DESARROLLO DEL EVENTO

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door ALEJANDRO Hernandez

DEPARTAMENTALIZACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS

door DANIELA SANGUINO OSORIO

Factores que afectan la Velocidad de Reaccion

door francisco sibaja

DESARROLLO DEL EVENTO

Elaborar informe

Finalmente, el coordinador del evento debe elaborar un informe donde se consignarán todos los inconvenientes o cambios sucedidos durante el desarrollo del evento; aunque no haya sucedido nada diferente, se debe elaborar el informe.

Remontar salón

Ya sea que haya otro evento o no, el salón o áreas utilizadas deben quedar organizadas.

Desarrollo de las actividades del evento

Servicio de canapés o pasabocas.

Hay dos formas de servicio:

Montando mostradores distribuidos por el salón

Distribuidos por el personal de servicio en bandejas.

Servicio de refrigerio (Coffee breack):

Es el servicio más común durante la realización de eventos no sociales; los refrigerios han sido seleccionados previamente y se deben servir a la hora fijada.

Servicio de alimento

Hay tres opciones de servicios de alimentos en eventos:

Servicio de desayuno, almuerzos o cenas

Clases de servicio

Servicio de guardón o mesa auxiliar

Servicio inglés

Modificación del servicio americano o servicio americano modificado

Servicio americano o a la americana

Tradicionalmente se preparan menús fijos pre-establecidos o con buffets.

Pasos a tener en cuenta

Ubicación de asistentes:

Existen tres procedimientos para ubicar asistentes a un evento:

Ubicación mixta

Ubicación prefijada

Ubicación libre

Recepción de los asistentes e invitados:

Se supervisa el control de entrada de los invitados se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si se presta servicio de guardarropa y/o de paquetes.

Revisión previa

Esto lo realizar la coordinacion por lo menos 1 hora antes de que inicie el evento,

Despedida

Se debe revisar la cuenta, controlando que corresponda a lo contratado (precio, cantidades), se deben legalizar los extras o sea los consumos que no estaban previstos, y adicionarlos a la cuenta.

Terminación del evento

Se debe tratar de que los eventos terminen a la hora acordada, ya que su prolongación puede ocasionar mayores costos sobre todo en personal (horas extras); también es corriente que el salón esté comprometido para otro evento y necesite su reorganización.

Servicio de bebidas

Existen dos modalidades para servir bebidas:

Open bar Es cuando los invitados pueden solicitar cualquier tipo de bebida y en la forma que quieran. Es una modalidad muy poco usada por lo difícil de implementar y lo costosa.

Selección previa Es cuando se han seleccionado previamente con los anfitriones los tipos de bebidas (whisky, vodka, etc.) , las marcas y las cantidades a servir, así como el momento y la forma (por tragos, por botellas). Es la modalidad más utilizada.

Aquí veremos los pasos para realizar un evento, resaltando los puntos que se deben tener en cuenta.