ETAPA 2: FASE MECANICA O ESTRUCTURAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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ETAPA 2: FASE MECANICA O ESTRUCTURAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

PROPÓSITOS: Se identifica la tarea básica de una empresa o institución. -Todo establecimiento organizado, tiene un propósito o misión. -Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan. IMPORTANCIA: Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación. -Permiten orientar a los responsables de la planeación. -Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad bajo una imagen. -Son la razón de existencia del grupo social. -Definen el éxito o fracaso de una empresa.

INVESTIGACIÓN: Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna. -La requiere para ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera. PROCESO: Esta constituido por las siguientes etapas: 1-Definición del problema. 2-Obtención de información. (Observación, experimentación, encuesta y muestreo). 3-Determinación de la hipótesis. 4-Comprobación o desaprobación de la hipótesis. 5-Presentación del informe.

PREMISAS: Son suposiciones que se deben considerar para circunstancias futuras que puedan cambiar el curso. -Se establecen al inicio del proceso. -Es una proposición que se establece antes, como suposición introductoria o implícita. PUEDEN SER: Internas, externas (de carácter político, legal, económicas, sociales, técnicas y otros factores).

OBJETIVOS: Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. -Representa los resultados que la empresa desea obtener. -Se diferencia de otra etapa porque: se establecen a un tiempo específico y se determinan cuantitativamente. CLASIFICACIÓN: En función del del área y del tiempo: 1- Estratégicos o generales. 2-Tácticos o departamentales. 3-Operacionales o específicos. LINEAMIENTOS PARA ESTABLECER: -Asentarlos por escrito. -No confundirlos. -Al determinarlos, recordar las 6 preguntas clave de la administración. -Los objetivos deben ser conocidos y entendidos por los miembros. -Deben ser estables.

ESTRATEGIAS: Determinación de los objetos básicos a largo plazo, adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. -Cursos de acción general. -Contar con una amplia gama de estrategias ayuda a elegir la más adecuada. ETAPAS: 1-Determinación de los cursos de acción o alternativas. 2-Evaluación. 3-Selección de alternativas. IMPORTANCIA: Las estrategias son trascendentales por: -Permiten guiar la acción de la empresa. -Establecen otras alternativas como previsión. -La creciente competencia hace necesario su establecimiento. -Desarrollar la creatividad.

POLÍTICAS: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que se deben observar en la toma de decisiones sobre problemas repetitivos en la organización. -Forman parte en los planes. IMPORTANCIA: -Facultan la delegación de autoridad. -Evitan pérdidas de tiempo. -Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. -Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. -Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones. -Facilitan la inducción del nuevo personal. LINEAMIENTOS: -Establecerse por escrito y hacerse válido. -Redactarse claramente y con precisión. -Darse a conocer. -Coordinarse. -Revisarse periódicamente. -Ser razonable y aplicable en la práctica. -Estar acorde con los objetivos. -Estable. -Flexible.

PROGRAMAS: Establecen la ejecución completa de las actividades. -Su elaboración técnica debe apegarse al proceso: Identificar y determinar las actividades. Ordenar cronológicamente. -Interrelacionar las actividades. -Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración. CLASIFICACIÓN: 1-Tácticos. 2-Operativos. IMPORTANCIA: -Suministran información e indican el avance. -Identifican a los responsables de llevarlos a cabo. -Orientan a los trabajadores sobre las actividades a realizar. -Determinan tiempo de inicio y termino de las actividades. -Evitan la duplicación de esfuerzos.

PRESUPUESTOS: Esquema escrito de tipo general y/o específico que determina por anticipado el origen y asignación de los recursos de la empresa para un periodo en concreto. CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS: -Se elabora en un documento formal. -Plan expresado en términos cuantitativos. -Es general. -Es específico. Diseñado para un periodo determinado. CLASIFICACIÓN: 1-Estratégicos o corporativos. 2-Tácticos o departamentales. 3-Operativos. IMPORTANCIA: -Mide el desempeño de las unidades organizativas y proporciona metas. -Coordina las actividades. -Permite vigilar las operaciones. -Estipula. -Reduce al mínimo los costos. CONSIDERACIONES: -Mantener revisión contante de las cifras fijadas. -Difícil de precisar la estabilidad monetaria. -Deben proporcionar libertad de acción. -Tienen que poner un limite de las cifras establecidas. -El presupuesto esta basado en estimaciones, por lo que sus defectos pueden ocultarse.

PROCEDIMIENTOS: Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. -Determina el orden en que deben realizarse un conjunto de actividades. IMPORTANCIA: -Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. -Promueven la eficiencia y especialización. -Delimitan responsabilidades. -Establecen la manera de ejecutar actividades. Para que se cumplan; es necesario: -Previo a su uso, el personal debe capacitarse. -Sean accesibles y de fácil interpretación. -Se presenten gráficamente. -Al implantarlos se adecuan. -Se revisan constantemente. -Deben adecuarse a las necesidades de los departamentos.

PLANES: Son esquemas resultantes de la planeación. -Autorización. -Objetividad. -Actualización. -De naturaleza confidencial. -Sencillez. -Adecuación. Completo. Ventajoso.

TIPOLOGIAS DE LA PLANEACIÓN

LOS PLANES

-Son el resultado del proceso de la planeación. -Son diseños o esquemas detallados de lo habrá de hacerse en el futuro.

PERIODOS

Corto plazo: Cuando se determinan para realizarse en un año o menos.

Mediano plazo: Dura de uno a tres años.

Largo plazo: Se proyecta a un tiempo mayor de tres años

PUEDEN SER:

Estratégica: Establece lineamientos generales de la planeación. -Sirve de base para los planes tácticos y operativos. -Se diseña por los miembros de mayor jerarquía. -Se lleva a cabo a largo plazo.

Táctica o funcional: Determina planes específicos, referentes a los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. -Establecida y coordinada por los directivos de nivel medio.

Operativa: Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica. -Formula y asigna actividades más detalladas. -Los ejecutan los últimos niveles jerárquicos. -Son a corto plazo.

PLANEACIÓN

PRINCIPIOS

Sirven como guías generales de conducta que habrá que observarse en la acción administrativa.

Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizado.

Objetividad y cuantificación: Cuándo se planea es necesario basarse en datos reales razonamientos precisos y exactos nunca en opiniones subjetivas.

Flexibilidad: Capacidad de responder y adaptarse al cambio anticipar amenazas y oportunidades futuras.

Unidad: los planes de la empresa deben conformarse en un solo plan general sin perder el enfoque y armonía en cuánto a equilibrio.

Del cambio de estrategia: Referente a modificaciones que la empresa tendrá que llevar a cabo en su estrategia para lograr sus objetivos.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

El concepto planeación comprende los siguientes elementos:

Objetivo: El aspecto fundamental a la hora de la planeación es determinar resultados deseados.

Cursos alternos de acción: Establecer los caminos maneras de acción y estrategias para llegar al objetivo

Elección: Es la determinación del análisis de la selección de las decisiones más adecuadas.

Futuro: Toma como base la prevención decenarios futuros no deseados para poder prepararse.

CONCEPTO

-La planeación como parte del proceso administrativo implica hacer la elección de buenas decisiones respecto a lo que se habrá de realizar en el futuro. -Consiste en determinar los objetivos de una empresa y fijar las acciones para alcanzarlos.