Vocabularies in
Conventions 101

Benefits ประโยชน์ที่ได้รับ 💸

1.Direct contribution ผลงานโดยตรง เช่น PCO AMC DMC 👨💻

2. Indirect contribution ผลงานทางอ้อม เช่น ผู้รับเหมาช่วงจัดทำบูธ เสียงมัลติ 📽

3. Multiplier effect การกระจายรายได้เป็นห่วงโซ่ ♻️

Terms วาระของการประชุม

Conference การประชุมเพื่ออภิปราย ค้นหาข้อเท็จจริง แก้ไขปัญหา ❗️

Congress การประชุมกลุ่มอาชีพ วัฒนธรรม ศาสนาเดียวกัน👳🏻♂️👳🏻♂️

Convention การประชุมเกี่ยวกับ กฎหมาย สังคม เศรษฐกิจ👮♂️👮

Stakeholders

Organizer ออร์แกไนซ์👨💻🧑💻👩💻

PCO ผู้จัดประชุมมืออาชีพ

AMC บริษัทบริหารสมาคม

DMC ผู้บริการความรู้ที่เกี่ยวกับสถานที่จัดประชุมท้องถิ่น

Owner/Host เจ้าของงาน👨💼👩💼

รัฐบาล

เอกชน

Participants ผู้เข้าร่วม🕺💃

Delegate/Attendee

Venue สถานที่🏖

โรงแรม

ศูนย์การค้า

หอประชุม

Service Providers ผู้ให้บริการ

Media ผู้ให้บริการด้านโฆษณา🖥📀

Booth ผู้ตกแต่งภายในงาน🛠

Contractor ผู้รับเหมา💵

Supporter ผู้ให้การสนับสนุน🕴🕴🕴

TICA

TCEB

สสปน.

Suppliers

สายการบิน✈️

มีเดีย📽

พนักงาน 🙋♀️

การขนส่ง🚀

ล่าม👨🎓🧑🎓

Objectives วัตถุประสงค์

Primary (วํตถุประสงค์หลัก)

Secondary(วัตถุประสงค์รอง)

Theme ธีม เช่น Green World

Format รูปเเบบการจัดประชุม

General Session คือการจัดประชุมในห้องใหญ่ฟังผู้พูดเป็นหลัก

Breakout Session คือ การประชุมที่เเบ่งเป็นห้องย่อยเเยกtopic

Types คือ ประเภท ของการประชุม

Keynote speech / Keynote lecture คือ ผู้พูดหลักหรือองค์ปาฐก

Panel discussion คือ สัมนาด้วยรูแบบการอภิปรายกันเป็นคณะ เป็นการสัมนาโดยมีการกำหนดหัวข้อและเนื้อหาตามที่ได้ถูกกำหนดไว้

Seminar คือการถ่ายทอดความรู้ที่ดำเนินรายการโดยผู้เชี่ยวชาญ โดยเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมกลุ่มเล็ก 10 – 50 คน เข้าร่วมอภิปราย และซักถามประเด็นต่างๆ

Workshop คือารประชุมเชิงปฏิบัติการ เน้นให้ผู้เข้าร่วมประชุม ลงมือปฏิบัติ เพื่อเพิ่มทักษะตามหัวข้อของการ Workshop

Bid การเสนอชื่อ/ประมูลสิทธิ์

Request for Proposals (RFP) คือ การยื่นข้อเสนอเป็นเอกสารที่มีรายละเอียดเพื่อยื่นข้อเสนอให้กับเจ้าของงาน

Lobbying หมายถึงการฝากฝัง/ รับไปพิจารณา/การกระทำการให้เกิดการตัดสินใจเลือก

Bidding คือ การประมูลสิทธิ์

Bid Book คือ ฝังหนังสือประมูลงาน หมายถึงข้อเสนอที่สำนักงานส่งเสริมการประชุม และ/หรือ โรงแรม และซัพพลายเออร์ ส่งให้กับผู้จัดประชุม โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับ วันที่ อัตราค่าบริการ และประมาณการค่าใช้จ่าย ส่วนคำว่า เอกสารเชิญชวนยื่นข้อเสนอ

Bid Team คือ ทีมที่ร่วมประมูลคณะกรรมการจัดงานที่จะ
เตรียมเอกสาร นำเสนอ และเข้าแข่งขันประมูลสิทธิ์

