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Se refiere a todos aquellos procedimientos, lineamientos y normas que se encuentran inmersos dentro de la creación de los documentos en una institución o dependencia, al control de la recepción y envío de estos a través del flujo documental de un trámite o gestión; al mejoramiento y optimización de los espacios físicos para albergar los documentos y los materiales y equipos para instalarlos  Sus elementos son: Normalización y control de la producción documental Registro de correspondencia recibida y/o enviada Economía en la utilización del espacio físicos, adquisición de materiales y equipos

Ciclo de vida del documento

Archivo Histórico: Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior Califiadora de documentos Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

Archivo de gestion también conocido como Archivo Corriente o Archivo de Oficina. Es aquel que se genera en las propias oficinas de la administración y donde los documentos permanecen de 0-5 años. Se corresponde con la primera edad de los documentos.

Archivo central Los Archivos Centrales “son los que coordinan y controlan el funcionamiento de los distintos archivos de gestión y reúnen los documentos transferidos desde los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta su consulta no es constante. Este debe, además dirigir y controlar las actividades desarrolladas por los archivos de gestión.

-La estructura político-administrativa de un país

-La clase de archivo en cuestión

En algunos casos el SAI puede estar constituido, además de los archivos de gestión y central, por el archivo histórico

El concepto de SAI se refiere al conjunto de archivos o centros archivísticos que, basados en el ciclo de vida de los documentos, establece una institución, para el tratamiento documental de sus fondos. Por ende, su estructura no es rígida y estará determinada por el tamaño de la institución y por el volumen de su fondo documental.