NORMA TECNICA COLOMBIANA GTC-185

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SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el propósito de serla cubierta de los documentos, para su entrega o envió.

CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal

CIRCULARES

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

MEMORANDO

Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.

CARTA

comunicación escrita que se utilizan las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente entre las relaciones entre organizaciones y sus empleados en algunas entidades se denomina oficio.

ZONAS

ZONA 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicacion del documento; es complementaria de la zona 1.

ZONA 2: Para la impresion de direccion, apartado, correo electronico, sitio web, fax, telefono,lugar de origen y pais. sus medidas son: entre 3,5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

ZONA 1: El membrete incluye: razón social, sigla o acrónico, logo tipo en caso de tenerlo y el numero de identificación tributaria y sus medidas son: horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4cm verticales desde el borde superior.

FUENTE

Escribir con una fuenteclara, agradable a la vistadel lectorTamaño de letra 10 y 12No utilizar negrilla

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

* Encabezado, pie de pagina * Código * Lugar de origen y fecha de elaboración * Datos del destinario * Denominación o titulo académico * Nombre del destinario * cargo * Asunto * Texto o cuerpo * Datos del remitente * Líneas especiales * Anexos

CERTIFICADOS

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

MENSAJES ELECTRONICOS

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.

ACTAS

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

INFORME

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

HOJA DE VIDA COORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

ESTILOS

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, existen 3 estilos 1. BLOQUE EXTREMO: todas las líneas parten del margen izquierdo. 2. BLOQUE: las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. 3. SEMIBLOQUE: conserva la distribución del estilo bloque del primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10.

MARGENES

Superior 3cm y 4cm Inferior 2cm y 3cm lateral izquierdo 3cm y 4cm lateral derecho 2cm y 3cm si el documento no se va imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricos a 3 cm

GENERALES PARA LA COMUNICACIONES

Todos los documentos que se presentan en esta guia pueden imprimirse por amabas caras de la hoja