Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

da origen al Acuerdo 027 de 2006

acuerda:

Actualizar el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario

algunos de estos términos son

archivista

Profesional del nivel superior
graduado en archivística

Archivo histórico

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo
de gestión, la documentación que, pordecisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura

Archivo total

Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su
ciclo vital

Asunto

Contenido de una unidad documental
generado por una acción administrativa

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su
disposición final.

Comité de archivo

Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas,definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos

Comité evaluador de documentos

Órgano asesor del Archivo General de la Nación
y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional
de Archivos

Documento histórico

Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico

Documento de apoyo

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para
el cumplimiento de sus funciones.

Documento activo

Aquel con valores primarios
cuyo uso es frecuente

Depuración

Operación, dada en la fase de organización
de documentos, por la cual se retiran aquellos que no
tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminación

Unidad documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Tabla de retención documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada
de ésta por su contenido y sus características específicas

Producción documental

Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.

Expediente

Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto