Acuerdo 042 de 2002. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

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Acuerdo 042 de 2002. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato único de inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan:

Fechas extremas.

Nombre de la serie, subserie o asunto.

Código.

N° de orden.

Registro de entrada

Hoja N°.

Objeto.

Oficina productora.

Unidad administrativa.

Entidad productora.

Entidad remitente.

Unidad de conservación.

Número de folios.

Soporte.

Frecuencia de consulta.

Notas.

Elaborado por.

Entregado por.

Recibido por.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.

Artículo 7º. Inventario Documental.

Artículo 8º. El presente Acuerdo rige a partir de la fech de su expedición.

Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.

• Los tipos documentales de las series y subseries.

Deben estar foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

• La ubicación física de los documentos.

El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

• La organización de los archivos de gestión.

TRD debidamente aprobadas.

• Las transferencias primarias.

Se debe efectuar de conformidad con lo estipulado en la TRD.

• Las carpetas y demás unidades de conservación.

Se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

• La apertura e identificación de las carpetas.

Se debe reflejar en las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

• Las cajas que se utilicen para la transferencia.

identificarán así: código de la dependencia, cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

Artículo 5º. Consulta de documentos.

Deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. rincipal

Deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

Artículo 1º. Objetivo

Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión.