7 Acciones a realizar en el post-evento
Analisis Interno
Es la fase donde practicamos la autocrítica y el análisis con rigurosidad.
Importante recabar la opinión y evaluación del equipo, de asistentes y de todo el personal externo que colaboró
Comunicación
Si en el evento participaron distintas empresas como patrocinadores, sponsors y otros colaboradores, es fundamental que tras la finalización, se comparta un resumen sobre lo sucedido, el material de comunicación, las herramientas y canales que se utilizaron junto a un informe sobre los resultados
Ser Agradecido
Agradecer siempre a participantes, colaboradores, proveedores, medios, sponsors y patrocinadores que han contribuido a la celebración y éxito de tu evento.
Carta de agradecimiento irá en primer lugar del informe final del evento.
Resultados
Plasmar en el balance contable todos los gastos extraordinarios que se hayan podido producir.
Importante aportar un resumen sobre el retorno por objetivos (ROO Return of Objectives) además de por inversión (ROI). (Return of Inversion)
Evaluación
Permitirá a tu equipo y a la empresa que te ha contratado, conocer con mayor exactitud los resultados obtenidos.
Informe Final
Documentar los resultados sobre el rendimiento y los resultados económicos del evento, resultará imprescindible no solo para informar a vuestro cliente sobre toda la labor realizada, sino para optimizar la imagen del mismo y crear valor añadido a patrocinadores y otras entidades de interés.
Datos a Contener
Briefing del evento.
Acciones previas que se llevaron a cabo.
Acciones durante el evento.
Número de invitados, de oradores, autoridades o especiales.
Patrocinadores y nivel de colaboración.
Material que se entregó en el pre evento, durante el evento anuncios, programas, invitaciones, dossiers y notas de prensa, cartas de agradecimiento entre otras.
Actividades, temáticas y protocolo. (Rueda de prensa, presentación de producto, discursos, mesa redonda, conferencias, sesiones de networking).
En el supuesto de venta de entradas, número de inscripciones.
Colaboradores o proveedores que intervinieron.
Plan de seguridad que se elaboró y cómo se llevó a cabo.
Material audiovisual, fotografías de las actividades, video institucional.
Video resumen del evento.
Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes.
Clipping Press.
ROO / ROI y el balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.