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Baja documental

Para la baja documental se llenará el formulario del "Anexo G".

Pasado su tiempo de vigencia (según la Tabla de Plazo de Conservación Documental, TPCD, de cada Fuerza), dentro del Archivo Central este documento será dado de baja

Para lo cual se seguirá lo que establece la Metodología de la Norma Técnica en su numeral 7.3 BAJA DOCUMENTAL.

Se realizara la respectiva acta de baja documental en atención a los procedimientos establecidos por el Ministerio del Ambiente

Art. 14.- Manejo y custodia

La autoridad competente, en cada reparto o unidad nombrará un oficial en servicio activo, como "Oficial de Seguridad de Documentos", y otro para su reemplazo, en ausencia o impedimento de aquel. Para el caso del Ministerio de Defensa Nacional, el Ministro designará a un servidor de carrera en el archivo de gestión correspondiente y en el Archivo Central. También designará al personal calificado para el cumplimiento de labores relacionadas con las obligaciones determinadas en el siguiente literal;

Por causas de Emergencia Se la ejecutará de acuerdo al Plan de evacuación y baja documental; el mismo que debe estar actualizado en todos los repartos que manejan este tipo de documentos.

Por haber perdido su vigencia Los documentos deberán primero cumplir su tiempo de vigencia. (Con calificación SECRETÍSIMA 5 años, con calificación SECRETA 5 años más, y con calificación RESERVADA 5 años más.).

Art. 15 Baja documental

El primer día laborable de los meses de enero y julio de cada año, remitirá, por los canales correspondientes, copia de dicho inventario a la Dirección de Inteligencia del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

Art. 12.- Entrega de la información:

La información y el documento SECRETISMO será entregado por uno de los siguientes medios

Solicitará al organismo emisor, el cual concederá o negará el pedido previo análisis de la "NECESIDAD DEL SABER". Cuando se emita un ejemplar adicional, la autoridad emisora hará conocer del particular a los organismos que recibieron inicialmente el documento

Reproducción

En caso de estados de excepción por medios electrónicos seguros con los sistemas criptográficos aprobados por cada una de las Fuerzas; y, Se deberá respetar la cadena de custodia para la entrega de la documentación calificada como secretísima.

Por oficiales calificados del organismo que expida el documento "Anexo E" Por valija diplomática acompañada de un oficial de seguridad de documentos, cuando el material deba ser remitido al exterior del país;

Art. 11.- Preparación para el envío

Para el envío de la información secretísima, se utilizarán dos sobres o cubiertas opacas, en la siguiente forma

Se evitará cualquier marca que tienda a revelar la naturaleza de la información clasificada, que se envía

La escritura al destinatario se iniciará a 5 cm del borde izquierdo y a 4cm del borde superior

El sobre interno, en el papel que se remitirá la comunicación, será cerrado, y en los bordes de la solapa se colocará cinta adhesiva y se estampará el sello de la dependencia o reparto de origen

Art. 10.- Difusión

Para la difusión y registro de este material, se llenará el formulario del "Anexo D"; y, se observarán las siguientes regulaciones

La información SECRETÍSIMA será difundida solamente por escrito, a excepción de los trabajos de Estado Mayor que requieran de exposición verbal, en las que se adoptarán las medidas de seguridad que correspondan, aplicando lo previsto en el artículo 7 de este Reglamento.

Para la difusión de esta información, la autoridad emisora determinará previamente la "necesidad del saber" de las autoridades que van a tener conocimiento del documento

El procedimiento para la difusión de la información con clasificación de SECRETÍSIMA se efectuará en coordinación Ministerio de Defensa con conocimiento del Jefe del Comando Conjunto y con autorización del Consejo de Seguridad Pública y del Estado.

Procedimiento de calificación

La identificación y marcación deberá sujetarse a las siguientes regulaciones

Los números colocados en la parte superior derecha del ejemplar de un documento SECRETÍSIMO, corresponderán: el Nº.1 al original y los subsiguientes números en orden ascendente a las copias; incluir el número de ejemplares y copias así como el número de páginas del total de las hojas del documento

La marcación de un documento digital SECRETÍSIMO, constará en la parte central superior e inferior de cada hoja, la clasificación de SECRETÍSIMA, en color rojo y con letras de mayor tamaño que las del contenido de la hojaic

En la parte central superior e inferior de cada hoja, constará la clasificación de SECRETÍSIMA, en tinta roja y con las letras de mayor tamaño que las del contenido de la hoja;

La cubierta de un documento Secretísimo, tendrá los filos de color amarillo, con la marcación respectiva, e identificación anotada en el "Anexo C" de este Reglamento

Art. 8.- Elaboración

Intervendrán las personas que hubieren sido calificadas de conformidad con lo previsto en los "Anexos A y B" de este Reglamento.

Los materiales de apoyo tales como: borradores, notas, grabaciones, impresiones, archivos magnéticos, cintas de máquina, papel carbón, matrices, notas taquigráficas, placas, películas y elementos similares, utilizados para la elaboración de la información SECRETÍSIMA, deberán ser protegidos por el Oficial de Seguridad de Documentos, quien luego de la suscripción del documento original, procederá a su destrucción dejando constancia en una acta;

El proceso de elaboración es responsabilidad de la autoridad emisora, quien por intermedio de la persona designada como Oficial de Seguridad de Documentos, adoptará las medidas de seguridad adecuadas, contando para el efecto con el asesoramiento y el apoyo de los respectivos organismos de inteligencia, en caso de ser necesario;

Implosión de la clasificación

Add the department.

Conforme dispone el Art. 19 de la Ley de Seguridad Pública y del Estado, el Ministro de Defensa Nacional y las autoridades militares están facultadas para imponer la clasificación de SECRETÍSIMO, mediante resolución debidamente motivada

Type in the name of the head of the department.

La reclasificación o desclasificación de la información SECRETISIMA corresponde al Ministro de Defensa Nacional. En caso de no haber sido reclasificada se desclasificará automáticamente una vez transcurridos quince años desde su clasificación.

Cuando el documento o información es derivado de la misión fundamental de mantener la soberanía e integridad territorial y los objetivos institucionales de las Fuerzas Armadas, se entenderá que esta información se encuentra ya motivada.

Add the name of subordinates.