Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

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Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales

Integración del equipo de estudio

Capacitación del equipo

Asistente o analista de proyecto

1. Naturaleza de la organización. 2. Número de unidades administrativas que componen la estructura orgánica. 3. Ámbito de funcionamiento. 4. Número de empleados. 5. Nivel técnico del personal. 6. Nivel de desarrollo tecnológico. 7. Cultura organizacional prevaleciente. 8. Estilo de liderazgo que impera en la organización

Líder de proyecto

Coordinador general

Preparación del proyecto de estudio

Prediagnóstico

– Marco de actuación: precisar la fecha e instrumento jurídico de creación de la organización. – Cambios en la composición jurídica: especificar las modificaciones al instrumento de creación. – Contexto: determinar la naturaleza, dimensión, sector y giro industrial en el que opera la organización. – Competencias centrales: identificar las capacidades distintivas sobresalientes. – Enfoque de trabajo: orientar las acciones hacia funciones, procesos o su combinación. – Vínculos con el medio: definir las relaciones con grupos de interés. – Desempeño: conocer los principales logros alcanzados y obstáculos detectados.

Programa de trabajo, que debe considerar:

– Identificación: nombre del estudio. – Responsable(s): unidad o equipo que se encargará de su implementación. – Área(s): universo estudiado. – Clave: número progresivo de las unidades administrativas, programas o proyectos. – Actividades: pasos específicos que deben efectuarse para captar la información. – Fases: definir el orden secuencial para realizar las actividades. – Calendario: fechas para iniciar y terminar de cada fase. – Representación gráfica: describir el programa mediante cuadros e imágenes. – Formato: presentar y resguardar el programa de trabajo. – Reportes de avance: seguimiento de las acciones. – Periodicidad: fechas dispuestas para informar avances.

Propuesta técnica que, a su vez debe incluir:

– Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar. – Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y territorial. – Justificación: demostrar la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el mismo reportará a la organización. – Antecedentes: detallar todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad. – Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. – Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos. – Acciones: iniciativas o actividades necesarias para implementarlo. – Recursos: todos los requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo. – Costo: estimar global y específicamente los recursos financieros que demanda su ejecución. – Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el entorno. – Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Luego de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica, que debe quedar integrado por los elementos siguientes

Lineamientos para orientar la investigación

• Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio e identificar los factores que requieren de atención. • Jerarquizar las prioridades en función del fi n que se persigue. • Describir de manera detallada la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio. • Interrelacionar las unidades administrativas y vincularlas con el entorno. • Especificar el tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio. • Estimar el tiempo y recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos necesarios para cumplir el objetivo del estudio.

Investigación preliminar

Este punto de partida puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfi lar algunos de los problemas que podrían surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar.

Definición del objetivo del estudio

necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas e interacción con el medio

VISIÓN DEL ESTUDIO

Aproximación a conceptos

Depuración de la idea

Organización

Retroalimentación

Extrapolación

Consolidación de la idea

Estructuración

Exposición

Registro

Evolución de una idea

PERCEPCIÓN DE LA IDEA Concepción Examen preliminar Formulación de pregunta

CONSOLIDACIÓN DE LA IDEA Estructuración Registro Exposición

Formulación de preguntas

Examen preliminar

VISIÓN DEL ESTUDIO Aproximación a conceptos Evolución de una idea

DEPURACIÓN DE LA IDEA Organización Extrapolación Realimentación

RECOPILACIÓN DE DATOS

Técnicas de recopilación de datos

Investigación documental Observación directa Consulta a sistemas de información Cuestionario Cédula Entrevista Supervisión del trabajo

Requisitos básicos que deben reunir los datos

1. Específicos. 2. Completos. 3. Correctos. 4. Pertinentes. 5. Congruentes. 6. Susceptibles de validarse

Autorización para realizar el estudio

Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo, a fi n de que todos brinden su apoyo

Contenido de la investigación

• Información referente a tratados, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios, circulares y otras disposiciones que regulan la creación y funcionamiento de la organización. • Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de formas, estudios técnicos anteriores, estadísticas del desempeño, condiciones de trabajo que incluyan espacio, mobiliario y equipo, recursos de todo tipo asignados a estructura, estudios económicos y de mercado, inversiones destinadas a la investigación y desarrollo de estudios organizacionales y, en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio. • Información de otras organizaciones del mismo o diferente giro.

Fuentes de estudio

Fuentes externas

Clientes o usuarios

Proveedores

Competidores

Normativas

Fuentes internas

Otras unidades administrativas

Recursos de información

Comisiones, comités, equipos y grupos de trabajo

Unidades de mejoramiento administrativo

Área afectada

Nivel medio

Nivel directivo

Órganos de gobierno

Determinación del factor de estudio

Este procedimiento fi ja los cimientos para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo

planeación

establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

introduccion

Visión del estudio

Recopilación de datos

Formulación de recomendaciones

Evaluación

Implementación

Análisis de datos

Planeación del estudio