Goals

Break-even goals

เป้าหมายเพื่อการคุ้มทุน โดยไม่มีกำไรหรือขาดทุน

Profit goals

เป้าหมายเพื่อกำไร โดยมีรายรับเหนือรายจ่าย

Deficit goals

เป้าหมายเพื่อขาดทุน โดยมีรายจ่ายเหนือรายรับ

Budget elements

Revenue

Registration Fee

ค่าลงทะเบียน (Registration Fee) ถือเป็นรายได้หลักของการจัดประชุม
วิชาชีพ ให้แนวทางสำหรับการคำนวณค่าลงทะเบียน

Expense

Fixed Cost

ค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เปลี่ยนแปลงตามจำนวน
ผู้เข้าประชุม เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการทำธุรกิจและมีพันธะผูกพัน อาทิ เงินเดือน
ค่าประกันภัย

Variable Cost

ค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงตาม
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม และสามารถเปลี่ยนได้ในระยะเวลาสั้นตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
หากมีผู้เข้าร่วมประชุมมาก ค่าใช้จ่ายผันแปรจะเพิ่มขึ้น
ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายผันแปร ได้แก่
• ค่าเช่าพื้นที่จัดแสดงสินค้า (Exhibit Space Rental Fee)

Margin

ส่วนต่างระหว่างรายรับและรายจ่าย

Marketing Mix
ส่วนประสมทางการตลาด

Product
ผลิตภัณฑ์

หมายถึง ตัวงานประชุม ซึ่งเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมวิชาชีพ พบปะ เรียนรู้ สร้างเครือข่าย และพัฒนาโอกาสทางธุรกิจและความเป็นผู้นำ

Price
ราคา

หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่ผู้เข้าร่วมประชุมใช้ในการไปร่วมการประชุม
รวมถึงค่าลงทะเบียน

Place
สถานที่

หมายถึงประเทศและเมืองที่เป็นเจ้าภาพจัดการประชุม รวมถึงช่องทางการสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับการจัดประชุม

Promotion
การส่งเสริมการขาย

Advertising
การโฆษณา

Public Relations
การประชาสัมพันธ์

Press Release
การให้ข่าว/จดหมายข่าว

Press Conference
การแถลงข่าว

Roadshow
การเข้าร่วม Roadshow

Direct Marketing การตลาดทางตรง
คือ การส่งข้อมูลอย่างละเอียดไปยังกลุ่มเป้าหมาย ปัจจุบันมักทำ�
ผ่านการตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Marketing)

เว็บไซต์ (Website)

สื่อสังคมออนไลน์ (Social Media)

บล็อก (Blog)

Convention Motivations
แรงจูงใจในการเข้าร่วมประชุม

การศึกษาหาความรู้ใหม่

การพบปะสร้างเครือข่าย

โอกาสทางธุรกิจ

การได้
เดินทางไปยังสถานที่ที่ต้องการ

Convention Barriers
อุปสรรคในการประชุมวิชาชีพ

ขาดทุนทรัพย์

ไม่มีเวลา

ระยะเวลาที่ใช้ในการเดินทาง

ความแตกต่างของเขตเวลา (Time Zone)

ความปลอดภัยในต่างแดน

ปัญหาสุขภาพ

ภาระครอบครัว

ยิ่งระยะทางไกลเท่าไร ค่าใช้จ่ายในการเดินทางก็เพิ่มขึ้น

Convention Facilitators
ปัจจัยสนับสนุนให้สามารถเข้าร่วมประชุมวิชาชีพ

มีเวลา

มีทุนทรัพย์

มีสุขภาพที่ดี

หน่วยงานเอื้ออำนวยในเรื่องของความสะดวกสบายในการเข้าร่วมงาน

Venue สถานที่ที่ใช้จัดการประชุม

Convention Venue สถานที่จัดประชุมที่ออกแบบเพื่อการจัดประชุมโดยเฉพาะ อาทิ

ศูนย์ประชุม

ห้องบอลรูมของโรงแรม

ห้องประชุมของหน่วยงานรัฐและสถาบันศึกษาที่มีสิ่งอำนวยสะดวกในการจัดประชุม อาทิ

โสตทัศนูปกรณ์

แสงสี

เสียงและสัญญาณ

อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง มีบริการสัญญาณ Wi-Fi ทั่วทั้งอาคาร

โต๊ะ เก้าอี้

บริการอาหารและเครื่องดื่ม

พนักงานบริการ

ห้องน้ำ

Non-tradition Venue สถานที่จัดประชุมที่ไม่ได้สร้างเพื่อจัดการประชุม มักถูกออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์อื่น แต่ผู้จัดใช้สถานที่ดังกล่าวประชุม อาทิ

