gestione documentale e dematerializzazione

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Nuovi Sistemi di Digitalizzazione per i Beni Culturali

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copia informatica di documento analogico (art 1 comma 1 lettera i-bis) e' il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto (es il documento in Word o Pdf che ha originato il documento analogico

copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (art 1 comma 1 lettera i-ter) è il documento informatico avente contenuto e forma identica a quello del documento analogico da cui è tratto (es scansione di documento analogico)

Copia informatica di documento informatico (art 1comma 1 lettera i-quater) è il documento informatico avente contenuto identico al documento da cui è tratto su supporto informatico ma diversa sequenza di bit (es da documento *.doc a formato *.pdf)

Duplicato informatico=forma, contenuto e stessa impronta digitale (clone) (art 1 comma 1 lettera i-quinquie) è il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi della medesima sequenza di valori binari del documento originario

registrazione dell'esito dell'operazione con produzione e conservazione dei Log di Sistemi (in particolare per i documenti che si ottengono per generazione esempio estrapolazione dell'elenco di una classe)

versamento ad un Sistema di Conservazione (in particolare per i documenti acquisiti per via telematica o per scansione)

memorizzazione su sistema di Gestione Documentale che adottino idonee politiche di sicurezza (in particolare per i documenti acquisiti per via telematica o per scansione)

Trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata

Opposizione di Validazione Temporale (MARCA TEMPORALE) validazione temporale opponibile a terzi

Per prolungare nel tempo la validità di un documento informatico anche dopo la scadenza del certificato di sottoscrizione (cristallizza il documento)

se il documento deve avere una data certa

firme elettroniche qualificate tipologie

Firma Digitale Firma elettronica Avanzata basato su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche. La modalità tecnologica è la crittografia a chiavi asimmetriche

Firma Elettronica Qualificata Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione di firma

Firma Elettronica Avanzata Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi ad un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario e garantiscono la connessione univoca al firmatario (es firma grafometrica utilizzata dalle banche e dalle poste)

Firma elettronica semplice Insieme dei dati in forma elettronica allegati oppure connessi ad altri dati utilizzati come metodo di identificazione informatica (es credenziali di accesso portale SIDI, Piattaforma Gestione PON, Firma sul registro elettronico

il valore probatorio del documento informatico su cui è apposta questa tipologia di firma è rimessa alla decisione del giudice che, caso per caso, terrà conto delle caratteristiche oggettive di qualità sicurezza, integrità e immodificabilità

Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazione provenienti da uno o più database anche interoperanti (es.:estrapolazione dell'elenco di una classe)

Registrazione informatica da transazioni o attrverso la compilazione di Moduli o formulari online a disposizione dell'utente

Acquisizione per via telematica o su supporto informatico o tramite scansione

Redazione attraverso l'utilizzo di specifici software

Impronta digitale=documento informatico L'IMPRONTA E' LA RAPPRESENTAZIONE DIGITALE DEL DOCUMENTO STESSO (art 53 comma 1lettera f del testo unico DPR 28 dic 2000 n 445) è un algoritmo che calcola per ciascun documento informatico che viene registrato al Protocollo Informatico

Duplicati copie ed estratti di documenti analogici e digitali CAD modificato dal D.lgs 235/2010

Immodificabilità Forma e Contenuto non devono essere alterabili durante le fasi di Tenuta Conservazione e Accesso Quali forme di controllo possono essere applicate?

Acquisizione

proteggere nel tempo gli archivi digitali impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione

Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti

predisporre idonee misure per la qualità e la sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi

Consentire l'accesso controllato a dati documenti e informazioni

Livelli di riservatezza

Verifica dei diritti dell'utente e dei criteri di assegnazione

Tutelare e valorizzare la memoria storica

Elaborazione (comma 1 art 3 DPCM 13 nov 2014

Redazione del manuale di gestione del Protocollo Informatico

Conservazione del Registro di Protocollo Informatico "Invio entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l'immodificabilità del contenuto

il mancato adempimento implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico di cui risponde personalmente il responsabile preposto alla gestione documentale (nella scuola è il D.S.) (art 7 del DPCM 3/12/2013)

Disposizioni Obbligatorie

Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia dei documenti

Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative (Flussi documentali e protocollo)

Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita

Supportare l'archiviazione dei documenti informatici e delle copie (Conservazione Accreditata)

verifica dell'integrità dei documenti

i documenti sono sottoposti a processo di conservazione per mantenerne inalterate nel tempo integrità e valore probatorio

attestazione formale dell'Ufficio della ricezione/spedizione assegnazione, trattazione ed esito

organizzazione logica dei contenuti

Archiviazione e Conservazione

Comunicazione Il risultato è portato a conoscenza dell'utente interessato dopo formale registrazione della sua produzione

Trattazione Attività amministrative che devono essere compiute in corrispondenza al procedimento innescato alla ricezione del documento

Fascicolazione Collocazione di un documento all'interno di un aggregato di documenti ad esso correlato

Assegnazione Identificazione della persona fisica a cui si attribuisce la responsabilità anche temporale del procedimento

Classificazione e Protocollazione

Autenticazione Verifica dell'identità del soggetto e integrità del documento

Ricezione Gestisce le attività connesse alla gestione della corrispondenza sia dei documenti cartacei che informatici

consentono di

Fasi

DMS (Document Management Sistem) sistemi per la gestione documentale Sistemi software che servono a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e altri contenuti eseguendo operazioni massive di catalogazione e indicizzazione

Gestione Protocollo Informatico

Razionalizzazione dei Flussi

pdf formato creato nel 1993 da Adobe si basa sullo standard ISO 32000 e può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSIPAdES

pdf/A ampliamento di pdf, ha le seguenti caratteristiche: assenza di collegamenti esterni assenza di codici eseguibili quali Javascript assenza di contenuti crittografati consente la conservazione digitale per lungo termine

Definisce e realizza il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma

attesta il corretto processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare

può scegliere un suo delegato (responsabilità in eligendo e vigilando) la delega deve essere formalizzata con le specifiche funzioni e competenze

Gestisce i Flussi documentali

Responsabile della Conservazione (es nella scuola è il D.S.)

Formati dei documenti digitali idonei per la conservazione La conservazione deve essere tale che il documento deve assumere caratteristiche di immodificabilità e staticità il formato deve possedere specifiche tecniche pubbliche e non in formato proprietario

Conservare sia documento analogico che digitale significa:

Gestione Informatica dei Documenti

Conservazione processo disciplinato che consente di conservare i documenti in formato digitale consentendo di distruggere l'originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa

CAD-Codice dell'Amministrazione Digitale D.Lgs n 82/2005 aggiornato, da ultimo, con le modifiche apportate dal D.Lgs. 18 maggio 2015, n. 102, dal D.L. 19 giugno 2015, n. 78, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 125 e dal D.L. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 132.

Switch off dal cartaceo al digitale nella P.A.  12 agosto 2016

DPCM 13 novembre 2014 - Regole per la formazione archiviazione e trasmissione di documenti con strumenti informatici

GESTIONE DOCUMENTALE E DEMATERIALIZZAZIONE

https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/