ACUERDO 060 2001

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ACUERDO 060 2001

articulo 9

las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentacion para ello, deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integrida de los documentos desde el momento de su produccion. asi que se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes.

conservación de documentos

articulo 8

las unidades de correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcion de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondran de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

control de comunicaciones oficiales

articulo 10

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberan ser revisadas para verificar la competencia, los anexos , el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procedera a la radicación del mismo.

Comunicaciones recibidas

articulo 15

todas las unidades de correspondencia, informaran el horario de atencion en publico en un lugar visible y de facil acceso para los ciudadanos.

Horario de atención al publico

articulo 14

con el proposito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades estableceran en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas INCONTEC existentes para el efecto.

imagen corporativa

articulo 13

las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electronico , reglamentaran su utilizacion y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas, en todo caso, las unidades de correspondencia tendran el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

comunicaciones oficiales por correo electronico

articulo 11

comunicaciones oficiales enviadas

articulo 12

las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicacion en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

comunicaciones oficiales vía fax

Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y privadas

articulo 7

Comunicaciones internas

Topic principal

la numeracion de los actos administrativos dede ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad , se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden numeros, no se enumeren los actos administrativos que no esten debidamente firmados y se cumplan todas las dispocisiones establecidas para el efecto,

articulo 6

articulo 5

los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuacion administrativa, razon por la cual, no se podran reservar números de radicación, ni habra numeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada, al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir d uno, utilizando sistemas manuales, mecanicos o automatizados.

articulo 4

toda entidad dede establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

articulo 3

unidades de correspondencia

para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

Tabla de retención documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Registros de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondecia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o entidad Remitente o Destinataria, Nombre o código de la (s) Dependencias, competencias , numero de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual , las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Documento Público: es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento Original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integrida.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electronicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y proceso archivísticos.

Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Comunicaciones oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado,

Archivo electronico: es el conjunto de documentos electronicos , producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional de productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

articulo 1

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir programas de gestión documentalk, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos