İşletmeler muhasebe kayıtlarını Tek Düzen Hesap Planı sistemine göre tutmak zorundadırlar. Bu sistem bize her mali işlem için 100'den başlayıp 799'a kadar devam eden hesap kartları sunmaktadır. Örneğin kasa işlemleri için 100 - Kasa hesabı, işletmeye alınan hammaddeler için 150 - İlk Madde ve Malzeme hesabı mevcuttur. Bazı hesap kodları da boş olduğu için kullanılmamaktadır. Bu boş hesaplar ihtiyaç duyuldukça Bağlı olunan vergi dairesinden yazılı izin almak suretiyle kullanılabilir. Hesap planı'ndaki her hesabın bir karakteri vardır. Bu karakterler aktif ve pasif karakterli hesaplar diye ikiye ayrılır. Bu ayrımı daha kolay anlayabilmek için 100 - 299 arası hesaplar aktif karakterli, 300 - 599 arası hesaplar da pasif karakterli hesaplardır. 100 - 599 arası hesaplar aynı zamanda bilanço hesaplarıdır. 600 - 699 arası hesaplar gelir tablosu hesapları olurken 700 - 799 arası hesaplar da gider hesaplarıdır. işletmeler 7/A yada 7/B seçeneğine göre maliyet kayıtlarını bu aralıktaki hesaplara yapabilirler. Standart Tek Düzen hesap planı hesap kodu ve hesap adı'ndan oluşmaktadır. Standarttaki hesap kodları 3 hanelidir. Fakat ihtiyaca göre alt hesaplar açılırken izlenecek yöntemler kullanıcının kendisine bırakılmıştır. Açılabilecek alt hesaplar'ın sayısında bir sınırlama yoktur. Fakat piyasadi genel kullanıma bakıldığında alt hesap kademesi normalde 3, en fazla 4 kademelidir. Biz de projemizde alt hesapları en fazla 9 kademeli desteklemeyi uygun gördük. Şubeleri olan bir işletme için 100 - Kasa hesabı'na açılabilecek alt hesaplar şöyle olabilir;
100 - Kasa
100.01 - Merkez Kasaları
100.01.001 - Merkez TL Kasası
100.01.002 - Merkez USD Kasası
100.01.003 - Merkez EURO Kasası
100.02 - Ankara Şube Kasaları
100.02.001 - Ankara Şube TL Kasası
100.02.002 - Ankara Şube USD Kasası
100.02.003 - Ankara Şube EURO Kasası
Bu alt hesap kullanımında yeterli ve yaygın bir kullanım biçimidir. Projede alt hesap kullanırken piyasada genel kabul görmüş bazı kurallara da dikkat edilmesi gerekmektedir. Örneğin hareket gören bir hesaba alt hesap eklenememelidir. Bu yüzden muhasebe fişlerinde en alt düzeydeki kod kullanılmalıdır. Kullanıcının veri giriş yaptığı her yerde sürekli olarak kullanılan hesabın en alt hesap olup olmadığı program tarafından kontrol edilmektedir. Hareket Gören Bir hesap kesinlikle silinememektedir. Hareket görmüş bir hesabı silmek için önce hareketi silmek, sonra hesap kartını silmek gerekmektedir. kart silerken dikkat edilen son nokta da silinmek istenen kartın bir alt hesabının olup olmadığıdır. Yukarıdaki örneği ele alırsak 100.02.001, 100.02.002 ve 100.02.003 kartları varken 100.02 hesabı silinememektedir. Bir hesabı silmek için yine önce tüm alt hesaplarını silmek gerekmektedir.
100-799 ARASI HESAP KARTLARI
100-299 AKTİF HESAP
Varlık hesaplarının tamamı aktif karakterli hesaptır. Her zaman borç bakiyesi (kalanı verirler). Bir hesabın borç kalanı vermesi demek o hesabın borç tarafının alacak tarafından fazla olduğu demektir
Aktif hesaplar ; işletmenin sahip olduğu
ekonomik varlıklarını gösteren hesaplardır.
