Nel caso delle nostre attività, si tratta di scuole
In genere si chiede al DS della scuola sede dell'evento (o a un suo delegato) un ventaglio di date.
Tenere conto del budget per il rimborso spese e delle problematiche per le trasferte.
Nel caso dei seminari di disseminazione dei Progetti Erasmus+ dell'USR, ci sono delle priorità pratiche:
In primis, Partecipanti Erasmus+ del territorio.
In seguito, Partecipanti Erasmus+ di territori limitrofi.
Quindi, altre risorse del territorio.
Infine, altre risorse di territori limitrofi.
Esplicitare da subito le condizioni: gatuito o a pagamento, rimborso spese etc.
Articolazione
Solo plenaria?
Plenaria + Laboratori a numero chiuso?
Plenaria e pubblico
Numero chiuso anche per la plenaria?
Plenaria aperta a tutti, fino a raggiungimento capienza massima?
Meglio se condivisa con i Relatori, in modo che ciascuno compili la parte che lo riguarda (titolo, appartenenza).
Inserire l'informativa GDPR ad hoc.
Se ci sono laboratori a numero chiuso, è meglio fare le pre-iscrizioni, esplicitando che l'assegnazione ai laboratori...
...seguirà il criterio cronologico
...verrà comunicata in seguito al singolo interessato.
Contiene tutti gli elementi:
Dove e quando.
Indicazioni per le pre-iscrizioni.
Rimando all'allegata locandina.
Meglio se la nota contiene il link alla locandina on-line, che è passibile di modifiche.
Mail istituzionale.
Sito web istituzionale.
Rilancio nei Social Network
Mail individuale (in stampa unione, per ottimizzare) con laboratorio o laboratori confermati.
Quelli con i nominativi degli iscritti confermati.
Una decina senza nominativi, per ogni evenienza.