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COMPONENTE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Preservación a largo plazo

Determinar estrategias para la gestión de firmas digitales y firmas digitales longevas con el fin de garantizar su uso, tratamiento y validación durante el tiempo requerido, a su vez asegurar su disponibilidad en aquellos documentos que requieren preservarse a largo plazo.

. Hacer uso de esquemas de metadatos para la preservación digital a largo plazo como PREMIS o METS, con el objeto de garantizar la continuidad del valor probatorio de aquellos documentos electrónicos que requieren preservarse a largo plazo.

Integrar el uso de estándares técnicos para garantizar la preservación digital a largo plazo de la documentación electrónica.

Integrar todos los lineamientos y requisitos a la política de preservación digital y el sistema integrado de conservación.

G. Definir si es pertinente y adelantar las actividades necesarias para la selección, adquisición, implementación y seguimiento de una herramienta tecnológica que permita apoyar la implementación y seguimiento del programa de preservación digital.

Identificar las estrategias y acciones de preservación digital que puedan ser aplicadas, determinar cuándo usarlas y con qué periodicidad o frecuencia.

Identificar las estrategias y acciones a implementar con el fin de minimizar que se materialicen los riesgos de pérdida o no disponibilidad de la información, no solo de los documentos con valores histórico, científico o cultural, sino también de los que se deben conservar en etapas de gestión y almacenamiento de precaución por largo tiempo, considerando elementos como la obsolescencia tecnológica, condiciones del manejo humano, fugas de información, etc.

Reconocer, determinar y gestionar los riesgos a los que se exponen los documentos electrónicos, los metadatos, métodos de autenticación, soportes de almacenamiento electrónico, acceso a la información, protección de datos restringidos, entre otros, que pueden generar la pérdida de la información

Seguimiento constante a la definición de condiciones o requisitos establecidos en los procesos de creación, clasificación, conformación de expedientes, almacenamiento y gestión, transferencia y disposición de los documentos electrónicos con miras a garantizar la preservación de los documentos y sus atributos garantizando la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y no repudio de los mismos.

Establecer los roles y responsabilidades de los distintos actores en el proceso de preservación digital, así como las etapas y actividades para su aplicación.

Definir los medios de almacenamiento más adecuados para la documentación proveniente de los diferentes canales, para ello la entidad debe realizar un análisis de los estándares con el objeto de asegurar los formatos, medios de almacenamiento, documentación y procedimientos de transferencia, el almacenamiento de maestros y copias de seguridad.

Creación de documentos

Definir los metadatos de contenido, estructura, contexto y los demás que se establezcan para los documentos electrónicos creados, garantizando que se conserven y se actualicen durante el ciclo de vida de los documentos.

Definir las herramientas (software y hardware) necesarias para crear cada uno de los documentos electrónicos.

Definir y documentar la creación de plantillas, formatos y formularios que estandaricen la forma o estructura de los documentos electrónicos.

Cuando un documento se cree a partir de los datos derivados de una consulta de sistemas de información o bases de datos, dentro de los metadatos se deben registrar aquellos que describan el origen de la información. A su vez se debe definir:

» Cómo se extraerán e integrarán los datos al documento electrónico a crear

» Las fuentes de origen de los datos

Definir e identificar los mecanismos de validación y autenticación que se aplicarán a los documentos electrónicos creados como por ejemplo firmas electrónicas, firmas digitales, firmas digitales longevas (preservación), estampados cronológicos, entre otros.

Definir los diferentes los flujos de trabajo para la elaboración y aprobación de los documentos electrónicos.

Definir los roles para la elaboración y aprobación de los documentos electrónicos (elaborador, aprobador, validador, entre otros).

Definir para los documentos textuales a crear4: » Diseño y estructura. » Contraste de color.» Idioma. » Fuente y tamaño de fuente. » Áreas de impresión. » Estructura de títulos. » Espaciado y saltos de página. » Uso de numeración y viñetas. » Uso de tablas, imágenes e ilustraciones (cuando aplique). » Uso de hipervínculos. » Ortografía. » Revisión automática de accesibilidad.

» Revisión automática de accesibilidad.

» Ortografía.

» Uso de hipervínculos.

» Uso de tablas, imágenes e ilustraciones (cuando aplique).

» Uso de numeración y viñetas.

» Espaciado y saltos de página.

» Estructura de títulos.

» Áreas de impresión.

» Fuente y tamaño de fuente.

Idioma.

» Contraste de color.

» Diseño y estructura.

Identificar y definir los diferentes tipos de documentos electrónicos a crear (textuales, imagen, video, audio, entre otros) a su vez definir sus formatos electrónicos, los cuales deben contar con:

Que garanticen la interoperabilidad.

Que garanticen la preservación digital a largo plazo.

Que sean formatos abiertos.

Que los documentos electrónicos a crear se encuentren identificados en los diferentes instrumentos de administración de información (CCD, inventarios documentales, inventarios de activos de información, listados maestros, Tablas de Retención Documental-TRD, tablas de control de acceso, entre otros).

Determinar qué, cuándo y cómo se crearán y capturarán documentos electrónicos o digitalizados, así como el proceso de negocio al que pertenecen.

Conformación y gestión de expedientes

Se deberán establecer los mecanismos necesarios para contar con inventarios documentales que permitan evidenciar la existencia de los expedientes electrónicos.

Se deben establecer metadatos mínimos requeridos que evidencien el desarrollo del mismo durante todo el ciclo de vida (apertura, actualización, cambio de estados según la fase en la que se encuentre, transferencia, cierre, etc.)

