GESTOR DOCUMENTAL O DE CONTENIDOS
BENEFICIOS
10% Reducción de costos por la información estructurada
30% Menor % de errores en documentos
49% Aumento de la velocidad de creación de contenidos
Ventajas
Digitalización
Localización Central
Mejorar el Flujo de Trabajo
Seguridad
Compartir Documentos
Colaboración Documental
Control de Versiones
Elegir un Sistema de Gestión Documental
Estructura del Repositorio
Contenido
Espacio
ALFRESCO
Es una sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux.
Alfresco Content Services
Contenido moderno, abierto e integrado
Ofrece capacidades de gestión de contenido empresarial (ECM)
abiertas, flexibles y sumamente escalables. Podrá acceder al contenido desde cualquier lugar, sea cual sea su forma de trabajar y se integra fácilmente con sus otras aplicaciones empresariales.
Abierta, Fácil de integrar y ampliar
Compatibilidad desde el inicio con aplicaciones de productividad líderes, como Microsoft
Office, Google Docs, Outlook y Salesforce.com
Se ha construido a partir de un núcleo de código abierto compatible con estándares y APIs abiertas y una variedad de opciones de implementación, incluyendo configuraciones en la nube, a nivel local e híbridas. La potente plataforma es fácil de integrar, ampliar y personalizar para satisfacer sus necesidades específicas
Una amplia gama de integraciones y soluciones preconfiguradas de la activa comunidad de
socios de Alfresco, como SAP y AutoCAD entre otras.
APIs abiertas y soporte sin igual para estándares abiertos, como CMIS, CIFS y WebDAV.
Gobierno de la información simplificado
Seguridad y escala de grado empresarial
Accede y colabora con el contenido dese cualquier lugar
Las aplicaciones de iOS y Android ofrecen cifrado en el dispositivo, soporte a la gestión de
dispositivos móviles (MDM), acceso sin conexión y revisión y aprobación de tareas.
Las carpetas inteligentes y la búsqueda dinámica, con sugerencias automáticas, filtros y
vistas previas del contenido, ofrecen una rápida recuperación del contenido
ofrece un acceso rápido y seguro al contenido desde cualquier
lugar, incluso más allá del firewall. Los usuarios pueden descubrir, compartir y colaborar
con facilidad con el contenido, desde documentos sencillos y ficheros de casos a grandes
planos de ingeniería y ficheros de media enriquecidos
La características de colaboración enriquecidas incluyen sitios para equipos, seguimiento de
versiones, hilos de discusión, wikis de proyectos, listas de tareas y fuentes de información.
Aúna contenido y procesos a la perfección
La creación del flujo de trabajo y tareas simples mejora la productividad e incluye flujos de
trabajo de revisión y aprobación que pueden llegar más allá del firewall
Con la plataforma Alfresco, el contenido y los procesos aúnan fuerzas para optimizar el
flujo de la información en toda la organización. Para asegurar que el contenido está en línea
con los objetivos del negocio, Alfresco Content Services incluye un motor de procesos
basado en estándares abierto totalmente personalizable.
Las reglas y acciones facilitan el procesamiento complejo de documentos sin sobrecarga de
desarrollo
Las carpetas inteligentes y las potentes capacidades de metadatos presentan el contenido en
un contexto empresarial, lo que resulta especialmente útil para la gestión de casos.
Alfresco Process Services (BPM) con tecnología Activiti
Servicios de procesos abiertos, ampliables y ágiles
Facilidad de desarrollo e implementación de la definición de los procesos
El editor de formularios y reglas interactivo facilita la definición y compartición de los
formularios de procesos y las tablas de decisión a lo largo de los procesos.
Las herramientas gráficas como el editor por pasos guían a los usuarios para que creen, de
forma fácil y sencilla, nuevos modelos de procesos. El analista de BPM puede usar el
potente editor BPMN para un modelado de procesos avanzado y poderoso.
La integración de datos facilita el acceso a la información de la empresa y actualiza los
datos empresariales clave que forman parte de cualquier proceso.
Potente gestión de tareas
Los usuarios pueden acceder a toda la información, tareas y documentos para realizar, con
rapidez y eficiencia, los procesos empresariales clave.
Colaboración con usuarios que trabajen en equipo para realizar tareas. Los usuarios pueden
asignar tareas y subtareas a distintas personas, lo que les permite ocuparse de tareas no
rutinarias.
Los buzones de entrada de las tareas de grupo e individuales permiten a las organizaciones
modelar los procesos para respaldar una amplia variedad de situaciones empresariales
Abierta, fácil de integrar y ampliar
Compatible con los estándares de la industria (como BMPN 2.0 y DMN) para que los
arquitectos de procesos puedan migrar con facilidad los procesos existentes a la plataforma
Alfresco.
El motor de procesos basado en Java y la compatibilidad con APIs abiertas facilita al
máximo la integración y extensión.
Una arquitectura moderna basada en REST hace de Alfresco Process Services la plataforma
preferida para organizar los procesos en diversas aplicaciones empresariales.
Solución para el cumplimiento de procesos
La estrecha integración con Alfresco Content Services permite a los procesos asegurar el
cumplimiento y registrar la actividad. Por ejemplo, declarar automáticamente los
documentos abiertos de cuentas como documentos de archivo como parte del proceso de
incorporación de clientes.
La creación y declaración de documentos automatizada, con la habilidad para guardar el
historial de procesos, permite a las organizaciones automatizar muchas de las actividades
asociadas al cumplimiento de normativas que tanto tiempo llevan.
La amplia integración con aplicaciones de otras líneas de negocio
La amplia integración con aplicaciones de otras líneas de negocio y sistemas para compartir
contenido (por ejemplo, Box y Google Drive) permite a Alfresco Process Services capturar
contenido ocasional y colocarlo bajo el control de cumplimiento.
Escala y solidez de grado empresarial
Los potentes análisis de los procesos ofrecen herramientas para revisar, analizar y optimizar
los procesos y garantizar así que se realizan de la manera más eficiente posible.
El avanzado diseño de la arquitectura permite a Alfresco Process Services crecer y
ampliarse para satisfacer las necesidades de su empresa.
El soporte avanzado para el agrupamiento de motores de procesos proporciona una
plataforma robusta que garantiza la continuidad del sistema y de las aplicaciones.
Alfresco Governance Services
Servicios simplificados para el gobierno de la información
Gestión de documentos de archivo automatizada
Gestiónde documentos de archivo que se adapta a la forma de trabajar de las personas con
poca o ninguna intervención por parte del usuario
Ahorro de tiempo para usuarios y administradores gracias a potentes herramientas y
procesos empresariales para archivar, encontrar, revisar y auditar los documentos de
archivo.
Aplicación coherente de las políticas de gobierno de la información con reglas de fácil
configuración que determinan qué debe declararse como documento de archivo y en qué
parte del plan de ficheros debe guardarse
Administración sencilla del ciclo de vida completo
Tome el control de todo el contenido, y minimice el riesgo de tener información no
administrada, con un repositorio único para el contenido empresarial y los documentos de
archivo corporativos.
Automatice el ciclo de vida completo de los documentos de archivo con reglas para su
declaración y políticas de retención, incluyendo cómo y cuándo un documento de archivo
es destruido, transferido o archivado
Reduzca la sobrecarga administrativa asociada al proceso de los documentos de archivo,
como la revisión y disposición, retención, descubrimiento electrónico, manejo de
excepciones e inventario, y transferencia física de los documentos de archivo