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CONTROL DE DOCUMENTOS

Documentos obsoletos

Archivo por obligación legal

En algunos casos se deben conservar por razones legales, históricas o de auditoría, pero deben mantenerse separados de los vigentes.

Identificación clara

“no vigente” o “obsoleto” para evitar su uso.

Archivo y resguardo

Acceso controlado

Solo personal autorizado debe poder acceder a los archivos, especialmente si contienen información confidencial.

Protección

Deben estar protegidos de humedad, pérdida, alteración, robo, etc

Medios de almacenimientos

Pueden archivarse en físico (carpetas) o digital (sistemas informáticos).

Control de versiones

Eliminación de versiones anteriores

Deben retirarse del uso y marcarse como “OBSOLETAS” para que no se usen por error.

Registros de cambios

Toda modificación debe documentarse (qué se cambió, cuándo y por qué).

Distribución y acceso

Accesibilidad

Se debe garantizar el acceso rápido y fácil a las versiones vigentes, evitando confusión con documentos viejos.

Autorización

Solo el personal autorizado puede modificar, aprobar o distribuir documentos.

Identificación de documentos

Version o numero de revision

Permite saber si es el documento más reciente.

Responsables

Nombre de quienes lo elaboraron y aprobaron oficialmente.

Fecha de emision

Indica cuándo se aprobó y comenzó a usarse.

Titulo

Nombre claro que indique su contenido o función.

Código unico

Cada documento tiene un código que lo diferencia de los demás.

Tipos de documentos que se controlan

Formatos

Plantillas o estructuras para registrar información.

Registro

Evidencia documentada de que una actividad fue realizada.

Instructivos

Indican instrucciones específicas para tareas puntuales.

Procedimientos

Explican paso a paso cómo se deben realizar las actividades.

Manuales

Documentos que establecen políticas, reglas o directrices generales