GESTIONA ARCHIVOS

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Buenas Prácticas para la Gestión de Archivos - Uso de Nombres Claros y Consistentes Es recomendable utilizar nombres descriptivos y estandarizados para facilitar la identificación y búsqueda de archivos. - Organización en Carpetas y Categorías Clasificar los documentos en carpetas según su tipo, fecha o proyecto permite un acceso más rápido y eficiente. - Uso de Sistemas de Almacenamiento en la Nube Plataformas como Google Drive, OneDrive y Dropbox facilitan el acceso remoto y la sincronización de archivos.

Importancia de la Gestión de Archivos Una adecuada gestión de archivos ofimáticos permite: - Evitar la pérdida de documentos importantes. - Facilitar la búsqueda y recuperación de archivos. - Optimizar el almacenamiento digital. - Proteger la información contra accesos no autorizados. - Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo.

GESTIONA ARCHIVOS

Tipos de Archivos Existen diferentes categorías de archivos según su uso y contenido: - Archivos de texto (.txt, .docx, .pdf) - Archivos de imagen (.jpg, .png, .gif) - Archivos de audio (.mp3, .wav, .ogg) - Archivos de video (.mp4, .avi, .mov) - Archivos comprimidos (.zip, .rar, .7z) - Archivos ejecutables (.exe, .app, .bat)

Importancia de los Archivos Los archivos son fundamentales para el almacenamiento y gestión de la información en sistemas informáticos. Permiten guardar documentos, programas y datos esenciales para el funcionamiento de computadoras y aplicaciones.

Tamaño del Archivo El tamaño de un archivo depende de la cantidad de datos que contiene y se mide en unidades como: - Kilobytes (KB) - Megabytes (MB) - Gigabytes (GB) 2.4. Ubicación

Organización y Jerarquía Los archivos pueden organizarse dentro de carpetas y subcarpetas, lo que permite una mejor administración y acceso.

Permisos y Propiedades Los archivos pueden tener permisos de acceso y edición que determinan quién puede ver, modificar o ejecutar el archivo. Los niveles de permisos incluyen: - Lectura: Solo permite ver el contenido. - Escritura: Permite modificar el contenido. - Ejecución: Se aplica a archivos de programas o scripts.

Definición de Archivo: Un archivo es una unidad de almacenamiento de datos en un sistema informático. Puede contener información de diversos tipos, como texto, imágenes, audio, video o datos estructurados, y se almacena en dispositivos de almacenamiento como discos duros, memorias USB o en la nube

ALGUNAS OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN LOS SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de la función archivística que el sistema debe proveer; estas operaciones se la gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización.

Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención • Gestión del documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo, inactivo, permanente) • Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización • Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de acceso • Gestión de los documentos que requieren ser transferidos a medios

GUIA PARA EL MANEJO DE PROGRAMAS DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS Con el fin de contribuir en la formación de una base documental sólida en las organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los main frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información valiosa para la humanidad,

Uso de estándares • Manejo de códigos basados en las mejores prácticas • Guías y manuales • Entrenamiento y soporte

Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones • Ausencia de políticas documentales frente al manejo del documento electrónico. • Concepción minimalista del documento electrónico, representada en la falta de políticas archivísticas para su manejo.

1. Responde a un tramite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimiento previamente establecidos 2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para resolver dicho trámite 3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites.

el expediente electrónico “es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa.

un expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas.

Gestión de documentos: tiene cuatro componentes: contenido, estructura, contexto y presentación. El contenido se refiere a la información, la estructura se relaciona con la forma como se organizan los datos, el contexto con otros datos o información asociada y la presentación como la apariencia del documento una vez ha sido recuperado.

un documento electrónico se puede definir como “aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado.

¿ Que es el documento? proviene de la voz griega docere (instruir), de la cual se deriva la palabra documento que significa “con lo que alguien se instruye”, y que más adelante paso a ser “con lo que alguien se informa.

Funciones Principales Asignar espacio a los archivos Administrar el espacio disponible y acceso a los archivos Administrar la forma en que se almacenan los archivos y que después será presentada de manera gráfica o textual

Archivos y Sistemas de Archivos Los archivos se almacenan en bloques de longitud fija El Sistema de Archivos es el que asigna un número de bloques a cada archivo.

Sistemas de Archivos Sistema de Archivos son los métodos y estructuras que utiliza un Sistema Operativo para organizar los archivos en un medio de almacenamiento También se puede entender como un índice que contiene la ubicación física de cada dato almacenado

Herramientas para la Gestión de Archivos Ofimáticos - Google Drive: Almacenamiento en la nube con integración con Google Docs, Sheets y Slides. - Microsoft OneDrive: Plataforma de almacenamiento integrada con Office 365. - Dropbox: Servicio de almacenamiento en la nube con sincronización automática.