Modello avanzato per progetto aziendale

Modello avanzato per progetto aziendale

Gestisci e organizza in modo efficace i tuoi progetti aziendali utilizzando il modello avanzato per progetto aziendale. Questo modello offre una struttura organizzata per raccogliere e mantenere tutte le informazioni essenziali per progetti di piccole e medie dimensioni.

La mappa è progettata con una sequenza chiara, che include un inizio, fasi iterative e una conclusione, rendendola adattabile sia a metodologie di project management waterfall sia Agile.

Inizia definendo gli obiettivi del progetto, le attività e le milestone, quindi utilizza il modello per monitorare i progressi e apportare modifiche quando necessario. Questo modello avanzato presuppone familiarità con le funzionalità di base di Mindomo e contribuisce a garantire una pianificazione ed esecuzione completa del progetto.

Posta in arrivo

Un argomento nella Posta in arrivo è utile per qualsiasi tipo di mappa. Utilizzalo per catturare rapidamente nuove idee e informazioni prima di integrarle nella mappa. Rivedi periodicamente il contenuto della Posta in arrivo e svuotala spostando gli argomenti nella posizione corretta nella mappa principale o eliminandoli.

Mappa avanzata del progetto aziendale

Questo modello contiene suggerimenti e indicazioni nella finestra di dialogo pop-up Modello. Invece di seguire i passaggi uno alla volta, puoi cliccare sulla mappa per leggere le note guida. Puoi lavorare sulla mappa in qualsiasi ordine, anche se è consigliabile completare la maggior parte delle fasi 1 prima di iniziare la consegna.

Questa mappa di progetto è stata progettata per aiutarti a raccogliere tutte le informazioni necessarie per gestire un progetto di piccole-medie dimensioni. Se mantenuta aggiornata, fornirà una 'dashboard' del progetto durante tutto il suo ciclo di vita e costituirà una preziosa documentazione che ti aiuterà nei progetti futuri.

6. Chiudi

Nessun progetto dura per sempre. Alcuni progetti vengono cancellati, altri vengono completati sotto pressione e altri ancora hanno successo. In tutti i casi, è possibile imparare dai risultati.

Le 'analisi post mortem dei progetti' sono un'attività molto diffusa, ma di per sé portano a un apprendimento molto limitato. Nessuno legge i rapporti delle analisi post mortem dei progetti precedenti prima di iniziare il progetto successivo. È indispensabile integrare le lezioni apprese nei cambiamenti al processo o negli aggiornamenti di una base di conoscenze accessibile al di fuori del contesto del proprio progetto.

Informazioni aggiuntive

Scrivi qui ulteriori informazioni relative alla fase di chiusura.

Conoscenze acquisite

Quali insegnamenti tratti dal tuo progetto possono essere trasferiti ad altri nel tuo sistema di gestione delle conoscenze?

Inserisci un'idea per il tuo sistema di gestione delle conoscenze.

Apprendimento dei processi

Quali modifiche al processo e alla checklist sono necessarie per prevenire i problemi riscontrati nel tuo progetto? Guardando il registro del tuo progetto, come si sarebbero potute ridurre o evitare decisioni indesiderate?

Digita ciò che avresti dovuto cambiare.

5. Revisione

Esamina l'ultima versione del progetto e apporta le modifiche necessarie.

Segnalazione

Preparare la reportistica richiesta per gli altri stakeholder, ad esempio un rapporto mensile sulla situazione finanziaria.

Quali sono le informazioni che desideri comunicare agli stakeholder?

Aggiorna il registro del progetto con le decisioni importanti che influiscono sul progetto.

Decisione importante

Qual è una decisione importante che influisce sul progetto?

Piano di aggiornamento

Apportare le modifiche necessarie al piano di consegna in risposta a problemi o cambiamenti che si sono verificati.

Modifica della consegna

Quali modifiche sono necessarie per il piano di consegna?

Debito tecnico

Verificate se nel vostro progetto si sta accumulando un debito tecnico (necessità di riprogettazione o rifattorizzazione) e quale impatto sta avendo. Alcuni debiti tecnici possono essere tollerati, ma se iniziano a ostacolare il lavoro futuro devono essere segnalati come problema e risolti.

Riprogettazione necessaria

Cosa dovresti riprogettare o rifattorizzare?

