¿Por qué usar Mindomo como tu programa de gráficos de Gantt?
✓ Herramienta simple y fácil de usar. Su poder radica en la simplicidad: una solución simple para organizar proyectos complejos. La interfaz de Mindomo ofrece un lado claro donde puedes agregar tus tareas y todos los detalles necesarios y otro lado para una línea de tiempo que te ayuda a visualizar las actividades próximas en barras coloridas, haciendo que sea más fácil rastrear el progreso.
✓ Mindomo es más que una herramienta regular de gestión de proyectos: Puedes convertir instantáneamente tus archivos de Gantt en mapas mentales o esquemas, utilizando la misma herramienta de diagramación. Además, puedes comenzar a planificar tu proyecto en un formato de mapa mental (por ejemplo, hacer una sesión de lluvia de ideas) y luego transformarlo en un marco de Gantt con un solo clic.
✓ Creador de gráficos de Gantt colaborativo en tiempo real: comparte y sincroniza tu trabajo con cualquier miembro del equipo fácil e inmediatamente. Además, puedes trabajar en Mindomo en línea (desde cualquier navegador) o fuera de línea (aplicación de escritorio) y sincronizar todos los ajustes al instante.
✓ Adecuado para proyectos complejos: El gráfico de Gantt de Mindomo incluye todas las tareas y hitos, una línea de tiempo actualizada, el orden exacto de las actividades, los niveles de finalización y prioridades, y los responsables de las tareas.
Estructura tus tareas: planifica y programa tus actividades
“¿Cómo se come un elefante? Un bocado a la vez.” Como dice esta cita popular, para lograrlo, debes dividir un gran objetivo en pasos accionables.
Puedes agregar y mover las tareas muy fácilmente arrastrándolas y soltándolas en la línea de tiempo del proyecto. Estructura las tareas jerárquicamente utilizando las funciones de sangría y reducción de sangría.
Una gran ventaja es el modo de vista intercambiable. Si comienzas el proceso de planificación en un formato de mapa, puedes cambiar a un marco de Gantt en cualquier momento. Y esto funciona en ambos sentidos: comienzas creando un archivo de Gantt, pero también puedes ver tu trabajo como un mapa mental o un esquema.
Colaboración en tiempo real
¿Cómo gestionas múltiples tareas de manera efectiva? Primero, las priorizas según la urgencia y la importancia.
Segundo, facilitas la colaboración proactiva en tiempo real entre los miembros del equipo.
- Usa la sección de comentarios para discutir, adjuntar documentos, enlaces, imágenes y videos, y votar por las ideas que más te gusten.
- También puedes enviar por correo electrónico un comentario importante a uno de tus colaboradores.
- Aprovecha al máximo la sala de chat en vivo para dar retroalimentación oportuna.
- Todos los miembros de tu equipo pueden ver los cambios en el documento en tiempo real.
En el proyecto, la colaboración en Mindomo respalda el método del camino crítico, y hasta los proyectos más elaborados se vuelven más fáciles de gestionar.
Mantener el progreso del proyecto en marcha
Como gestor de proyectos, tienes que mantener un ojo en la evolución de todas las actividades. Rastrea el progreso de cada tarea y de cada miembro del equipo.
Además de la función de edición en vivo, Mindomo te ayuda a monitorear la cantidad de tiempo dedicado a completar las tareas y subtareas.
Puedes sincronizar cada tarea con la aplicación de calendario que prefieras. De esta manera, es aún más sencillo rastrear las actividades y su progreso.
Gracias al historial completo de cambios, puedes ver exactamente quién hizo qué y cuándo. Por lo tanto, evaluar el rendimiento individual y del equipo se vuelve más fácil.
Componentes clave de un programa de diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt de Mindomo se ve muy fresco y fácil de usar. Si estás familiarizado con la gestión de proyectos, tienes experiencia con herramientas como Microsoft Project. Pero si nunca has usado programa de gestión de proyectos, trabajar en Mindomo es la opción inicial ideal.
