Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en las ediciones profesionales de la suite Microsoft Office
Es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.
Estructura
Una base de datos tiene que estar organizada y estructurada según nuestras necesidades. El primer paso para crear una base de datos es tener claros nuestros objetivos y nuestro negocio, a partir de aquí podremos diseñar un modelo de datos que corresponda a nuestro modelo de negocio y que satisfaga nuestras necesidades.
Limpieza
Una base de datos para ser eficaz y útil debe estar “limpia”, eso significa tener controladas las variables que utilizamos y que estas estén en el mismo formato.
Datos necesarios
Para crear una base de datos debemos tener identificadas aquellas variables que nos son necesarias para el análisis, control y seguimiento del cliente, variables que deben estar depuradas evitando la ocupación de espacio innecesario.
Estandarización
Si disponemos de diferentes fuentes de datos, y deseamos fusionarlas, debemos realizar un trabajo previo de homogeneización, siguiendo un único criterio para guardar la misma variable o tipologías de variables.
Indicadores
Antes de crear una base de datos debemos preguntarnos qué datos queremos reportar e ir bajando hasta llegar a la mejor forma de tenerlos guardados. Qué identificadores necesitamos para posicionarnos de manera evolutiva y cómo podemos optimizar la información para no tener un gran almacén de datos sin sentido, será un rasgo diferencial a posteriori.
Páginas de acceso a datos para ver
actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares
La facilidad de dar funcionalidad a los objetos con Simples Macros.
Un sistema de ayuda de errores muy útil.
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.