Room Reservation การจองห้องพัก

หมายถึง วันที่โรงแรมจะปล่อยห้องพักที่การประชุมไม่ใช้แต่จองไว้ให้แขกทั่วไป โดยหลังจากวันดงกล่าวผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่ได้ราคาพิเศษและอาจไม่มีห้องพัก หรือมีแต่ราคาแพงขึ้น ซึ่งหลังจากนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมต้องจ่ายราคาห้องพักสูงกว่าราคาเหมาแล้วอาจไม่มีห้องพักเพียงพอ ดังนั้น ผู้จัดจึงต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับทราบและรีบจองก่อนวันตัดยอดห้องพัก

ในการบอกเลิกหรือยกเลิกสัญญาจะทำให้อีกฝ่ายเกิดความเสียหาย โรงแรมจึงมักมีการคิดค่าปรับเพื่อชดเชยกำไรที่สูญเสีย โดยในสัญญาจะต้องมีการระบุวันและระยะเวลาที่จะบอกเลิกสัญญาและอัตราค่าปรับตามที่ทั้งสองฝ่ายตกลงกัน ระบุในสัญญาก่อนการประชุมจะเริ่ม

Room Block การจองห้องพักแบบเหมา

ห้องไม่สูบบุหรี่

ห้องพักอยู่สูง

ห้องเงียบสงบ

ห้องเตียงเดี่ยว, ห้องเตียงคู่

การขอเช็คเอาท์สาย

Menu Selection การเลือกเมนู

งบประมาณ

ความคาดหวังของผู้ร่วมประชุม

คุณค่าทางโภชนาการ

อาหารพิเศษในท้องถื่น

ช่วงเวลาในการทำกิจกรรม

(เพิ่มเติม) อาหารที่เลือกควรมีเรื่องเล่าซึ่งสัมพันธ์กับงานที่จัด เน้นวัตถุดิบพื้นเมือง เพื่อเป็นการโปรโมทไปในตัว

Menu Types ชนิดของเมนู

Appetizer อาหารเรียกน้ำย่อย

Salad สลัด หรือ ซุบ

Main Course อาหารจานหลัก มักนำเสนอเป็นจุดเด่นของมื้ออาหาร

Dessert ของหวานจะถูกเสิร์ฟปิดท้าย โดยอาจเป็น เค้ก พาย ทาร์ต หรือ ผลไม้ พร้อมชาหรือกาแฟ

Side dishes เครื่องเคียง และเครื่องดื่มที่มีแอลกอฮอล์ หรือไม่มีแอลกอฮอล์ มักจะเสิร์ฟพร้อม
อาหาร

Meals

Reception การเลี้ยงรับรอง

จัดก่อนการเลี้ยงอาหารคํ่า

เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมงานสังสรรค์

Lunch อาหารเที่ยง

Refreshment Break การจัดอาหารว่าง

ช่วงเวลารับประทานอาหารว่างจะใช่เวลาประมาณ 10-30 นาที

จุดประสงค์ของช่วงเวลานี้คือเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ไปทำธุระส่วนตัวและได้พบปะพูดคุยกัน

ไม่จำกัดว่าต้องเป็นเฉพาะ กาแฟ หรือ เบเกอรี่ แต่รวม
ถึงอาหารเพื่อสุขภาพ อาทิ ผลไม้ และนํ้าผลไม

Meal-function ฟังก์ชั่นการจัดโต๊ะอาหาร

Buffet บุฟเฟต์

ผู้เข้าร่วมประชุมชิมอาหารหลากหลาย

ราคาแพงกว่าสั่งอาหารเป็นจาน

แต่ควรมีคนครัวแบ่งปริมาณอาหาร
ที่มีราคาแพง เพื่อป้องกันการตักอาหารเกินปริมาณ

ผู้จัดจ่ายประกันจำนวนยอดขัั้นต่ำเพื่อป้องกันการขาดทุน

Plated Food Service บริการอาหารจัดใส่จานพร้อมเสิร์ฟ

มักจะจัดในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมงานเป็นจำนวนมากและมีเวลาทานอาหารจำกัด

รูปแบบอาหารนี้ใช้ได้กับการจัดเลี้ยง
อาหารเช้า อาหารกลางวัน และอาหารคํ่า

Bar บาร์เครื่องดื่ม

Host Bar บาร์ที่เจ้าภาพจ่าย

Cash Bar บาร์ที่ต้องจ่ายเงินซื้อเอง

Open Bar บาร์ที่คิดค่าใช้จ่ายเป็นแพ็กเกจ

ให้บริการเครื่องดื่มแก่แขกที่มาในงานในช่วงเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะบริการเครื่องดื่มปริมาณเท่าใด ซึ่งเจ้าภาพจะจ่ายค่าใช้จ่ายแบบเหมา