El diagrama de Gantt tiene dos secciones principales. En el lado derecho, encontrarás la lista de tareas, junto con algunos detalles sobre ellas. En el lado izquierdo, hay una ilustración gráfica de la duración y el progreso de cada tarea.
1. Lista de tareas
Los proyectos grandes siempre tienen muchas tareas y subtareas. En el lado izquierdo del diagrama, construirás tu jerarquía de tareas. Puedes organizar las tareas en grupos y subgrupos.
2. Línea de tiempo del proyecto
Se encuentra en el lado derecho, corriendo horizontalmente en la parte superior del diagrama de Gantt. Puedes ver los días, semanas, meses y años cubiertos en tu proyecto. Las barras de tareas dejan claro cuándo comienza/termina cada tarea.
3. Barras
En el lado derecho del archivo de Gantt, junto a cada tarea, hay una barra. Esta mostrará las fechas de vencimiento, la duración y la dependencia de otra tarea. Puedes editar esos detalles arrastrándolos y soltándolos en el diagrama.
4. Hitos
En el archivo de Gantt, los hitos se muestran como diamantes. Representan eventos importantes, decisiones o cualquier cosa importante. Su finalización ofrece una sensación de satisfacción, por lo que visualizarlos sirve como motivación. Desde la columna dedicada, marca rápidamente cualquier tarea que sea un hito.
5. Dependencias de tareas
Las tareas y las subtareas relacionadas representan los pasos accionables necesarios para la finalización del proyecto. En consecuencia, la gestión exitosa de proyectos depende del orden exacto en que deben completarse esos pasos.
6. Progreso/Finalización
Una tarea se realiza dentro de un período definido o para una fecha límite específica. Sus subtareas también tienen una fecha de inicio y finalización definida o una fecha límite. Usa la columna "Finalización" para marcar porcentajes del nivel de progreso de cada tarea. Cualquier cambio de porcentajes en las subtareas calculará automáticamente la finalización de la tarea principal.
7. Prioridad
Al establecer las tareas y subtareas del proyecto, puedes indicar el nivel de prioridad de cada actividad. Elige un nivel adecuado entre los siguientes: crítico, muy alto, alto, medio, bajo, muy bajo o ninguno.
8. Asignación de tareas
Usa la columna "Asignado" para establecer qué miembros del equipo son responsables de qué actividades. De esta manera, todos en el proyecto sabrán qué hacer. El asignado será notificado por correo electrónico sobre su(s) tarea(s) asignada(s).
Creación de diagramas de Gantt online vs offline
Lograr objetivos en un entorno cambiante rápidamente exige flexibilidad y varios trucos para ahorrar tiempo. El software de diagramas de Gantt en línea de Mindomo admite una variedad de técnicas de gestión del tiempo para aumentar tu productividad.
Mindomo tiene una versión en línea accesible desde cualquier navegador. Al trabajar en línea, todos tus documentos se guardan en la nube. Sin embargo, también puedes hacer diagramas de Gantt sin conexión utilizando el creador de diagramas de Gantt en la versión de escritorio. La funcionalidad de sincronización fusionará la versión web con las ediciones de escritorio.
Un creador de diagramas de Gantt en línea parece ser la mejor opción, pero es importante tener también una opción sin conexión. Con Mindomo no tienes que elegir uno u otro, ¡tienes total flexibilidad para usar ambos!
Selecciona tu versión de Escritorio favorita:
Creación de diagrama de Gantt paso a paso
Un diagrama de Gantt simple puede proporcionar una visión general amplia de múltiples proyectos gracias a su representación visual de barras de las líneas de tiempo del proyecto. A diferencia de MS Project, que puede sentirse demasiado rígido, Mindomo es una herramienta de colaboración en línea fácil de usar que también permite la creación de diagramas de Gantt.
Sigue la siguiente guía paso a paso y aprende cómo hacerlo. Comienza iniciando sesión desde el sitio web. Ve a “Crear” desde tu tablero, y elige el marco de Gantt:
Aparecerá una nueva hoja de cálculo, tanto textual como visual, y podrás comenzar a planificar tu proyecto desde cero:
Crear tareas
La gestión de tareas es muy simple: las tareas principales actuarán como un resumen. Puedes expandirlas para ver las subtareas haciendo clic en “+” al lado de ellas. Cuando haces clic en “-” solo se mostrará la tarea principal.
