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Documentos electrónicos de archivo

Los archiveros en la atención de documentos electrónicos

GARANTIZAR EL USO

El sistema identificará los componentes asociados (planos y mapas)

Documento con valor archivístico y su acceso, integrarlos en el diseño del sistema.

El correspondiente digital debe estar generado por un procedimiento que asegure la integridad y fiabilidad.

El correspondiente digital debe apuntar al almacenamiento físico y real (localización)

Cada documento físico debe tener su correspondiente documento digital.

ROLES

CIA. - Participación interactiva en la creación de documentos (informar, orientar y dirigir). - Emitir normas y directrices. - Verificación y vigilancia.

Participación activa en la distribución de la información, respuestas satisfactorias.

Visión de la gestión de documentos a través de medios tecnológicos.

Capacitación y formación con el avance tecnológico.

La gestión documental electrónica no es por hardware y software.

ARCHIVERO

Conocimiento de la legislación especializada y problemas jurídicos (uso y difusión de la TIC)

Aprovechamiento de la tecnología y conocimiento de la misma.

Actualización permanente, utilización de tecnologías e innovación en su labor diaria.

Dialogo constante con informáticos y de otras profesiones.

Percepciones sobre los documentos electrónicos

MODELO CONTINUO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Registros contemporáneos reguladores históricos

Record Continium

Record Management

BASES DE DATOS

Adam Green. Proyecto de informatización. La recuperación debe tener como núcleo un sistema de gestión.

Saquel. Eliminar total o parcialmente la redundancia. Compartir e interdependencia de datos.

Accesibilidad y confiabilidad

VALORACIÓN FUNCIONAL Y MACROVALORACIÓN

Unidades documentales complejas

Evaluadores conocimiento profundo del Estado

Valor archivistico tomado sobre la base del análisis de las funciones y procesos de las organizaciones.

Terry Cook. Conceptos métodos más definibles. Análisis funcional.Proceso activo y planificado.

CICLO DE VIDA

Borrás. Archivero

Lucia Duranti. La valoración debe establecerse en una edad temprana

Schellemberg. Tres edades

Otros autores. Diseño del sistema donde se generan los documentos. Creación del documento.

Valoración de documentos electrónicos

METADATOS

ISO/DIS 23081

Contexto, contenido y estructura

Gestionar, controlar, entender

Información estructurada

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Migraciones

Rastrear automáticamente

Pérdida de información

Norma de conservación

ELIMINACIÓN

Documentos de papel

Reconstrucción

Legislación

SGDEA

Lo que se pierde no se recupera

Dispositivos de almacenamiento

TRANSFERENCIA

Documentos digitalizados

Documentos electrónicos

Calendario de conservación

Documento como prueba

Permanente supervisión

Ciclo vital de los documentos

VALORACIÓN

Viabilidad de conservarlos

Determinar valor

Autenticidad

Toma de decisiones

Valor continuado

Componentes digitales

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