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GLOSARIO ARCHIVÍSTICO ACUERDO 027 DE 2006 AGN

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Disposición Final. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es un proceso técnico-archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad, Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información

ORGANIGRAMA

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría

EXPEDIENTE

Se le denomina expediente al conjunto de documentos que forman parte de algún tema o asunto relacionado con una persona o entidad, ya sea pública o privada. El expediente mantiene esta información de una forma ordenada de manera tal que sea fácil ubicar y consultar.

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

valoración

Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

Preservación a largo plazo

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la conservación de la información.

disposición de documentos

Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

transferencia

Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

organización

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.

gestión y trámitre

Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Subtopic

producción

En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.

Planeación.

Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa.

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación)

Colección de archivos, independientemente de la fecha, Soporte de forma y material, acumulado en Procesos naturales de particulares o entidades públicas Todavía es privado y, en su proceso de gestión, Insista en respetar el orden de servicio Como testimonio e información sobre la persona, o Las instituciones que los produjeron y los ciudadanos, o Como fuente histórica. También se puede entender como un sistema Sirve a la gestión administrativa, Información, investigación y cultura

tipos

fisicos los cuales son de diferentes areas

DOC / TXT: formato para la edición y creación de archivos de texto.

PDF: formato utilizado para la difusión de archivos de texto, ya que una vez creado no puede ser modificado.

MP3 / MP4 / WAV / WMA: formatos de audio.

AVI / MPEG / MP4: formatos de vídeo.

JPG / GIF / PNG / OCR: formatos de imágenes.

ISO: Imagen de disco. ...