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Consulta de Acceso a la Información Pública - CAIP: Información contenida en bases de datos o repositorios digitales relacionadas con trámites u otros procedimientos administrativos de las autoridades a la cual puede acceder la ciudadanía de manera digital, inmediata y gratuita para el ejercicio de un derecho, una actividad u obligación, que puede ser accedida por el titular o un tercero utilizando o no un mecanismo de autenticación según sea la tipología de la información de que se trate.

Objetivos

Fomentar la Participación Ciudadana: Al facilitar el acceso a información, se promueve una mayor participación ciudadana en la toma de decisiones.

Agilizar Trámites: La digitalización permite reducir tiempos y costos asociados a la gestión documental.

Mejorar la Transparencia: Facilitar el acceso a información pública contribuye a una mayor transparencia en la gestión pública.

Documentos e identificación

Tipos de Documentos: Definir los diferentes tipos de documentos electrónicos que se crearán (textuales, imágenes, videos, etc.) y sus formatos, asegurando que sean formatos abiertos

Identificación de Documentos: Los documentos electrónicos deben estar claramente identificados en los instrumentos de administración de información, como inventarios documentales y tablas de retención documental.

Interoperabilidad: Asegurar que los sistemas sean capaces de interactuar con otros sistemas y plataformas gubernamentales. Usabilidad: Garantizar que la plataforma sea fácil de usar para los ciudadanos. Accesibilidad: Facilitar el acceso a la información para todos los usuarios, incluyendo personas con discapacidades

Otro Procedimiento Administrativo: Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional que determina una autoridad o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso gratuito, de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, a los beneficios derivados de programas o estrategias, cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.

El Decreto menciona diversas herramientas y técnicas que pueden ser utilizadas para la automatización, incluyendo: *Gestión por procesos de negocio. *Automatización robótica de procesos (RPA). *Inteligencia artificial (IA).

Usabilidad: Facilidad de uso para los ciudadanos. Interoperabilidad: Capacidad de interactuar con otros sistemas. Disponibilidad: Acceso constante a los servicios. Seguridad: Protección de la información personal. Accesibilidad: Facilitar el acceso a todos los usuarios.

Fase 1: Autodiagnóstico Establecer una línea base de trámites, OPA y CAIP. Actualizar la planeación general de digitalización y/o automatización. Fase 2: Diseño Diseñar el trámite, OPA y CAIP digitalizados. Definir los requerimientos técnicos necesarios. Fase 3: Implementación y Pruebas Implementar el trámite digitalizado/automatizado. Realizar pruebas para asegurar su correcto funcionamiento. Fase 4: Operación Poner en operación el trámite, OPA o CAIP digitalizado/automatizado.

*Diseño Centrado en el usuario. *Mejora continua. *Experiencia del ciudadano. *Simplificar. *No duplicidad. *Agilidad. *Seguridad y privacidad de la información. *Digital por defecto. *En línea por defecto. *Reutilizar. *Cooperación. *Gestión del conocimiento.

Trámite y OPA en Línea: Es el trámite, OPA o CAIP dispuesto por una autoridad a través de las sedes electrónicas y del Portal único del Estado colombiano www.GOV.CO, el cual puede ser realizado por el solicitante a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Trámites, OPA o CAIP automatizados: Son aquellos Trámites, OPA o CAIP cuya gestión al interior del sujeto obligado se realiza haciendo uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, sin requerir la intervención humana.

Trámite u OPA digitalizado: Trámite u OPA cuya solicitud, procesamiento, almacenamiento, consulta, acceso y disposición de datos, a lo largo de todo el proceso al interior de sujeto obligado, se realiza por medios digitales de conformidad a los estándares y lineamientos definidos por MinTIC y el DAFP que apliquen y que están vigentes.