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ACUERDO 060 DE 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Artículo décimo 2°

Comunicaciones oficiales vía fax.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

La comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los alimentos para el control y establecimientos adecuados para su administración.

Articulo décimo 1°

Comunicaciones oficiales enviadas.

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

Artículo décimo.

Comunicaciones oficiales recibidas.

Para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se daba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

Artículo noveno.

Conservación documental.

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

Artículo octavo.

Control de comunicaciones oficiales.

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de la comunicaciones recibidas.

Artículo séptimo.

Comunicaciones internas.

Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

Artículo sexto.

Numeración de actos administrativos.

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmiendan números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente formados y se cumplan todas las disposiciones establecidad para el efecto.

Artículo primero

Establecer los alineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental para la producción, recepción, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

Artículo décimo 5°

Horarios de Atención al Público.

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

Artículo décimo 4°

Imagen corporativa.

La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

Las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

Artículo décimo 3°

Comunicaciones oficiales por correo electrónico.

Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuantas habilitadas. Las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismo, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Artículo quinto.

Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales.

Estos documentos velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

Artículo cuarto.

Firmas responsables.

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

Artículo tercero.

Unidades de correspondencia.

La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan el desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Artículo segundo

Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipo documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cueles se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneos.

Registro de comunicaciones: Es el procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o autorizados de correspondencia.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de fecha y hora de recibo o de envío.

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e integridad.

Documento electrónico de archivo: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario.

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad.

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente. Se acumulados en proceso natural por una persona o institución publica o privada.