USO DE EXCEL Y ACCESS PARA ADMINISTRAR DATOS

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MAGNITUDES Y UNIDADES

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TIPOS DE DATOS

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Unidad 1. Habilidades Directivas y su Conceptualización.

Roberto Gaxiola‑k egina

USO DE EXCEL Y ACCESS PARA ADMINISTRAR DATOS

Cuándo usar Excel

Requiera una vista plana o norelational de los datos en lugar de una base de datos relacional que use varias tablas y cuando los datos son principalmente numéricos. Ejecute cálculos y comparaciones estadísticas con frecuencia en los datos. Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible. Planee crear gráficos con regularidad y desee usar los nuevos formatos de gráficos que están disponibles en Excel.

gráficos de aspecto profesional.

realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos como desee y presentar datos en una variedad de

este programa flexible para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas simples y complejas para

de bases de datos, como Access, Excel está optimizado para el análisis y el cálculo de datos. Puede usar

contienen una o más hojas de cálculo. Sin embargo, en lugar de servir como un sistema de administración

Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que

Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas, dependiendo del tipo de datos que estés administrando y de lo que quieras hacer con esos datos.

UTILIZADO

de ambos programas.

alta calidad. Si usa Access para almacenar sus datos y Excel para analizarlos, puede obtener las ventajas

mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de

organizados, fáciles de buscar y disponibles para varios usuarios simultáneos. Excel es generalmente

adapta mejor. En general, Access es mejor para administrar datos: lo que le ayuda a mantenerlos

se pueden utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito al que se

Cuándo usar Access

almacenados en otras tablas.

tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas en relación con los datos

Access almacena datos en tablas que tienen un aspecto muy parecido al de las hojas de cálculo, pero las

estructura le ayuda a garantizar que solo se escriban los tipos de datos correctos.

se pueden escribir y especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los de otras tablas. Esta

estructura para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos se pueden escribir, qué valores

informes de Access le permiten resumir datos en forma impresa o electrónica. Access proporciona más

trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los

formularios de Access proporcionan una interfaz más cómoda que una hoja de cálculo de Excel para

datos regularmente y, a continuación, mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los

En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando tiene que realizar un seguimiento y grabar

Access y Microsoft Excel poseen muchas similitudes, lo que puede dificultar la decisión del programa que debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar potentes consultas y herramientas de análisis para segmentar y desglosar esos datos, y realizar cálculos sofisticados que devuelvan los datos que necesite.

OBJETIVO

complejos que desea analizar en profundidad.

usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos

es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios