Gestión documental
Importancia:
Archivo:
¿Cómo se aplica a una empresa?
Elaborando formatos que permitan dar cuenta de los procesos de su producto o servicio, además de sus soportes contables
incluyendo formatos que evidencien y soporten los procesos de producción, como facturas, notas de crédito o de cargo.
Gestionando y tramitando los documentos emitidos, haciendo el debido seguimiento según su origen y destino.
Procesos que manejan la gestión documental:
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información.
Producción:
Se evalúan los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad.
Gestión y tramite:
Actuaciones necesitarías para el registro, la vinculación a un tramite.
Organización:
revisión a fondo del documento donde se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado.
Transferencia:
Operaciones adoptadas por la entidad para trasferir los documentos.
Disposición de documentos:
Selección de documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal permanente o a su eliminación.
Preservación a largo plazo:
se implementan medios y formas para la conservación de la información a largo plazo.
Valoración:
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios.
¿Qué es?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
¿Qué es?
Es un conjunto de documentos que se conservan respetando un orden, fecha y forma, para servir como fuente de historia e información a personas e instituciones que los produce.
Tipos:
Archivo publico:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público:
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística:
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gracias a la gestión documental lograremos.
Resultados óptimos en la organización y conservación de nuestra información
Jerarquización de la información según su relevancia
Precedentes que nos servirán para la mejora continua de otros procesos en un futuro.
Una mayor confidencialidad de los archivos.
Un testimonio de información
