estratégico y planeación institucional y 2) la de Rendición de Cuentas en el PAACEjecutar las estrategias de: 1) Participación ciudadana y 2) de Rendición de CuentasEvaluar los resultados de las estrategias de Participación y Rendición de Cuentas y retroalimentar

Normativa Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaConstitución Política de ColombiaLey 489 de 1998Ley 850 de 2003Ley 1474 de 2011Ley 1712 de 2014Ley 1757 de 2015

Criterios diferenciales de la Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaLa política de participación ciudadana y de rendición de cuentas adoptarán el enfoque diferencial basado en la implementación progresiva de las orientaciones de la política a partir de requerimientos que parten de los requisitos mínimos y obligatorios establecidos en la normatividad vigente, y agrupando las entidades territoriales en tres niveles: incipiente, intermedio y avanzado.El avance de las entidades estará basado en el autodiagnóstico y los retos que estas se fijen para avanzar en los niveles de desarrollo para el cumplimiento de estas con el acompañamiento que ofrezca Función Pública. No obstante, entre una vigencia y otra no se podrá retroceder en el cumplimiento de requisitos. Ver Anexo 3 Criterios diferenciales Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública.Ver documento Criterios diferenciales de la de la Participación Ciudadana en la Gestión Pública (Anexo 3).Ámbito de aplicación Política de participación ciudadana en la gestión públicaEntidades de la Administración Pública del orden nacional y territorial. Con excepciones en el alcance de aplicación de algunas preguntas; de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 1757 de 2015 que señala: "Las entidades y organismos de la Administración Pública tendrán que rendir cuentas en forma permanente a la ciudadanía, en los términos y condiciones previstos en el Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011. Se exceptúan las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales".

Líderes de Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública  Departamento Administrativo de la Función Pública

Herramientas e instrumentos de la Política de Participación Ciudadana en la GestiónPara facilitar la implementación de esta política, Función Pública ofrece una serie de documentos guía:Orientaciones para promover la participación ciudadana en los procesos de diagnóstico y planeación de la Gestión Pública - Versión 1Guía metodológica para la evaluación de la Gestión Pública con enfoque basado en derechos humanos, dirigida a las veedurías ciudadanasPlan Nacional de Formación Control social a la Gestión Pública – Módulos 0 al 11ABC de la Ley 1757 de 2015 Estatuto de la participación democrática en ColombiaHerramientas de autodiagnóstico Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaLas herramientas de autodiagnóstico le permiten a las entidades desarrollar un ejercicio de valoración del estado de cada una de las políticas de gestión y desempeño.Recuerde que esta herramienta podrá ser utilizada en el momento en que cada entidad lo considere pertinente, sin implicar esto reporte alguno tanto a Función Pública como a otras instancias del gobierno o de organismos de control. Consulte aquí la herramienta de autodiagnóstico de Participación ciudadana en la gestión pública.Consulte aquí la herramienta de autodiagnóstico de Rendición de cuentas.

Infografías Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaGeneral de la dimensiónVídeosPlan Nacional para el Control Social

Índices de Desempeño Política de Participación Ciudadana en la Gestión PúblicaÍndice de Desempeño InstitucionalGestión para Resultados con ValoresParticipación Ciudadana en la Gestión PúblicaCondiciones institucionales idóneas para la promoción de la participaciónGrado involucramiento de ciudadanos y grupos de interés Calidad de la participación ciudadana en la gestión públicaEficacia de la participación ciudadana para mejorar la gestión institucionalRendición de Cuentas en la Gestión PúblicaCondiciones institucionales idóneas para la rendición de cuentas permanenteInformación basada en resultados de gestión y en avance en garantía de derechosDiálogo permanente e incluyente en diversos espacios Responsabilidad por resultados 

Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPGPara complementar cada una de las políticas se pone a disposición el curso virtual del Modelo Integrado de Planeación y GestiónTambién se dispone del Curso Virtual para Veedurías Ciudadanas