son “los emitidos por medios electrónicos,
informáticos y temáticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original..."
Un documento electrónico está compuesto de varios elementos:
Contenido
conjunto de datos en que se sustancia la información
de un documento electrónico.
Firma electrónica
Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere.
Metadatos
datos del documento sobre algunas de sus características
Trazas
modificaciones, accesos…
es la acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural.
La unidad administrativa que desee solicitar un préstamo al Archivo deberá seguir el siguiente procedimiento:
Utilizará la solicitud de préstamos que aparece en la Web.La solicitud se remitirá como documento adjunto por correo electrónico a la dirección del Archivo
el archivo realizará la búsqueda del documento o del expediente solicitado y rellenará un formulario de préstamo por triplicado con datos referidos al
documento que se solicita
En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recaerá en la
persona peticionaria.
Cuando la unidad ya no necesite el documento o expediente prestado, deberá enviar un
e-mail al archivo solicitando la recogida del mismo.
Es un procedimiento mediante el cual un documento pasa de un archivo a otro del sistema
Los objetivos de la transferencia son:
- Optimizar el aprovechamiento de espacio en las oficinas, evitando aglomeración de documentos
- Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestión, tratamiento archivista, conservación (temporal o indefinida)
se divide en seis pasos
Solicitud de espacio
A través de la Web del Archivo desde
la unidad interesada se complementará la solicitud de espacio para transferir y se adjuntará por correo electrónico.
Los datos a cumplimentar serán: identificación del servicio y de la unidad administrativa,nombre y apellido de la persona que hace la solicitud, teléfono, e-mail, número de cajas a
transferir y fecha en que realiza la petición.
Preparación de los documentos
Comprobar las características mínimas de organización
Revisar que la fracción de serie o el periodo cronológico de la misma que se va a enviar este completo
Ordenar los expedientes que conformen una serie según un criterio adecuado, criterio que dará la propia documentación.
Preparación de las cajas
La documentación ya revisada se debe introducir en cajas de cartón de archivo definitivo.en caso de que su tamaño lo impida se recurrirá a emplear el formato mas adecuado.
El lomo de las cajas se rotulará con un número correlativo que se corresponderá con el número de orden señalado en la Relación de Entrega.
se debe preparar para su envío, cualquier
instrumento de descripción relativo a la misma
Cumplimentación de la Relación de Entrega
es el documento que acompaña a toda transferencia de fondos.
La Relación de entrega consta de tres partes:
Datos de Cabecera: donde se identificará el organismo remitente, fecha en que se
realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite.
Descripción de la documentación a remitir:
Diligencias de entrega y recepción: al implicar el traspaso de responsabilidad en la
custodia de los documentos,
Formalización de la transferencia
se proporcionara por correo un borrador de la Relación de Entrega cumplimentada para su posterior arovacion
El traslado se realizará de estantería a
estantería y estará a cargo del organismo remitente
procederá al sellado y firma del documento y le asignará a la
transferencia un número de Registro de Entrada.
Transferencia de sellos
Aquellas unidades administrativas que tengan en su poder matrices de sellos ya inutilizados, deberán enviarlos al archivo.
Para ello cumplimentarán el Formulario de entrega de sellos con los datos siguientes:
Organismo remitente,Fecha de entrega,Modelo de sello,Cantidad,Observaciones.
La decisión sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el correspondiente proceso de valoración documental
hay una serie de documentos que pueden ser eliminados en las oficinas:
Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente
localizados
Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estén bajo custodia
del Área de Gestión Económica.
Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información
relativa a algún procedimiento administrativo.
Los mensajes electrónicos que contengan comunicaciones no incluidas en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica.
(encuestas, cuestionarios y demás herramientas de recolección de información)
Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo
Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas.
Los catálogos y publicaciones comerciales.
Se refiere al lugar donde se encuentran los documentos suministrados por una unidad administrativa
Sus principios fundamentales son
Ser reflejo fiel de la actuación
Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos
de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos
como base de la actuación administrativa.
sus principales funciones son
formación de los expedientes
la correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina
La elaboración de los instrumentos de control e información
(ficheros, bases de
datos, etc.)
El servicio de consulta administrativa.
La preparación de transferencias al Archivo
Documentos de apoyo informativo
Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución del
expediente pero que no forman parte del mismo
(fotocopias de Boletines Oficiales,
catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, etc.).a
Se aconseja elaborar dossieres temáticos de forma que queden los documentos ordenados por asuntos y que estén a mano para cualquier consulta rápida
Cuando la información se encuentra en un medio digital no sera necesaria su conservación en papel
Una vez tramitado y cerrado el expediente, la documentación de apoyo informativo debe eliminarse en las oficinas y no ser transferida al Archivo Universitario.
Documentos administrativos
son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa y que tienen un carácter seriado
dentro de esta se distinguen tres grupos
Expediente administrativo
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados por una oficina en la resolución administrativa de un mismo asunto.
se guardarán en su correspondiente
carpetilla,
indicar en la carpetilla:
o Unidad administrativa que lo produce, Nº de expediente,Serie documental a la que pertenece,Título del expediente,Fechas extremas o Índice de los documentos que se le van agregando.
se abrirá un expediente para cada asunto
determinar el título oficial del expediente
Es aconsejable que el gestor antes de abrir un expediente consulte al archivo si ya se remitió en otro momento, en cuyo caso debe recuperarlo y activarlo.
No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias.
Series Documentales
Se entiende por
serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se produce de manera continua
Identificar serie con procedimiento
Cada serie documental debe identificarse e incorporarse al Cuadro de Clasificación de documentos administrativos
posee un carácter funcional que refleja las distintas funciones y actividades de la compañía
Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de la serie teniendo en cuenta su fácil localización y recuperación.
estos podrán ser de carácter cronológico, alfabético, numérico.
Correspondencia
implica las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus
actividades.
La que no forme parte de ningún expediente, de forma excepcional se organizará como
serie correspondencia.
En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos documentales se ha de archivar en función de la información adjunta y no en correspondencia.
son importantes para la preservación y conservación de los mismos y para que se mantenga una organización
adecuada.
estarán individualizados en carpetas independientes en cuya solapa o parte
visible deben figura datos santificativos como:
o Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes académicos de alumnos)o Expediente (asunto): Antonio López Montalbán
o Fecha de inicio/ fecha final del expediente
o Resumen del asunto
o Dígitos del Cuadro de Clasificación (si se conoce).
o Relación de documentos con fecha y número de orden en el expediente.
Es aconsejable utilizar
carpetas de cartulina
para guardar
los expedientes
camisas de papel.
para agrupar los documentos dentro de éste
Los expedientes que han finalizado su tramitación
se guardarán en cajas de cartón tipo
archivo definitivo de tamaño folio prolongado
Cuando la caja esté completa, se anotará en su lomo un número correlativo que deberá
conservarse cuando se realice la transferencia.
Se eliminará de la documentación gomas, clips, pos-it y en la medida de lo posible grapas.