Diğer bir deyişle, işletmenin kaynaklarını nasıl kullandığını gösterir.
DÖNEN VARLIKLAR
DURAN VARLIKLAR
Aktif Hesaplar : Bilanço'da yer alan bu hesap türünün özellikleri ;
1) İşletmenin Kaynaklarının hangi varlıklarda olduğunu anlatırlar
2) Bilanço'nun sol tarafında bulunurlar
3) İlk para girişleri ( Hesabın açılışı ) borç tarafından olur
4) Para girişleri hesabın borcuna, Para çıkışları hesabın Alacapına kaydedilir.
5) Aktif hesaplar borç bakiye ( Borç Kalanı ) verir.
6) Asla Alacak Bakiyesi vermezler.
300-599 PASİF HESAP
Pasif bu hesap türünün özellikleri ;
1) İşletmenin varlıklarının hangi kaynaklardan sağlandığını anlatır.
2) Bilanço'nun sol tarafında bulunurlar.
3) İlk para girişleri ( Hesabın Açılışı ) Alacak tarafından olur.
4) Para girişleri hesabın Alacağına, para çıkışları ise hesabın Borcuna kaydedilir.
5) Pasif Hesaplar Alacak Bakiye ( Alacak Kalanı ) verir.
6) Asla Borç Bakiyesi vermezler.
kısa vadeli yabancı kaynaklar
uzun vadeli yabancı kaynaklar
öz kaynaklar
600-799 GELİR TABLOSU HESAPLARI
Gelir tablosu hesapları bir faaliyet dönemine ait hesaplar olmaları nedeniyle faaliyet döneminin sonunda gelir tablosu hesapları dönem karı ve zararı hesabına devredilerek kapatılır ve dönem net karı veya zararı hesaplanır.
600-699 GELİR HESAPLARI
Gelir Hesapları : bu hesap türürün özellikleri;
1) İşletmenin bir hesap dönemi boyunca ortaya çıkan gelirlerin kaydedildiği hesaplardır.
2) İlk Para girişleri ( Hesabın Açılışı ) Alacak tarafından olur.
3) Para girişleri hesabın Alacağına, Para çıkışları ise hesabın Borcuna kaydedilir.
4) Gelir Hesapları Alacak Bakiyesi ( Alacak Kalanı ) verir.
5) Asla Borç bakiyesi vermezler
700-799 GİDER HESAPLARI
Gider Hesapları : bu hesap türünün özellikleri ;
1) İşletmenin bir hesap dönemi boyunca ortaya çıkan giderlerin kaydedildiği hesaplardır.
2) İlk Para girişleri ( Hesabın Açılışı ) Borç tarafından olur.
3) Para girişleri hesabın Borcuna, Para çıkışları ise hesabın Alacağına kaydedilir.
4) Gider Hesapları Borç Bakiyesi ( Borç Kalanı ) verir.
5) Asla Alacak bakiyesi vermezler.
işlemin yapıldığı tarihte, varlık ve kaynak hesapları ile gelir ve gider hesaplarını etkilemeyen, fakat ileri bir tarihte etkileme olasılığı olan, işletmenin yükümlülük sorumluluk ve haklarını ifade etmek için bilgi verme amacı ile tutulan, işletme varlıkları arasında fiilen yer almasına rağmen, mülkiyeti ait olmayan, bazı değerleri izlemek amacı ile tutulan hesaplara Nazım Hesaplar Denir.
900-999 nazım hesaplar
Bu hesap türünün Özellikleri ;
1) İşletmenin bilgi ihtiyaçlarına bağlı olarak, herhangi bir yasal zorunluluk olmaksızın isteğe bağlı olarak tutulurlar.
2) Bu hesaplara ait tutarlar bilançoda yer almazlar. Fakat tam açıklama kavramı gereği yönetim ve diğer ilgililere bilgi amaçlı olarak bilanço dipnotlarında gösterilirler.
3) Nazım Hesaplar Kullanılırken, yapılan işlemin ne olduğunu anlatan alt hesaplarında birlikte açılması doğru bilgilenme açısından önemlidir.