El cierre de los expedientes electrónicos se debe realizar mediante la firma del índice electrónico por parte del responsable de la gestión del expediente, asegurando su integridad.

El índice deberá actualizarse cada vez que se hagan nuevas inserciones al expediente electrónico.

El índice electrónico deberá ser creado a partir de los archivos XML que se encuentran normalizados en la plataforma común de intercambio, el cual se debe actualizar cada vez que ingresen nuevos registros al expediente electrónico.

El expediente electrónico deberá contar con su respectiva foliación, la cual se realizará mediante un índice electrónico que evidenciebla totalidad de los documentos que lo componen, garantizando su orden, integridad y autenticidad, hasta el cierre del expediente.

E. Los expedientes electrónicos deberán evidenciar su vinculación con las series y subseries documentales establecidas en cada una de las dependencias y acorde al desarrollo de sus funciones.

Al hacer parte del SGDEA el expediente electrónico deberá contar con una codificación única, que permita su identificación inequívoca.

Reflejar en el expediente electrónico sus componentes, es decir, documento electrónico, índice electrónico y metadatos.

Los documentos electrónicos generados y/o recibidos a través de los canales, deben hacer parte de los expedientes electrónicos o híbridos de archivo, los cuales pueden ser nativos o documentos electrónicos digitalizados, respetandolos principios de orden original y de procedencia,dado que serán reflejo de la secuencia de las actuaciones administrativas y de las dependencias responsables de los procedimientos.

Asegurar que los expedientes electrónicos e híbridos cuenten con las características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad.

Recepción y captura de documentos y datos

Definir los documentos electrónicos que hacen parte de una comunicación oficial (anexos) y deben verse reflejados en el registro de radicación. Los cuales deben cumplir con los mismos requisitos frente a la clasificación documental, identificación del formato adecuado para su producción y estructura de metadatos asociados

Parametrizar los diferentes sistemas de información para agilizar u optimizar la recepción y radicación de las comunicaciones oficiales.

Definir los metadatos de contenido, estructura y contexto a incorporar en los documentos electrónicos, anexos y expedientes recibidos.

Definir los sistemas, herramientas o mecanismos a usar para la recepción de los documentos electrónicos y sus anexos.

Definir si los documentos electrónicos y anexos a recibir por los diferentes canales requieren de mecanismos de validación y autenticación (firmas electrónicas, firmas digitales, estampados cronológicos entre otros).

Definir los roles y responsabilidades de quienes ejecutarán las actividades de recepción y captura de documentos electrónicos y datos en los diferentes canales.

Definir las actividades de captura e integración de datos provenientes de los documentos electrónicos, anexos, formatos y formularios electrónicos.

Determinar cómo se van a identificar los formatos y formularios electrónicos una vez sean diligenciados por el ciudadano y su posterior conversión (una vez sean diligenciados), para que estos se conviertan en documentos electrónicos.

Definir los formatos y formularios electrónicos que van a estar disponibles en los diferentes canales para su diligenciamiento; los campos preferiblemente a diligenciar deben ser automáticos o semi automáticos, buscando reducir al máximo los campos de diligenciamiento manual.

Definir para cada uno de los tramites, OPA , CAIP, servicios y canales digitales oficiales (sede, ventanilla y portal) las actividades de recepción de los diferentes tipos de documentos electrónicos y sus anexos.

Definir la gestión de los datos capturados (ciclo de vida) garantizando el cumplimiento de la normatividad, procedimientos y atributos definidos por la entidad para su tratamiento.

Parametrizar los diferentes sistemas de información para agilizar u optimizar la recepción y radicación de las comunicaciones oficiales.

Los documentos electrónicos y sus anexos recibidos deben estar contemplados en los diferentes instrumentos archivísticos de la entidad.

Identificar qué tipos de documentos electrónicos y anexos se van a recibir y radicar según el tipo de información que contienen (texto, imagen, video, audio, entre otros) para así definir los formatos electrónicos aptos para iniciar los trámites y servicios a través de los diferentes canales.

Definir los requisitos mínimos de legibilidad para la recepción de documentos electrónicos y sus anexos, los cuales podrían contemplar aspectos tales como: calidad de imagen, formatos compatibles, estructura del documento, color, resolución, entre otros elementos que permitirá la lectura y comprensión asertiva de la información contenida en los mismos.

Definir las condiciones mínimas para que un documento electrónico y sus anexos provenientes del ciudadano, entidades u otros grupos de valor cuenten con las características de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad.

Definir los documentos electrónicos que hacen parte de una comunicación oficial (anexos) y deben verse reflejados en el registro de radicación. Los cuales deben cumplir con los mismos requisitos frente a la clasificación documental, identificación del formato adecuado para su producción y estructura de metadatos asociados.

Identificar el alcance de la información enviada o recibida, con el fin de determinar si es necesario controlarla a través del registro en el sistema de radicación, teniendo en cuenta que además de comunicaciones oficiales (tradicionales), se pueden presentar diversas formas de comunicación que en algunos casos representan las evidencias de transacciones, de servicios de interoperabilidad o documentos de obtención inmediata a través de diferentes sistemas de información, entre otros.

Identificar el alcance de la información enviada o recibida, con el fin de determinar si es necesario controlarla a través del registro en el sistema de radicación, teniendo en cuenta que además de comunicaciones oficiales (tradicionales), se pueden presentar diversas formas de comunicación que en algunos casos representan las evidencias de transacciones, de servicios de interoperabilidad o documentos de obtención inmediata a través de diferentes sistemas de información, entre otros