Adottare misure volte a garantire che la capacità sia adeguata ai vincoli di budget e di tempo.

Digita un passaggio per assicurarti che la capacità soddisfi i vincoli di budget e di tempo.

Capacità

Adottare misure volte a fornire le capacità necessarie, ad esempio formando risorse aggiuntive.

Passo

Digita un passaggio per fornire le funzionalità necessarie.

Apportare modifiche ai processi del progetto in risposta ai problemi che sono emersi.

Cambia

Quali modifiche vorresti apportare ai processi del progetto?

4. Gestisci

Gestisci l'iterazione corrente (fase di consegna o sprint). Questa attività si svolge parallelamente alle attività di consegna.

Accettazione dei risultati finali

Assicurarsi che i risultati finali siano formalmente accettati dal cliente al termine di questa fase o iterazione. Il contratto di progetto potrebbe consentire la fatturazione graduale al raggiungimento delle tappe fondamentali.

Stato di accettazione

Mantenere e aggiornare il progetto, se necessario, per risolvere eventuali problemi e adattarlo alle modifiche.

Aggiornamento del design

Digita un aggiornamento del design.

Mantenere e aggiornare le specifiche. È normale che le specifiche necessitino di chiarimenti nel momento in cui vengono implementate, anche se in precedenza potevano sembrare perfettamente chiare. È inoltre comune che il cliente aggiorni e perfezioni le specifiche.

Aggiornamento delle specifiche

Digitare un aggiornamento delle specifiche.

Rivedere e aggiornare il registro dei rischi. Valutare se: * La probabilità o l'impatto dei rischi 'al di fuori della propensione al rischio' sono cambiati, * Sono emersi nuovi rischi significativi, oppure * I rischi considerati 'all'interno della propensione al rischio' non sono adeguatamente controllati dal processo. Migliorare il processo o intraprendere azioni per gestire il rischio.

Aggiornamento sui rischi

Digita un aggiornamento del registro dei rischi.

Problemi

Risolvi i problemi che sorgono durante questa iterazione di consegna e che bloccano il progetto. Mantieni il registro dei problemi, tenendo traccia di quelli che dovranno essere risolti nella prossima iterazione del progetto. Cerca i segnali di problemi imminenti in modo da poterli affrontare prima che diventino critici.

Problema

Digita il problema che hai riscontrato.

Priorità

Stabilire la priorità per risolvere questo problema:

3. Consegna

Consegnare la prossima iterazione del progetto. Se si tratta di un progetto waterfall, la consegna può essere suddivisa in fasi. Se si tratta di un progetto Agile, la consegna sarà suddivisa in sprint, ciascuno dei quali perfezionerà i requisiti.

Rifattorizzazione

Parte del lavoro in un'iterazione potrebbe consistere nel 'refactoring', ovvero nel riordinare il lavoro precedente come base per quello futuro. Non è possibile risparmiare tempo omettendo questa fase o lasciando che si accumuli debito tecnico. Rimandarla alla fase finale del progetto non fa altro che rendere il compito più complesso o rischia di rendere il progetto non gestibile.

Idea di refactoring

Digita un'idea di refactoring.

Test di accettazione

Gli utenti, i clienti o altre entità autorizzate eseguono questo test per determinare le esigenze applicative/software e i processi aziendali.

Processi aziendali

Trova alcuni processi aziendali.

Processo aziendale

Digita un processo aziendale.

Esigenze applicative

Trova alcune esigenze applicative.

Necessità di applicazione

Digita una richiesta di applicazione.

Preparare i risultati finali per questa iterazione, sulla base del piano e delle specifiche. Segnalare eventuali problemi che sorgono durante il lavoro.

Risultato atteso

Digita un risultato finale.

+

Avviare parallelamente le attività di consegna e gestione.

2. Preparare

Raccogli e organizza le informazioni di base necessarie per il tuo progetto. Sentiti libero di eliminare gli argomenti che non sono rilevanti.

Registro del progetto

Tieni un registro delle decisioni importanti prese nel corso del progetto. Questo può aiutarti a modificare i processi del progetto, se ti accorgi di prendere decisioni che avrebbero potuto essere prese prima con un impatto minore.

Decisione

Digita una decisione importante presa nel progetto.

Piani

Piano finanziario

Pianificare il budget e i controlli del progetto.