4) Nazım Hesaplar kendi aralarında karşılıklı olarak çalışırlar yani bir nazım hesap açılırken bu işlemin karşısında herhangi bir bilanço veya gelir tablosu hesabı kullanılmaz.
5) Diğer hesaplarla birlikte aynı yevmiye maddesinde yer almayan nazım hesaplar, kendi aralarında karşılıklı hem borç hem de alacaklı çalışmalarından dolayı hesapların borç ve alacak toplamları birbirine eşit olmak zorundadır.
6) Nazım Hesaplarla açılması gerektiren olay veya işlem sona erdiğinde ilgili kayıtta yer alan hesaplar ters kayıt ile kapatılır.
Düzenleyici Hesaplar Bilançonun hem sol ( Aktif ) hem de sağ ( Pasif ) tarafında yer alırlar. Bilançonun sol tarafında yer alanlara Aktif Düzenleyici Hesaplar, sağ tarafında yer alanlara ise Pasif Düzenleyici Hesaplar denilir. Düzenleyici Hesaplar hem bulundukları tarafı hem de içinde yer aldıkları hesap gruplarını düzenlerler. Bu düzenlemeden kasıt, bulunduğu tarafta ve hesap gurubu içinde toplam olarak eldeki net parasal tutarı belirtmek için, yani varlık ve kaynakların gerçek parasal tutarlarını anlatmakta kullanılırlar. Bu yüzden bu hesaplara ilk para girişi ters tarafındandır.
Düzenleyici hesaplara ilk para girişlerinin ters taraftan olması demek, Örneğin aktif düzenleyici hesaplar aktif tarafta yer aldıkları halde bu hesaplar aktif heaplar gibi çalışmazlar. Bu hesaplar pasif hesapların özelliklerini taşırlar. Bu yüzden bir Aktif Düzenleyici hesaba ilk para girişi hesabın sağ yani Alacak tarafından giriş yapılır.
Aynı şekilde, Pasif Düzenleyici Hesaplar da pasif tarafta yer aldıkları halde bu hesaplar pasif hesapların özelliklerini taşımazlar. Pasif Düzenleyici Hesaplar Aktif Hesapların özelliklerini taşırlar. Bu yüzden bir pasif düzenleyici hesaba ilk para girişi hesabın sol yani Borç tarafından giriş yapılır.
Bilançoda yer alan bu hesap türünün özellikleri;
1) Bilançonun Hem sol ( Aktif ) Hem de sağ ( Pasif ) tarafında yer alırlar. Bilançonun sol tarafında yer alanlara Aktif Düzenleyici, Sağ tarafında yer alanlara ise Pasif Düzenleyici Hesaplar Denilir.
2) İsimlerinin sonunda eksi ( -) işareti vardır.
3) Bilançoda Bulundukları tarafın Özelliklerine göre çalışmazlar.
4) Aktif Düzenleyici Hesaplar Pasif karakterli hesapların özelliklerini taşır.
5) Pasif Düzenleyici Hesaplar Aktif Karakterli hesapların özelliklerini taşır.
HESAP
İşletmenin ekonomik ve/veya finansal yapısı üzerinde doğrudan ya da dolaylı olarak artış ya da azalış biçiminde değişikliğe neden olan veya olabilecek işlemlerin kayıt edildiği çizelgedir.
Hesaplardaki için artış ve azalışlar hesapların “borç tarafı” olarak adlandırılan sol tarafı ile “alacak tarafı” olarak adlandırılan sağ tarafına kaydedilir. Artışların ve azalışların hangi tarafına kaydedileceği konusu, hesabın niteliğine göre değişmektedir
Hesapların;
borç tarafında işlemin tarihi, açıklaması ve artış veya azalışın yazıldığı sütunlar bulunurken,
alacak tarafında da aynı biçimde işlemin tarihi, açıklaması ve artış veya azalışın yazıldığı sütun bulunur.
MUHASEBE SÜRECİNDE KULLANILAN