Documentos contables y títulos valores

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Documentos contables y títulos valores

son los documentos que soportan una transacción comercial, entre ellos se encuentran

recibo de transferencias de fondos electronicos

Pago de nóminas por parte de las empresas.

Transacciones en comercios electrónicos.

Pago de tarjetas de crédito.

Pago por bienes o servicios.

Transferencias a cuentas de terceros (incluso de una entidad financiera a otra).

La transferencia electrónica de fondos incluye una gran variedad de transacciones como las siguientes:

Una transferencia electrónica de fondos es entonces aquella que no requiere de papel moneda o del dinero metálico. En cambio, utiliza herramientas tecnológicas que permiten dar la orden al banco o entidad financiera para efectuar una determinada operación.

es aquella operación de envío de dinero que no requiere del efectivo en físico (billetes o monedas). Es decir, toda la transacción se realiza con la ayuda de dispositivos como un POS (terminal donde se coloca la tarjeta bancaria), un celular o un ordenador.

Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA

comprobante de contabilidad

Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial

ejemplos de comprobantes de contabilidad

Comprobantes débito y crédito: representan mayores valores a favor de clientes o modificaciones a facturas.

Comprobantes de nómina: en el pago de salarios a empleados.

Comprobantes de egreso: representa las salidas de dinero, incluye pagos realizados a proveedores.

Comprobantes de ingreso: representa el manejo de efectivo que ingresa a la empresa por conceptos del desarrollo del objeto social de la organización.

Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.

Registro contable.

Cuantía.

Detalle.

Fecha.

Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica.

notas de contabilidad

También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico

Las firmas responsables

La imputación contable.

La fecha de elaboración.

Presenta el detalle.

Utilizado solo por el área de contabilidad.

Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.

Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.

Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.

notas debito y notas crédito

notas credito

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.

notas debito

Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.

recibos de caja menor

Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo

consignaciones bancarias

Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta

Nombre de quien consigna y un número telefónico.

Valor a consignar en números o letras.

Número de la cuenta bancaria.

Ciudad y fecha.

El soporte debe contener el registro emitido por la máquina registradora del banco, el sello y la firma de la persona autorizada en el banco. El documento contiene los siguientes elementos:

extractos bancarios

Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo

Cargos y abonos.

Saldo final.

Avances.

Intereses.

Saldos iniciales.

Posibilita la elaboración de la conciliación bancaria, bajo los métodos comúnmente utilizados. Los componentes de los extractos bancarios son:

recibo de pago interbancario

Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.

Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática

Fecha, que se genera automáticamente.

Valor a transferir.

Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.

Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.

planilla integrada de liquidación de aportes

Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.

Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas

nomina

se conoce como nomina los pagos mensuales o quincenales que el empleador o empresa debe realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo

presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, direccion y periodo de pago

columna de horas extra y comisiones

en las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados

presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad

comprobante de venta con tarjetas de crédito

es un método de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando el datafono para recibir pagos. es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico.

debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pago, es decir el numero de cuotas para ser pagadas por el cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera

comprobante de ingreso o comprobante de caja

este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos

características

firmas de quien elaboro, aprobó y contabilizo

el registro contable con la afectación a las cuentas respectivas

debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa

el numero de cheque y el banco de origen del titulo valor

el valor en números y letras recibidos

el concepto por el cual se recibe el efectivo

ciudad y fecha donde se realizara la transacción

dirección y datos generales de la empresa

numero consecutivo

nombre de la empresa, numero de identificación tributaria NIT

comprobante de egreso o comprobante de pago

comúnmente se conoce como orden de pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo por norma de control interno realizados mediante cheques. los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del titulo valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.

Características

las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por

datos del beneficiario como: identificación, firma, y fecha en que se recibe

el registro contable, el numero de cheque

el valor en números y letras

fecha

numero de comprobante, cuidad de origen

deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada donde relacione

factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta

requisitos del documento equivalente

especificaciones de la transacción como cantidad unidad de medida, identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás

Debe llevar un numero consecutivo

debe presentar numero de identificación tributaria (NIT)

estar denominado expresamente como sistema P.O.S

Un documento equivalente a la factura, es el documento elaborado por quien no está obligado a expedir factura, o que estándolo se le permite generar un documento equivalente en los casos expresamente señalados por la ley

recibos de pagos de matriculas y pensiones emitidas por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

boletas de transporte tiquetes

lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros , por los ingresos que obtengas en dichas operaciones

boletas de ingresos a espectáculos públicos

lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos

boletas de maquinas registradoras

lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta

factura electrónica

las facturas en general y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. este reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas

conservación

regímenes especiales

otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas

plazos

especificidades de la factura electrónica

requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad

contenido de la factura

expedición por terceros

tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada

obligación de expedir facturas

factura cambiaria de compra y venta

es un titulo valor que el vendedor podrá liberar y entregar o remitir al comprador, según lo determina el estatuto tributario, los requerimientos exigidos para la factura son:

-declarado inexequible corte constitucional

-indicar la calidad del retenedor de impuesto sobre las ventas

-el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura

-valor total de la operación

- descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados

- fecha de su expedición

- llevar un numero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ventas

*modificado* apellidos y nombre o razón social y NIT

- apellidos y nombres o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio

-estar denominada expresamente como factura de venta

Soportes contables internos y externos

Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada «girador» a otra llamada «girado», para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada

Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

OBJETIVOS

valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

registrar las transacciones según los soportes de contabilidad

Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato.

Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.

RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna

Documentos no contables

tienen una utilidad previa a la transacción comercial. permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son meramente informativos y no suscita un registro en la contabilidad (Angulo, 2018) son ejemplos de documento no contables los siguientes

remisión

Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.

Transportador.

Número de pedido.

pedido

Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto

Firmas

Observaciones

Cantidad.

Descripción del producto.

Precio unitario del producto que se va a comprar.

cotización

Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.

contenido

Nombre del asesor.

Nombre de la persona que solicita la cotización.

Tiempo de validez de la cotización.

Forma de pago.

Fecha de entrega.

Referencias del producto.

Descripción del producto o servicio.

Precio del producto o servicio.

Membrete: logo, nombre de la empresa.

títulos valores

caracteristicas

Si un título de esta clase es negociado, después de llenado, a favor de un tenedor de buena fe exenta de culpa, será válido y efectivo para dicho tenedor y este podrá hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones dadas.

Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo. Para que el título, una vez completado, pueda hacerse valer contra cualquiera de los que en él han intervenido antes de completarse, deberá ser llenado estrictamente de acuerdo con la autorización dada para ello.

Si en el título se dejan espacios en blanco, cualquier tenedor legítimo podrá llenarlos, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, antes de presentar el título para el ejercicio del derecho que en él se incorpora.

El Código de Comercio define los títulos valores como:

Documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías.

son documentos comerciales, regidos por el código de comercio y el código civil colombiano. en ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. en la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal. ejemplos de títulos valores son:

clasificación de títulos valores

títulos valores nominativos

estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona que gira o transfiere el titulo, debe realizar la inscripción del tenedor en el registro que lleva el creador del titulo

títulos al portador

donde el reconocimiento se hace a quien ostente el titulo, un ejemplo son los cheques al portador, poco usados por tema de seguridad, pero vigentes aun

títulos valores a la orden

mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quien es el que porte el documento, se agrega la expresión a la orden con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario. dos ejemplos son: la letra de cambio y pagare

ejemplos -letra de cambio -el cheque -el pagare