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ACUERDO 060 DEL 2001

ARTICULO 9

CONSERVACION DOCUMENTAL

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de sus documentos por eso deben tener pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su produccion

ARTICULO 8

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de correspondencia elaboran planillas y formatos que permiten certificar la recepción de los documentos por parte de los funcionarios adecuados y disponen de servicios alertas para el seguimiento a los tiempos de respuesta a dichas comunicaciones recibidas

ARTICULO 7

COMUNICACIONES INTERNAS

Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un seguimiento adecuado a las mismas utilizando los códigos de las dependencias

ARTICULO 6

NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

ARTICULO 5

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada

ARTICULO 4

FIRMAS RESPONSABLES

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido

ARTICULO 3

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos

ARTICULO 2

Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así

Serie documental

Registro de Comunicaciones oficiales

Radicación de comunicaciones oficiales

Documento Público

Documento Original

Documento electrónico de archivo

Correspondencia

Comunicaciones Oficiales

Archivo electrónico

Tabla de retención documental

ARTICULO 1

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas

Tales como producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO 10

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo

ARTICULO 11

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Las comunicaciones enviadas en soporte papel se elaboraran en original y en máximo dos copias, remitiendose el original al destinatario y la primera copia a la serie que genera el documento

ARTICULO 12

COMUNICACIONES VIA FAX

Las comunicaciones enviadas y recibidas vía fax se tramitaran teniendo en cuenta las series establecidas en las tablas de retención documental

ARTICULO 13

COMUNICACION OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO

Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades con la cantidad de cuentas habilitadas

ARTICULO 14

IMAGEN CORPORATIVA

Con el proposito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades estableceran en sus manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos teniendo en cuenta las normas icontec

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones serán revisadas para verificar la competencia, anexos, el destino y los datos de origen ciudadano o entidad que remite estas

ARTICULO 15

HORARIOS DE ATENCION AL PUBLICO

Todas las unidades encargadas de correspondencia informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos interesados