Procedura - Organizzazione di un evento (alcuni step possono essere in ordine differente o in simultanea)

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Individuare la location

Nel caso delle nostre attività, si tratta di scuole

Concordare la data e l'orario

In genere si chiede al DS della scuola sede dell'evento (o a un suo delegato) un ventaglio di date.

Individuare i Relatori possibili

Tenere conto del budget per il rimborso spese e delle problematiche per le trasferte.

Nel caso dei seminari di disseminazione dei Progetti Erasmus+ dell'USR, ci sono delle priorità pratiche:

In primis, Partecipanti Erasmus+ del territorio.

In seguito, Partecipanti Erasmus+ di territori limitrofi.

Quindi, altre risorse del territorio.

Infine, altre risorse di territori limitrofi.

Chiedere la disponibilità ai Relatori

Esplicitare da subito le condizioni: gatuito o a pagamento, rimborso spese etc.

Concordare l'articolazione dell'evento

Articolazione

Solo plenaria?

Plenaria + Laboratori a numero chiuso?

Plenaria e pubblico

Numero chiuso anche per la plenaria?

Plenaria aperta a tutti, fino a raggiungimento capienza massima?

Predisporre la locandina

Meglio se condivisa con i Relatori, in modo che ciascuno compili la parte che lo riguarda (titolo, appartenenza).

Predisporre il modulo per le pre-iscrizioni

Inserire l'informativa GDPR ad hoc.

Se ci sono laboratori a numero chiuso, è meglio fare le pre-iscrizioni, esplicitando che l'assegnazione ai laboratori...

...seguirà il criterio cronologico

...verrà comunicata in seguito al singolo interessato.

Predisporre la nota ufficiale

Contiene tutti gli elementi:

Dove e quando.

Indicazioni per le pre-iscrizioni.

Rimando all'allegata locandina.

Meglio se la nota contiene il link alla locandina on-line, che è passibile di modifiche.

Diffondere la nota ufficiale (con allegata locandina)

Mail istituzionale.

Sito web istituzionale.

Rilancio nei Social Network

Mandare la conferma dell'iscrizione agli interessati.

Mail individuale (in stampa unione, per ottimizzare) con laboratorio o laboratori confermati.

Predisporre gli attestati

Quelli con i nominativi degli iscritti confermati.

Una decina senza nominativi, per ogni evenienza.

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