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によって Inés Simón 1年前.

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Conceptos generales MS Access

Este texto aborda los conceptos generales de MS Access, una herramienta para gestionar bases de datos de manera sistemática. Se enfatiza el uso de bases de datos relacionales, donde la información se organiza en tablas interrelacionadas.

Conceptos generales
MS Access

Conceptos generales MS Access

Es una base de datos, es decir, un conjunto de datos organizados de forma sistemática para luego poder consultar información y extraer conclusiones.


Tipos de relaciones entre entidades

N:N

Una relación de varios a varios se establece cuando un registro de una tabla puede esta relacionado con más de un registro de otra y viceversa.


Ejemplo visual:

1:N

Una relación de uno a varios se establece cuando un registro de la tabla principal se relaciona con muchos registros de la tabla secundaria.


Ejemplo visual:

1:1

Una relación de uno a uno se establece cuando un único registro de una tabla solo podrá estar relacionado con un único registro de otra.


Ejemplo visual:

Datos

Multimedia
Vídeos
Audio
Imágenes
Numéricos
Alfabéticos
Alfanumérico

Sistemas de gestión de bases de datos

Un sistema de gestión de base de datos (SGBD/DBMS) es un software específico que permite desarrollar actividades relacionadas con la base de datos.


Este interactúa con:



¿Qué permite hacer a los usuarios?



Se ocupa de:


Modelos de bases de datos

Híbridos

Son modelos híbridos entre Bases de datos relacionales y Bases de datos Orientadas a objetos.



Orientado a objetos (OODBM)

En este modelo los datos se almacenan en objetos, es decir, construcciones que permiten guardar los datos y sus respectivos procedimientos en el mismo sitio; y crear clases.


Una clase describe objetos similares y se organizan de forma jerárquica, con relaciones padre-hijo en las que las "clases hijas" heredan sus características.


Ejemplo visual:


Relacional (RDBM)

Es la que vamos a utilizar.


En ella se almacenan los datos en tablas que están relacionadas entre sí.


Ejemplo visual:


Formularios

Se recomienda usar el asistente de informes para su creación.


Los formularios permiten realizar inserciones, modificaciones y visualización de datos, facilitando la inserción, modificación y eliminación de registros.


Se crean a partir de consultas o tablas.


En la vista diseño, después de haberlo creado, se pueden personalizar y añadir elementos desde la sección controles.


Se pueden crear subformularios.

Informes

Se recomienda usar el asistente de informes para su creación.


Los informes permiten presentar los datos aplicándoles un formato para que queden de forma visualmente agradable (normalmente se generan para imprimir o enviar por email).


No permiten la modificación de los registros pero permite la agrupación de registros.


Se crean a partir de consultas o tablas, se usan para visualizar, formatear y resumir datos.


Se pueden crear subinformes.

Consultas

Son elementos de la base de datos que permiten mostrar información seleccionada de las tablas. Proporcionan una vista concreta de ciertos campos o registros que cumplan ciertos criterios.


Hay varios tipos de consultas:


SQL

Tipo especial de consulta para el que es necesario conocer el lenguaje SQL.

Ref. Cruzadas

Es un tipo especial de consulta resumen donde se agrupan los datos por columnas (siendo la intersección entre fila y columna un dato calculado con una función específica)


*

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio u otra función agregada y, a continuación, agrupa los resultados por dos conjuntos de valores: un conjunto en el lado de la hoja de datos y el otro a lo largo de la parte superior. 

Acción

Permiten la modificación de registros o estructuras de una tabla de la base de datos.


Estas se clasifican en:


Selección

Permite la selección de registros de tablas, pudiendo estos venir de una o más tablas (en este caso, las tablas deben estar relacionadas).


Los criterios que se pueden establecer son los siguientes:


Tablas

Elemento básico de las bases de datos que permite almacenar los datos de un tipo de entidad (cualquier cosa sobre la que quieras guardar info.). [También se le pueden llamar relaciones]


Se organizan en:



Propiedades de campos

Propiedades del tamaño de campo


Según el tipo de dato configurado al campo se establecerá un tamaño y valores determinados:



Propiedad formato


Esta propiedad especifica apariencia o las configuraciones para los distintos tipos de datos.


*Se puede usar la propiedad "Lugares Decimales" para presentar nº de decimales diferente del establecido por defecto.


Reglas de validación


Una regla de validación es una propiedad que nos permite no poder introducir un valor que incumpla esa regla impuesta.


Esta está formada por un operador (de comparación o lógicos [OR/AND]) y por valor de comparación. Los operadores son: <, <=, >, >=, =, ENTRE, COMO, ?, *, #


Se puede añadir un mensaje de error en la propiedad "Texto de validación".

En red

En este modelo las tablas se relacionan en estructura de red y pueden tener más de un padre.


Ejemplo visual:


Jeráriquico

En este modelo las tablas están relacionadas entre sí de forma jerárquica con estructura de árbol (relaciones padre-hijo)


Ejemplo visual:


Fichero plano

Claves

Extranjera (FK)

Se usa para relacionar una tabla con otras, pues es un campo (o campos) que tiene el mismo valor que la clave primaria de otra tabla.

Primaria (PK)

Solo puede haber una por tabla.


Se trata de una columna (o conjunto de columnas) que hace que cada fila tenga un identificador único (DNI, nº seguridad social...)