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Estructura básica de un documento administrativo.

Los documentos administrativos son escritos formales para comunicar información de manera clara y organizada.

Anexos (si aplica)

Lista de anexos

Se enumeran los documentos adjuntos, si es necesario.

Ejemplo de referencia a anexos

"Adjunto a este documento encontrará los informes solicitados."

Firma

Nombre y cargo

Se coloca debajo de la firma para identificar al responsable del documento.

Firma del remitente

Generalmente ubicada en la parte inferior del documento.

Despedida o fórmula de cortesía final

La despedida también debe ser formal y adecuada al tono del documento. Algunas de las fórmulas más comunes son:

"Quedo a su disposición para cualquier consulta"

"Saludos cordiales"

"Atentamente"

Cuerpo del Documento

Conclusión (si aplica)

Un cierre que resuma el propósito o indique las acciones que deben seguirse.

Desarrollo

En los siguientes párrafos, se expone la información principal. Debe ser conciso y directo.

Introducción

Un párrafo inicial que explique el motivo del documento.

Saludo o fórmula de cortesía

"Muy Sr. mío" o "Muy Sra. mía"

Usado en algunos documentos más formales.

"A quien corresponda"

Para casos formales.

"Estimado/a [nombre]"

Subtópico

Destinatario

Nombre de la organización (si aplica)

Si el destinatario forma parte de una organización, su nombre también debe incluirse.

Cargo o título (si aplica)

Si se conoce, se debe incluir el cargo o la posición de la persona a quien va dirigido el documento.

Nombre completo del destinatario

Puede ser una persona, un departamento o una entidad.

Encabezado

Dirección y datos de contacto (opcional)

En algunos documentos puede ser necesario incluir la dirección física y los teléfonos o correos electrónicos.

Nombre o logotipo de la institución u organización

es el nombre completo o el logotipo institucional.