Bilancio

Qual è il budget per il tuo progetto?

Piano di consegna

Il piano per produrre i risultati finali del progetto nei tempi previsti. Se il vostro progetto è un progetto a cascata, dovrete pianificare fino alla fine del progetto. Se il vostro progetto è un progetto Agile, dovrete pianificare in dettaglio il prossimo sprint, mentre gli sprint più lontani possono avere una certa flessibilità a seconda dei risultati degli sprint precedenti.

Tipo di progetto

Che tipo di progetto avete in mente?

Piano di comunicazione

Pianificate le comunicazioni con gli stakeholder per garantire che le persone siano sempre aggiornate e informate. Il vostro piano includerà probabilmente metodi (come dashboard o siti intranet) ed eventi come riunioni periodiche. Stakeholder diversi richiederanno livelli e frequenze di informazione diversi. Se avete un insieme complesso di stakeholder, potete utilizzare una griglia RACI.

Rischio

Prepara un catalogo dei rischi per il tuo progetto.

Catalogo dei rischi

Elenca i rischi che sono 'al di fuori della tua propensione al rischio' e cosa stai facendo per ridurne la probabilità o l'impatto. Per completezza, puoi anche registrare i rischi che rientrano nella propensione al rischio, ma non è necessaria alcuna azione correttiva a meno che i tuoi processi non riescano a gestirli.

Entro i limiti della vostra propensione al rischio

Aggiungi un rischio che rientri nella tua propensione al rischio.

Al di fuori della tua propensione al rischio

Aggiungi un rischio che esula dalla tua propensione al rischio.

Propensione al rischio

Definisci la tua 'propensione al rischio' per il tuo progetto. * I rischi che rientrano nella tua propensione al rischio sono quelli che sorgono come parte normale del lavoro di progetto, come problemi emergenti, ritardi ed errori di progettazione. Questi sono normalmente accettati e gestiti dai normali processi di gestione del progetto. Per definizione, i progetti sono un esercizio di trasferimento e assunzione del rischio.

• I rischi 'oltre la tua propensione al rischio' sono solitamente singoli punti di fallimento che possono compromettere il progetto o addirittura l'organizzazione, come la perdita di una risorsa fondamentale, cambiamenti radicali nei requisiti o la rottura dei rapporti con il cliente. Dovresti adottare misure per ridurre la probabilità e l'impatto di questi rischi a un livello che puoi accettare.

Definisci la tua propensione al rischio.

Catalogo dei processi

Prepara un elenco dei processi o delle checklist necessari per eseguire il progetto.

Liste di controllo

Le liste di controllo sono utili per le procedure di routine. Se non utilizzi liste di controllo, valuta la possibilità di crearne alcune per garantire la coerenza e risparmiare tempo. Alcuni esempi: * Lista di controllo per il passaggio di consegne tra team (ad esempio, dal reparto vendite al reparto tecnico) * Lista di controllo per la revisione dei requisiti * Lista di controllo per l'approvazione dei documenti * Liste di controllo per gli acquisti e la fatturazione * Liste di controllo per l'approvazione dei fogli presenze * Liste di controllo per la conformità alla qualità * Liste di controllo per la conformità alla sicurezza * Lista di controllo per la riunione di revisione del progetto * Lista di controllo per la rendicontazione del progetto

Lista di controllo

Digita il nome della checklist.

Compito

Digita un'attività dalla lista di controllo.

Processi

Aggiungi collegamenti o definisci i processi necessari per eseguire il tuo progetto. Alcuni esempi: * Gestione delle modifiche * Gestione dei problemi * Accettazione dei risultati finali * Gestione dei rischi

Processo

Aggiungi link al processo

Risorse

Queste sono le risorse di cui avrai bisogno per completare il tuo progetto.

Informazioni

Quali ricerche e informazioni sono necessarie per il tuo progetto?

Strumenti e attrezzature

Strumenti e attrezzature necessari per il tuo progetto.

Strumento

Digita uno strumento che ti servirà per il tuo progetto.

Conoscenze e competenze

Le conoscenze e le competenze necessarie per portare a termine il tuo progetto.

Conoscenza o abilità

Digita una competenza o una conoscenza che sarà necessaria per completare il modello.

Persone

• Il team del progetto, le sue competenze e disponibilità * Esperti in materia di cui potresti aver bisogno

Esperto

Chi è il tuo esperto?

