CONTROL DE DOCUMENTOS

Honelako gehiago

Tipos de sistemas de informacion.

MARIAN BARON SANCHEZ‑k egina

microsoft office

Emiliano Chavarria‑k egina

LEY 594 DEL 2000

Oscar Andres Acosta Vera‑k egina

Versiones de Office

Cesar Eduardo Pulido Luna‑k egina

CONTROL DE DOCUMENTOS

Documentos obsoletos

Archivo por obligación legal

En algunos casos se deben conservar por razones legales, históricas o de auditoría, pero deben mantenerse separados de los vigentes.

Identificación clara

“no vigente” o “obsoleto” para evitar su uso.

Archivo y resguardo

Acceso controlado

Solo personal autorizado debe poder acceder a los archivos, especialmente si contienen información confidencial.

Protección

Deben estar protegidos de humedad, pérdida, alteración, robo, etc

Medios de almacenimientos

Pueden archivarse en físico (carpetas) o digital (sistemas informáticos).

Control de versiones

Eliminación de versiones anteriores

Deben retirarse del uso y marcarse como “OBSOLETAS” para que no se usen por error.

Registros de cambios

Toda modificación debe documentarse (qué se cambió, cuándo y por qué).

Distribución y acceso

Accesibilidad

Se debe garantizar el acceso rápido y fácil a las versiones vigentes, evitando confusión con documentos viejos.

Autorización

Solo el personal autorizado puede modificar, aprobar o distribuir documentos.

Identificación de documentos

Version o numero de revision

Permite saber si es el documento más reciente.

Responsables

Nombre de quienes lo elaboraron y aprobaron oficialmente.

Fecha de emision

Indica cuándo se aprobó y comenzó a usarse.

Titulo

Nombre claro que indique su contenido o función.

Código unico

Cada documento tiene un código que lo diferencia de los demás.

Tipos de documentos que se controlan

Formatos

Plantillas o estructuras para registrar información.

Registro

Evidencia documentada de que una actividad fue realizada.

Instructivos

Indican instrucciones específicas para tareas puntuales.

Procedimientos

Explican paso a paso cómo se deben realizar las actividades.

Manuales

Documentos que establecen políticas, reglas o directrices generales