División de archivos.

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CONCLUSIÓN La división de archivos es importante debido que con ello sabemos, en sí, si es de nuestra importancia y/o incumbencia, o incluso, el derecho u obligación de saber del documento o archivo. Podemos saber la importancia (no necesariamente nuestra) de lo que tiene ese archivo por tan solo saber a dónde va o como se acomoda.

Héctor Cuapio Rodríguez

DIVISION DE LOS ARCHIVOS

POR LA CALIDAD O CANTIDAD DE DOCUMENTOS

ARCHIVOS CUALITATIVOS

Son de gran cantidad en su documentación y por consecuencia requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo.

ARCHIVOS CUANTITATIVOS

Son de gran volumen en su documentación.

POR EL MÉTODO EMPLEADO EN SU MANEJO

ARCHIVOS INDIRECTOS

Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y presión de los catálogos para la localización y consulta de expedientes.

ARCHIVOS DIRECTOS

Son lo que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedientes.

POR SU DESTINO

ARCHIVOS SECRETOS

Son aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial, están destinados a usos exclusivos.

ARCHIVOS PRIVADOS

Están al servicio exclusivo de la institución a la que pertenezcan, y su consulta esta limitada a sus funcionarios y empleados.

ARCHIVOS PÚBLICOS

Pueden ser consultadas por las personas que la deseen llenando los requisitos que establezcan sus reglamentos de funcionamiento.

POR LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE

ARCHIVOS PARTICULARES

Contienen documentos de las personas o familias.

ARCHIVOS ESPECIALES

Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades.

ARCHIVOS OFICIALES

Contienen documentos de las instituciones públicas o gubernamentales.

POR SUS ASUNTOS

ARCHIVOS PARCIALES

Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

ARCHIVOS GENERALES

Contienen todo genero de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien a unidad de concentración de expedientes de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus Archivos Locales en proceso de información.

POR ORGANIZACIÓN

ARCHIVOS LOCALES

el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

ARCHIVOS CENTRALES

Existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la tramitación hecha por las diversas dependencias.