Membro del team

Digita il nome e il ruolo del membro del tuo team.

Progettazione

Preparare un progetto che implementi i risultati finali e i requisiti essenziali.

Idea

Digita un'idea per il design.

Requisiti

Raccogli i requisiti per il progetto. I requisiti possono essere espressi come 'storie degli utenti' per gli utenti. I requisiti devono essere etichettati come * Essenziali * Opzionali * Idee potenziali per il futuro

Risultati attesi

Prepara un elenco dei risultati finali che il cliente riceverà. Questi risultati costituiranno probabilmente la base delle fasi o degli sprint del progetto e potrebbero anche essere correlati ai pagamenti a tappe. L'accettazione dei risultati finali da parte del cliente costituirà una tappa fondamentale del progetto.

Esclusioni

Per maggiore chiarezza, potresti preferire indicare esplicitamente le esclusioni dai requisiti e dai risultati attesi.

Non funzionale

I requisiti non funzionali includono tipicamente: * Conformità alla legislazione * Conformità alle politiche, ad esempio politiche organizzative in materia di qualità e sicurezza * Conformità agli standard o ai protocolli di terze parti applicabili * Fattori che influenzano le prestazioni * Fattori che influenzano l'espansione o il cambiamento futuri * Risultati strategici, ad esempio nuovo apprendimento, adozione o sviluppo di nuove tecnologie o sviluppo di relazioni strategiche

Digita il nome del requisito.

Funzionale

Requisiti che descrivono artefatti, caratteristiche e funzioni specifici forniti dal progetto. Questi requisiti devono essere misurabili e verificabili.

Requisito

Digita il nome di un requisito.

Dizionario

Crea un dizionario di progetto per definire i termini tecnici e il gergo utilizzati nel tuo progetto. Non dare per scontato che gli stessi termini abbiano lo stesso significato per tutti. Questo dizionario è alla base dei requisiti e riduce l'ambiguità.

Termine

Digita il termine.

Utenti

Il dizionario del progetto dovrebbe includere descrizioni degli utenti e dei loro ruoli principali in relazione al risultato del progetto.

Utente

Digita il nome di un utente.

1. Avvio

Il flusso di base del progetto consiste in 6 fasi: * Avvio del progetto * Raccolta e organizzazione delle informazioni di base per il progetto. Questo materiale di riferimento verrà aggiornato durante l'intero ciclo di vita del progetto.

• Consegna e gestione del progetto. Queste due attività si svolgono in parallelo e vengono ripetute per ogni fase o iterazione del progetto. * Revisione di ogni fase o iterazione, per assicurarsi che i processi del progetto funzionino in modo efficace. * Chiusura del progetto e apprendimento da esso.

Parti interessate

Identificate tutti gli stakeholder del progetto, inclusi: * Il promotore del progetto nell'alta dirigenza * Il cliente * Gli utenti * Il vostro team di progetto * I ruoli amministrativi * I ruoli di conformità (ad esempio, legale, qualità e sicurezza) * Gli specialisti interni ed esterni * I ruoli di supporto tecnico Comprendere le dinamiche e le relazioni tra gli stakeholder è fondamentale per anticipare i principali rischi che potrebbero presentarsi nel corso del vostro progetto. Gli stakeholder con interessi contrastanti devono essere coinvolti in modo continuativo.

Parte interessata

Digita il nome e il ruolo dello stakeholder.

Legale

Assicurarsi che i contratti di progetto e gli ordini di acquisto siano stati stipulati, debitamente esaminati e accettati. Aggiungere i link a tali documenti come riferimento.

Documento

Aggiungi link al documento di riferimento

Visione del progetto

Qual è la visione e la strategia del progetto? Queste coinvolgeranno gli stakeholder e il team di progetto, non il piano di progetto. Sarà importante comunicare sia la visione che la strategia al team. Un piano è ciò che farete mentre avete il controllo. Una strategia è il vostro quadro decisionale quando non avete più il controllo e subentrano fattori esterni o eventi casuali.

I progetti iniziano sempre sotto controllo, ma molti di essi soccombono rapidamente a eventi 'imprevisti'. È necessaria una visione, una strategia che la realizzi e un piano di lavoro.

Visione

Digita la visione del progetto.