Gestión Electrónica de Documentos

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Gestión Electrónica de Documentos

Archivo electrónico es la institución que se encarga de custodiar o almacenar el patrimonio digital del país.

Los sistemas de gestión documental ayudan al acceso oportuno de la información para la toma de decisiones de la organización.

Tanto los documentos electrónicos como los físicos, son una parte vital de la organización y seguiran existiendo por mucho tiempo teniendo en cuenta que cumplen la misma función, pero estan diferenciadas por el formato que las identifica.

Ahi que tener en cuenta que la capacidad de almacenamiento para los documentos electrónicos es escasa y en el momento de conservar la información, se debe identificar la primordial.

Los documentos electrónicos deben ser resguardados bajo parametros y lineamientos basados en la TRD.

La gestión de documentos de Archivo se encarga de aplicar los controles necesarios tanto legales como administrativos para el correcto desarrollo de sus funciones.

Ayuda a tener un mejor control, mejor servicio, tomar decisiones acertadas, cumplir con los requisitos legales dentro de la organización y de esta forma aportar nuevas ideas para mostrar un resultado más acertado.

Debe regirse por las normas y politicas que protegen el manejo de la información y el buen uso de esta.

Expediente electrónico es todo aquel documento electrónico que se genera para un procedimiento administrativo.

Gestión Electrónica de Archivos esta conformada por cuatro componentes.

Crear normas y leyes que permitan el uso adecuado de los documentos electrónicos y se regularice por diferentes entes.

Contar con la tecnología necesaria para la implementación de documentos electrónicos. Capacitando y culturizando a las personas sobre la importancia de estas nuevas practicas.

Debe ir de la mano con las necesidades de las personas de la organizacón, identificando los valores y puntos vitales para la implementación.

Adopción de estándares internacionales que permite que durante el desarrollo e implementación de documentos electrónicos, se logre con el resultado esperado y de facil acceso a las plataformas.

Las nuevas tecnologías se han adoptado en un 100% ante las entidades públicas y casi un 50% en la ciudadanía.

Actualmente en Colombia no se le ha dado la importancia que tiene al documento electrónico y esto conlleva a perdidas y mal manejo de la información.

Las normas que se aplican actualmente, tratan sobre la implementación de nuevas tecnologías para la conservación de documentos electrónicos.

Los documentos que normalmente encontramos dentro de las oficinas son los mixtos (Físico y Electrónico) y seguiran existiendo por muchos años mas, para lograr que solamente se manejen electrónicos, es un futuro al que se pretende llegar.

El documento electrónico es todo aquel que se genera en medio digital o toda información que se captura ó se recibe por medio electrónico.