Balanza de Comprobacion
Es una lista de todos los saldos, deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto es así a consecuencia de que la contabilidad con base en la partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
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Elementos y descripción de su contenido.
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Elementos de la balanza de comprobación
En la siguiente imagen se representa una esquematización de la balanza de comprobación, es necesario observar en donde se ubica cada uno de sus elementos: elementos de la balanza de comprobacion
La balanza de comprobación tiene como finalidad verificar que se cumplió con la Teoría de la partida doble, esto se puede corroborar en las sumas de las dos columnas de movimiento deudor y movimiento acreedor, pues éstas deben ser iguales, así como las dos columnas del saldo deudor y saldo acreedor
Las sumas iguales no siempre dan la certeza de que la balanza de comprobación sea correcta, ya que en el proceso existe la posibilidad de equivocación en el nombre de la cuenta, aunque el importe que se haya anotado sea el correcto, y por lo tanto las sumas, resulten iguales, aun cuando la cuenta no sea correcta
Se debe considerar que en algunas ocasiones, la balanza de comprobación no arroja como resultado sumas iguales; la razón es que existe el riesgo de equivocación, entre los errores mas comunes se encuentran:
-Suma equivocada de los movimientos o saldos en el libro mayor
-No anotar alguna cuenta del mayor
-Error en la suma de las columnas de movimiento y saldos
A continuación se toma la información del libro mayor de La Moderna para elaborar la balanza de comprobación correspondiente
Como se puede observar, este documento es fácil de elaborar, solamente se debe considerar los siguientes aspectos:
-Debe tener un acomodo según la clasificación de las cuentas, por ejemplo, primero las de activo, circulante, fijo, diferido, pasivo, corto plazo, largo plazo, diferido, capital y al final las cuentas de resultados que veremos más adelante, esta observación es útil para elaborar fácilmente los estados financieros básicos
-Las cuentas del libro mayor se enlistan en este documento, por lo que podrás contar las cuentas que intervinieron o se vieron afectadas en el periodo y verificar que el número de cuentas sea el mismo, esto dará la certeza de que no falta ninguna cuenta
-De las cuentas del libro mayor se tomará la información como la relativa a los movimientos que se tendrán que sumar, si se encuentra en la modalidad de folio corrido, se anotarán en el lugar de la columna que dice movimientos según corresponda y dará el importe del saldo, el cual se ubicará en la columna según sea la naturaleza de éste, las cuentas que están saldadas también se anotarán aun cuando solamente se registren los importes de los movimientos y el saldo sea cero
Metodología para realizar la balanza de comprobación
Para que la balanza de comprobación cumpla con sus funciones en la empresa, debe estar actualizada y presentarse de forma clara y sencilla. Estas son algunas recomendaciones :
Debe estar acomodada según la clasificación de las cuentas. Lo más común es que presente el activo circulante, fijo y diferido; pasivo de corto plazo, largo plazo y diferido; capital y al final las cuentas de resultados, es decir, ingresos, costos y gastos.
Enlista las cuentas del libro mayor. Se debe verificar que el número de cuentas sea el mismo.
El orden de las cuentas también debe facilitar su aprovechamiento para el balance general.
Se debe estar en posibilidades de emitirla en tiempo real. Si bien tiene que enviarse mensualmente, ya existen sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) que permiten generarlas en el momento en que se necesite, como si tomaran una fotografía del negocio.