Food Restriction ข้อจำกัดอาหาร

อาหารที่ต้องจำกัดปริมาณหรืองด เนื่องจากอาจจะมีปัญหาสุขภาพของแต่ละบุคคล

ระหว่างการลงทะเบียนล่วงหน้าผู้จัดต้อง
ให้ผู้เข้าร่วมประชุมแจ้งข้อจำกัดอาหาร เพื่อสั่งอาหารพิเศษล่วงหน้า

Religious Restriction ข้อจำกัดทางศาสนา

การจัดอาหารให้กับผู้เข้าร่วมประชุมนานาชาติ ควรคำนึงถึงข้อบัญญัติ
ทางศาสนา เช่น ศาสนาอิสลามไม่กินเนื้อหมู

Minimum guarantee การประกันยอดขั้นตํ่า เช่นการจ่ายค่าประกันอาหารบุฟเฟต์

ทั้งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้โรงแรมและภัตตาคาร
ขาดทุนในกรณีที่มีแขกมาน้อยกว่าที่สั่งจอง

Catering Etiquette มารยาทในการจัดเลี้ยง

การนำอาหารและเครื่องดื่มจากภายนอกเข้ามารับประทานในร้านอาหารถือว่า
เสียมารยาท

Speaker Selection=การคัดเลือกผู้บรรยาย

แนะนำตามปัจจัย

ความต้องการของผู้เข้าร่วมประชุม

งบประมาณ

จุดประสงค์ทางการศึกของการประชุมวิชาชีพ

ตารางงานของวิทยากร

ความหลากหลายของผู้ร่วมประชุม

แนะนำตามแหล่งที่มา

สำนักจัดหาวิทยากร

บริษัทการให้บริการด้านความบันเทิง

คณะกรรมการในการดำเนินการจัดประชุม

การแนะนำจากเพื่อนและเครือข่ายธุรกิจ

แนะนำตามเกณฑ์

ประสบการณ์เกี่ยวกับหัวข้อของการประชุม

ความเต็มใจในการปรับหัวข้อให้เข้ากับผู้ร่วมประชุม

การอ้างอิง

การสะกดผู้ชมชวนให้ติดตาม

การเคลื่อนไหวบนโซเชียลอย่าสม่ำเสมอ

ความพร้อมในวันที่จัดการประชุม

การเป็นผู้แต่งหนังสือขายดี

Invitation Letter=หนังสือเชิญประชุม

ในการส่งหนังสือเชิญวิทยากรควรระบุความต้องการและผลที่คาดว่าจะได้รับและวัตถุประสงค์เพื่อที่ให้วิทยากรนั้นทราบ สามารถส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือผ่านสำนักงานจัดหาวิทยากร ค่าตอบแทนวิทยากรสามารถจ่ายในรูปแบบค่าธรรมเนียมอย่างเดียวหรือค่าธรรมเนียมวิทยากรรวมกับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

Convention Agenda=วาระการประชุมวิชาชีพ

Paper review การคัดเลือกบทความ

Paper submission กระบวนการการส่งและอ่านบทความ

Interpretation=การแปล=ล่าม

Consecutive dialogue=ล่ามพูดตาม

ซึ่งรอให้ผู้พูดพูดจบกช่วงหนึ่งก่อนแล้วจึงค่อยแปล

Simultaneous=ล่ามพูดพร้อม

ผู้พูดกับล่ามพูดและแปลพร้อมกัน โดยในห้องประชุมหรือสถานที่อื่นโดยผ่านการใช้อุปกรณ์การแปล

Social Program=กิจกรรมทางสังคม

การจัดกิจกรรมสำหรับผู้ติดตาม (Accompanying Persons)

การจัดกิจกรรมสำหรับคู่สมรสที่ติดตามผู้บริหาร

การตักบาตร

ธีมอีเวนต์

Pre-Convention Tours=ทัวร์ก่อนการประชุมวิชาชีพ

Post-Convention Tours=ทัวร์หลังการประชุมวิชาชีพ

TYPE ประเภท

การสนับสนุนทางการเงิน (In-cash Sponsorship) เช่น เงินสด เช็ค

การสนับสนุนในการให้บริการและสิ่งของ (In-kind Sponsorship) เช่น การบริจาคผลิตภัณฑ์และบริการ บัตรของขวัญต่างๆ

Return on Investment (ROI) ผลตอบแทนจากการลงทุน

การสร้างการรับรู้ในตราสินค้า (Logo) ของผู้สนับสนุน

การทำให้ตราสินค้า (Logo) ของผู้สนับสนุนเป็นที่จดจำ

การทำให้ผู้สนับสนุนเป็นที่รู้จัก

การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้ตราสินค้า (Logo) และผู้สนับสนุน

