ACUERDO 060 DE 2001

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ACUERDO 060 DE 2001

Type in the name of the company you are going to have an interview with.

ARTÍCULO 9

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración

ARTÍCULO 10

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

Deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente

ARTÍCULO 11

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

La segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia

Tiempo establecido en su tabla de retención documental

La primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento

Teniendo en cuenta los anexos correspondientes

Se elaborarán en original y máximo dos copias

Remitiéndose el original al destinatario

ARTÍCULO 12

COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

Se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental

ARTÍCULO 13

COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO

Las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas

ARTÍCULO 14

IMÁGEN CORPORATIVA

La leyenda de pie de página debe contener:

CORREO ELECTRÓNICO

DIRECCIÓN DE LA PÁGINA

NÚMERO DE FAX INSTITUCIONAL

NÚMERO DEL CONMUTADOR

DIRECCIÓN

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

ARTÍCULO 15

HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

DEFINICIÓN

Se establecen pautas para la administración en las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

ARTÍCULO 8

CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos

ARTÍCULO 7

COMUNICACIONES INTERNAS

Se utilizan los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas

ARTÍCULO 6

Do you fully understand what this position implies?

After you've made some research on the company, read the job description thoroughly, and try to fully understand what your responsibilities will be.

NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

What will be your main tasks?


Type them in.

Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad

Se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números

ARTÍCUL0 5

PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

Why will/did you leave your existing/last job?

Velarán por la transparencia de la actuación administrativa

Razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos

ARTÍCULO 4

How ambitious are you?

FIRMAS RESPONSABLES

What are your short-term goals ?


Type them in.

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación

Z

UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

What are your hobbies?


What do you like to do in your free time? What was the last film you saw or the last book you read? Think of the activities that relax you the most. Fill in several hobbies.

Los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental

La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura

ARTÍCULO 2

Are you qualified for this position?


Interviewers will want to know whether or not you are able to do the job.

Answer the questions from this section and see if you are the right person for this position.

Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

What strengths qualify you for this job?



Example:

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia

RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas

DOCUMENTO PÚBLICO

Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

DODUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital

CORRESPONENCIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.

COMUNICACIONES OFICIALES

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad

ARCHIVO ELECTRONICO

Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor

Why do you think you have this strength?


Give an example.

ARTÍCULO 1

Research the company

You should find and learn as much as you can about the company where you are having an interview.

The interviewer will want to see what you know about them and why you chose the company.

Doing your homework will show that you are really interested.

Cumplir con los programas de gestión documental

What can you do for this company that someone else can't?


Type in several unique traits that will turn you into the perfect candidate for the position.

DISTRIBUCIÓN

CONSULTA DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN

SEGUIMIENTO

RECEPCIÓN

PRODUCCIÓN

Permitan a las unidades de correspondencia

What do you know about the company?


Type a short description of the company's background.

De las entidades públicas y las privadas

Establecer los lineamientos y procedimientos

Why do you want to work for this company?


Think of what you can do for them, not of what they can do for you.