Establecer fechas de inicio y finalización para cada tarea
La tercera y cuarta columnas en el diagrama contienen las fechas de inicio y finalización. Puedes seleccionarlas usando el ícono de calendario que aparece cuando haces clic dentro de la celda.
Sin embargo, también puedes ir a la siguiente columna llamada “Duración” y establecer el número de días para las actividades. Una vez que hagas esto, las barras de tareas del lado derecho del diagrama se modificarán automáticamente según el período de tiempo seleccionado.
Agregar notas a tus tareas
La herramienta de gestión te permite agregar una nota a cada tarea. Haz clic en el número de la tarea y aparecerá un cuadro de texto en tu pantalla. Las notas son un lugar perfecto para escribir información adicional: sugerencias, ideas rápidas, preguntas, etc.
Puedes ser creativo y agregar imágenes o videos como archivos adjuntos a las notas. Puede ayudar a tu equipo a entender mejor las tareas.
Agregar dependencias para mejorar tu flujo de trabajo
Una vez que configures las tareas, es hora de establecer las conexiones entre ellas. Cómo completar una tarea influye en el comienzo de otra actividad.
Pasa el cursor sobre una tarea, luego haz clic en el punto negro junto a ella (izquierda/derecha). Luego arrástralo y vincúlalo a la tarea con la que deseas conectar. Aparecerá una flecha que conecta las dos tareas, haciendo más obvio qué tarea es la predecesora y cuál es la sucesora.
Ver fechas importantes o entregables de un vistazo
Desde la columna “Hitos”, marca las tareas que son indicadores clave para el éxito del proyecto. Una vez marcadas, la barra de tareas se modificará automáticamente en un diamante, haciendo que la hoja de ruta del proyecto sea más clara.
En consecuencia, tu gráfico se verá así:
Actualizar el nivel de finalización de tus tareas
Agrega porcentajes de finalización para las tareas manualmente. Cuando editas el porcentaje de finalización de una subtarea, la herramienta calcula automáticamente la finalización de la tarea principal.
La barra de progreso de la tarea principal se actualizará según la finalización general. Las actualizaciones son visibles dentro del rectángulo azul, las tareas y subtareas completadas se representan en blanco, mientras que el tono más oscuro de azul muestra la extensión de las tareas y subtareas que aún necesitan completarse.
Establecer niveles de prioridad de las tareas
Asignar tareas
Conéctate en vivo con los miembros de tu equipo
Una de las mejores características de Mindomo es que todo lo que cambias en el diagrama se comparte instantáneamente con tu equipo. Estos cambios en tiempo real mejorarán la colaboración y la productividad.
Cada vez que un miembro del equipo se une al diagrama, se te notifica en la esquina inferior derecha de la pantalla. Usa el chat integrado para interactuar en tiempo real con tus colegas y facilitar la toma de decisiones significativa.
Convertir diagramas en diagramas de Gantt y viceversa
Con Mindomo, puedes convertir tu archivo de Gantt en un mapa mental (lee más sobre qué es un mapa mental) o un esquema. Para hacerlo, ve al Menú de Archivo y elige una de las opciones:
➤ Ver como mapa mental
➤ Ver como esquema
Tener un modo de vista versátil te ayudará a ahorrar tiempo valioso, ya que no necesitarás cambiar constantemente de un creador de mapas mentales a un programa de gráficos de Gantt.
Consulta el siguiente video para más detalles, consejos y trucos para crear diagramas de Gantt con facilidad:
Gestión de proyectos fácil con Mindomo
Planifica y programa tus actividades, colabora con tu equipo y supervisa el progreso en un solo programa. Cuanto más simple sea el programa, mejor para ti y todos los involucrados.
Ve al sitio web de Mindomo y regístrate. Podrás visualizar, implementar y monitorear proyectos de cualquier complejidad.