acuerdo 027 del 2006

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el ciclo de la vida de los documentos

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Artículo segundo

Se rige a partir de su publicación

V

Valoración documental

Labor para determinar los valores primarios y secundarias

Valor técnico

Documento con un aspecto misional

Valor primario

Cualidad inmediata de los documentos

Valor jurídico o legal

testimonio para la ley con los derechos y obligaciones legales

Valor histórico

Documentos que deben conservarse por ser fuentes primarias

Valor fiscal

Documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor cultural

Documentos socioculturales

Valor contable

Documentos con movimientos económicos

Valor científico

Cualidad de un documento que registre la creación de conocimiento

Valor administrativo

Cualidad de un documento administrativo

U

Unidad documental

Identificación y caracterización documental

Unidad de conservación

Conjunto de documentos que guían la conservación

Unidad administrativa

Unidad operativa

T

Transferencia documental

Remisión de los documentos del archivo gestión al central y al histórico

Trámite de documentos

Recorrido del documento (fabricación - función)

Tomo

Unidad encuadernada con foliación

Tipo documental

Unidad documental simple que se puede clasificar

Testigo

Tabla de valoración documental

Asuntos o documentos que se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central

Tabla de retención documental

Elemento en caso de retirar algo de su lugar

S

Subserie

Documentos específicos

Sistema nacional de archivos

Instituciones archivísticas que normalizan los procesos archivísticos.

Sistema integrado de conservación

Sistema que asegura el mantenimiento de los documentos

Signatura topográfica

Ubicación de la unidad de conservación

Serie documental

Conjunto de documentos. Ejemplo: historias laborales

Selección documental

Muestra de documentos

Sección

unidad administrativa productora de documentos.

R

Retención documental

Reprografía

Reglamento de archivo

Registro de ingreso de documentos

Registro de comunicaciones oficiales

Recuperación de documentos

Recepción de documentos

Radicación de comunicaciones oficiales

P

Protocolo

Producción documental

Principio de procedencia

Principio de orden original

Patrimonio documental

O

Organización documental

Organización de archivos

Organigrama

Ordenación documental

N

Normalización archivística

M

Muestreo

Microfilmación

Marca de agua (Filigrana)

Manuscrito

L

Legislación archivística

Legajo

I

Inventario documental

Índice toponímico

Índice temático

Índice onomástico

Índice cronológico

listado consecutivo de fechas.

Índice

instrumento de consulta de lista alfabética, numérica, cronológica, etc.

Identificación documental

primera etapa de elaboración archivística.

G

Guía

instrumento de consulta

Gestión documental

conjunto de actividades administrativas y técnicas de la organización del documento.

F

Función archivística

comprende la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.

Fuente primaria de información

información original y auténtica.

Fondo documental

documento producido por una persona jurídica o natural en desarrollo de sus funciones

Fondo cerrado

documentos cuya serie o asunto no es vigente debido al cierre definitivo de las personas jurídicas o naturales que lo generaban.

Fondo acumulado

documento sin ninguna organización archivística.

Fondo abierto

documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente.

Folio vuelto

la segunda cara se enumera

Foliar

acción de numerar hojas, la primera cara se enumera

Fechas extremas

fechas que indican el inicio y conclusión de un expediente.

Facsímil

reproducción de un documento por medio mecánico, fotográfico o electrónico.

E

Expediente

unidad documental generada por un conjunto de documentos funcionales.

Estantería

muebles para almacenar documentos.

Encuadernación

técnica donde se cosen uno o varios cuadernillos llamado también “libros”.

Empaste

técnica donde se juntan folios también llamado “legajo”

Eliminación documental

actividad de tablas de retención o valoración documental.

D

Documento semiactivo

documento con valores primarios.

documento realizado por funcionario público.

Documento original

es una fuente primaria con característica que garantiza su autenticidad.

Documento misional

documento institucional en razón de su objetivo social.

Documento inactivo

documento no utilizado ya que dio sus valores primarios.

Documento histórico

documento jurídico o autográfico.

Documento facilitativo

documento producido por las actividades comunes o idénticas en todas las organizaciones.

Documento electrónico de archivo

registro de información generada, recibida y almacenada en medios electrónicos.

Documento esencial

documento informativo y testimonial.

Documento de archivo

Documento de apoyo

Documento activo

Distribución de documentos:

Disposición final de documentos

Digitalización

Deterioro

Descriptor

Descripción documental

Depuración

Depósito de archivo

C

Custodia de documentos

Cuadro de clasificación

Cuadernillo

Copia de seguridad

Copia autenticada

Copia

Consulta de documentos

Conservación preventiva de documentos

Conservación de documentos

Comunicaciones oficiales

Comités del sistema nacional de archivos

Comité evaluador de documentos

Comité de archivo

Colección documental

Código

Subtopic

Clasificación documental

proceso de organización en el cual se dividen y agrupan los documentos dependiendo de a qué archivo pertenece.

Ciclo vital del documento

proceso por el que pasa un documento.

Certificación de documentos

corroborar la presencia de datos en un archivo.

Catálogo

Instrumento de consulta.

Carpeta

Herramienta utilizada para el almacenamiento efectivo y seguro de los documentos.

A

Asunto

Contenido de una unidad documental.

Asiento descriptivo

conjunto de elementos que caracterizan a un documento

Archivo total

hace referencia al proceso continuo en el ciclo de vida de un documento

Archivo público

Archivos pertenecientes a entidades públicas que prestan un servicio.

Archivo privado de interés público

por su importancia en las ciencias es solicitado constantemente.

Archivo privado

conjunto de documentos de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades

Archivo histórico

La documentación que por decisión del Comité de Archivo merece ser guardada permanentemente.

Archivo general de la nación

Lugar público que esta encargado de la formulación, orientación y control de la política archivística nacional.

Archivo electrónico

Conjunto de documentos digitales.

Archivo del orden nacional

Archivos procedentes de organismos nacionales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden municipal

Archivos procedentes de organismos municipales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden distrital

Archivos procedentes de organismos distritales y de los que tiene en custodia.

Archivo del orden departamental

Archivos procedentes de organismos departamentales y de los que tiene en custodia.

Archivo de gestión

Archivo de la oficina productora que reune la documentación.

Archivo central

Coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.

Archivo

Conjunto de documentos.

Archivística

Disciplina que trata todo lo relacionado con el archivo.

Archivista

Profesional en archivística.

Almacenamiento de documentos

Guardar de la mejor manera los documentos de un archivo.

Administración de archivos

Velar por la planificación de estrategias para la organización y el control de los documentos de cada área.