การซื้อผลิตภัณฑ์และบริการของผู้สนับสนุน

Registration Fee ค่าลงทะเบียน 💰

Full registration fee ค่าลงทะเบียนแบบเต็มจำนวนหรือค่าลงทะเบียนมาตรฐาน

One-day resistration ค่าลงทะเบียนวันเดียว

Accompanying person registration fee ค่าลงทะเบียนสำหรับผู้ติดตาม

Student registration fee ค่าลงทะเบียนนักศึกษา

Calculating registration fee การคำนวณค่าลงทะเบียน

Registration timing ช่วงเวลาการลงทะเบียน

Advanced registration การลงทะเบียนล่วงหน้า คือการลงทะเบียนก่อนเริ่มการประชุม

Onsite registration การลงทะเบียนภายในงาน คือการลงทะเบียนเมื่อการประชุมเริ่มขึ้นแล้ว

Registration Form แบบฟอร์มการลงทะเบียน

Registration Counter เคาน์เตอร์รับลงทะเบียน

Badges ป้ายชื่อ

Meal coupons คูปองอาหาร

Convention kit แฟ้มการลงทะเบียน

Refund นโยบายการคืนค่าลงทะเบียน

Example of registration refund clause ตัวอย่างข้อกำหนดการคืนค่าลงทะเบียน

Video วีดิทัศน์

Projection เครื่องฉาย

การเลือกเครื่อง จะเลือกจากปัจจัยหลายอย่าง อาทิ ขนาดและรูปทรงของ
สถานที่จัดประชุม ส่วนประกอบทางสถาปัตยกรรม และผู้ใช้

Switchers เครื่องสลับสัญญาณภาพ

ในการใช้เครื่อสลับสัญญาณภาพจะมีกล้องมากกว่า 1 ตัวทุกตัวจะส่งภาพมาที่เครื่องสลับสัญญาณ และจะมีเจ้าหน้าที่ 1 คน คอยคัดว่าจะเอาภาพไหนขึ้นออนแอร์

Registration Applications การลงทะเบียนผ่านระบบแอปพลิเคชัน

Face Recognition การจดจำใบหน้า

การจดจำใบหน้าตัดปัญหาการรอเข้าแถว
ที่เคาน์เตอร์ลงทะเบียนและลดแรงงานเจ้าหน้าที่ลง

Biometric การลงทะเบียนไบโอเมทริค

เทคโนโลยีสำหรับยืนยันตัวบุคคล โดยผสมผสานเทคโนโลยี ทางด้านชีวภาพ และทางการแพทย์ โดยการตรวจวัดลักษณะทางกายภาพและลักษณะทางพฤติกรรม ที่เป็นลักษณะเฉพาะของแต่ละคน จึงทำให้มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือสูง

Finger reading การอ่านลายนิ้วมือ

โดยเซ็นเซอร์จะใช้การสัมผัสโดยตรงไปที่ตัวเก็บประจุ เพื่อเก็บข้อมูลรายละเอียดของสัญญาณไฟฟ้าที่ปล่อยออกมาจากเส้นลายนิ้วมือแต่ละเส้นและบันทึกเอาไว้ในหน่วยความจำ (ช่องว่างระหว่างเส้นลายนิ้วมือก็จะไม่มีสัญญาณไฟฟ้าออกมา) และเมื่อมีนิ้วมาแตะในครั้งต่อไป มันก็จะเอาข้อมูลเก่ามาเทียบว่าตรงกันรึเปล่า

QR Dode การลงทะเบียนด้วยรหัสคิวอาร์

ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถแสดงรหัสคิวอาร์ให้กับเจ้าหน้าที่ลงทะเบียนเพื่อพิมพ์ป้ายชื่อหรือเพียงตรวจรหัสคิวอาร์จากโทรศัพท์มือถือโดยไม่ต้องเช็คชื่อผ่านกระดาษ

Types of data
ประเภทของข้อมูลที่นำมาใช้ประเมิน

Quantitative
ข้อมูลเชิงปริมาณ

Qualitative
ข้อมูลเชิงคุณภาพ

Data Collection
การเก็บรวบรวมข้อมูล

Survey
การทำแบบสำรวจ

Questionnaire
การสำรวจโดยใช้แบบสอบถาม

Interview
การสัมภาษณ์

Observation
การสังเกตการณ์

Web Analytics
การเก็บข้อมูลจากเว็บไซต์

Badge scanning
การสแกนป้ายชื่อ

Mobile Application
โมบายแอปพลิเคชัน

Post-convention meeting
การประชุมประเมินผลหลังจบการประชุม