TEMA 5:TRATAMIENTO, CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL

ARCHIVO

Información de la calidad

Mejores decisiones empresariales

Incremento de la productividad

Mejoras en el rendimiento

Más eficacia y eficiencia

Mayor competitividad

NATURALEZA Y
FINALIDAD

lugar físico

Institución, organismo o departamento
(conserva documentos)

Necesario

Guardar y conservar correctamente
los documentos objeto de archivo

Localizar cualquier documento
de una forma fácil y rápida

Establecer procedimiento que regulen cuando
un documento debe archivarse y cuando ha de destruirse

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivo convencional

-En soporte papel
-Lo encontramos en todas las empresas
-Inconvenientes (excesivo de espacio personal)
-Volumen de archivos aumenta

Archivo informático

-Generalizada en el ámbito empresarial
-Mínimo de uso de papel
-Ventajas (facilidad en búsqueda de datos)
-Costes de mantenimientos menores

FUNCIÓN DE LA FRECUENCIA

Archivo activo

Archivo de oficina o gestión

Archivo semiactivo

Archivo central

Archivo inactivo

Archivo histórico o definido

FUNCIÓN DE LA LOCALIZACIÓN

Archivo de gestión centralizada

Guarda toda la documentación en el
mismo lugar

Archivo de gestión descentralizada

Cada departamento tiene su propio archivo

Archivo de gestión mixta

Se basa en l convivencia de archivos y semiactivos

REQUISITOS

-Ser fácil de entender
-Ser resolutivo
-Ser sencillo de aplicar
-Ser flexible

El sistema alfabético

Documentación ordenada de la A-Z
o descendente de la Z-A

El sistema numérico

-A partir del número natural determinada
-Ascendente o descendente

MIXTOS: Sistema alfanumérico

-Combina varios sistemas de ordenación
-Combina el alfabético y numérico
-Ordenatriz

SISTEMA CRONOLÓGICO

Sencillez y rapidez de localización

SISTEMA GEOGRÁFICO

Sistema radica en su flexibilidad

SISTEMA TEMÁTCO

Rapidez en la flexibilidad para intercambiar
argumentos

Material de archivo en soporte

Archivadores A-Z

Carpetas colgantes

Cajas de archvio

Carpetas simples

Estanterías

Armario de seguridad

Recomendaciones para archivar
documentos escritos

Confirmar documentos

Determinar el valor presente y futuro

Realizar copias de seguridad

Referenciar documentos guardados

Prearchivar la documentación

Proceder al archivo definitivo

Equipamiento informático
para el archivo

Disco duro interno del equipo
informático

CD, CD-RW, y Blu-Ray

Disco duro flexible

Almacenamiento en la nube

Memorias USB y tarjetas
de memoria

Archivo en soporte informático

Labor de documentos

Soporte informático
ordenar, clasificar y conservar

Conservación y uso de
documentos escritos

NORMAS:
-Dejar constancia de registro
-Dar salida a los expediente
-Devolver el archivo lo antes posible

Principio de las tres erres

REDUCIR

REUTILIZAR

RECICLAR

Purga y destrucción de documentos

Gestión de datos en soporte informático

Motores de búsqueda

Espacio físico

Consulta

De entrada

De salida

Comunicaciones interiores

ETAPAS ENTRADA

-Firmar albarán)
-Abrir correo ordinario
-Fecha en borde superior
-Revisar dirección
-Comprobar documentación

2.Clasificación
3.Registro
4.Distribución

ETAPAS SALIDA

1. Preparación
2. Recogida
3. Registro
4. Envío

Paquetería o envíos

Correos

Compañías privadas

Oficina virtual de Correos

-Corre digital
-Franqueo electrónico
-Identificación de certificados
-Telegramas
-Tu sello

Servicios online

Administraciones públicas

TRANSMISIÓN:
PORTAFIRMAS ELECTRÓNICO
CERTIFICADO DIGITAL

Medidas de protección

-Procedimiento claro y sencillo
-El plan de actuación
-Responsable de seguridad
-Mecanismo
-Secreto y confidencialidad

Datos almacenados

-Copias de seguridad
-Accesos restringidos
-Caso del correo

Documentos escritos

-Datos identificativos
-Datos relativos
-Datos r. policiales

Aplicación de ley de protección de datos

Aspectos relativos a la protección de datos
Notificar a la AEPD
Redactar documentos
Informar a los titulares
Guarda del secreto y confidencialidad
Firmar contratos

-ATIENDE PETICIONES
- RELACIÓN CON LAS EMPRESAS
-ELABORACIÓN DE LEGISLACIÓN
-AEPD

ADAPTACIÓN DE LA ACT A LA LOPD

1. Análisis de la información
2. Localizar ficheros
3. Clasificación y análisis
4. Establecimiento del nivel de seguridad
5. Confección de seguridad
6. Implantación de manual
7. Inscripción AEPD
8. Auditoría de m. de seguridad