Конференција обухвата детаљне планове за организацију простора и техничке опреме, укључујући резервацију сала и аудиторијума. Просторије као што су чајна кухиња, пријемне зоне, конференцијалне сале, ходници, купатила и канцеларије треба адекватно припремити.