Procedura - Organizzazione evento

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Procedura - Organizzazione di un evento (alcuni step possono essere in ordine differente o in simultanea)

Predisporre gli attestati

Una decina senza nominativi, per ogni evenienza.

Quelli con i nominativi degli iscritti confermati.

Mandare la conferma dell'iscrizione agli interessati.

Mail individuale (in stampa unione, per ottimizzare) con laboratorio o laboratori confermati.

Diffondere la nota ufficiale (con allegata locandina)

Rilancio nei Social Network

Sito web istituzionale.

Mail istituzionale.

Predisporre la nota ufficiale

Contiene tutti gli elementi:

Rimando all'allegata locandina.

Meglio se la nota contiene il link alla locandina on-line, che è passibile di modifiche.

Indicazioni per le pre-iscrizioni.

Dove e quando.

Predisporre il modulo per le pre-iscrizioni

Se ci sono laboratori a numero chiuso, è meglio fare le pre-iscrizioni, esplicitando che l'assegnazione ai laboratori...

...verrà comunicata in seguito al singolo interessato.

...seguirà il criterio cronologico

Inserire l'informativa GDPR ad hoc.

Predisporre la locandina

Meglio se condivisa con i Relatori, in modo che ciascuno compili la parte che lo riguarda (titolo, appartenenza).

Concordare l'articolazione dell'evento

Plenaria e pubblico

Plenaria aperta a tutti, fino a raggiungimento capienza massima?

Numero chiuso anche per la plenaria?

Articolazione

Plenaria + Laboratori a numero chiuso?

Solo plenaria?

Chiedere la disponibilità ai Relatori

Esplicitare da subito le condizioni: gatuito o a pagamento, rimborso spese etc.

Individuare i Relatori possibili

Nel caso dei seminari di disseminazione dei Progetti Erasmus+ dell'USR, ci sono delle priorità pratiche:

Infine, altre risorse di territori limitrofi.

Quindi, altre risorse del territorio.

In seguito, Partecipanti Erasmus+ di territori limitrofi.

In primis, Partecipanti Erasmus+ del territorio.

Tenere conto del budget per il rimborso spese e delle problematiche per le trasferte.

Concordare la data e l'orario

In genere si chiede al DS della scuola sede dell'evento (o a un suo delegato) un ventaglio di date.

Individuare la location

Nel caso delle nostre attività, si tratta di scuole