REUNIÓN EFECTIVA Y SUS CARACTERÍSTICAS
Autos = Self
Bios = Life
Graphy=Writing
An autobiography is the author's retelling of their life. This is written in first person and the author is the main character.
CONTROL DE GESTIÓN
Add the institutes where you got your degrees.
Las reuniones de seguimiento y control de gestión serán el punto en el cual nos sentaremos a revisar el avance logrado y discutiremos si efectivamente estamos haciendo las cosas bien, o si por el contrario es momento de tomar acciones que corrijan nuestro rumbo hacia mejores puertos.
PORQUE SE DEBE REALIZAR
What and who made you who you are today?
Nos ayudan a construir climas de trabajo favorables y conseguir las metas del equipo. Permiten formular, monitorear y evaluar el cumplimiento de los planes acordados.
PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
Add information about your family. Usually, the mother's maiden name is written.
Additionally, you can add their age.
La planificación de reuniones y conferencias comienza con la definición del tipo de actividad que se realizará. Algunas reuniones son apenas de carácter informativo, en tanto que otras se centran en la planificación de un proyecto. Pero también encontramos las que tienen como objetivo resolver ciertos problemas.
8 pasos para la planificación de reuniones :
1. Definir objetivos, temas a tratar y agenda
2. Seleccionar los participantes
3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión
4. Elegir un moderador
5. Empezar a tiempo y finalizar a tiempo
6. Restringir el uso de dispositivos innecesarios
7. Terminar con un plan de acción
8. Evaluar el desempeño de la reunión
CLASIFICACIÓN
Add the places you have worked. Additionally, you can mention what you learned from each of them.
*Informal: Son todo tipo de encuentro casual o premeditado, y estas son con fines de entretenimiento. *Formal: Estas reuniones se hacen principalmente en empresas y organizaciones, para distintos temas importantes acerca de ella.
CONSULTIVA
Add both your personal and professional accomplishments.
En este tipo de reuniones se persigue escuchar y recabar distintos puntos de vista, necesidades o elecciones, para buscar distintas alternativas de solución.
INFORMACIÓN
Su objetivo de esta reunión es brindar información necesaria a los miembros de un equipo para que puedan cumplir con un objetivo determinado.
PARTICIPACIÓN O NEGOCIACIÓN
If there is something that you definitely don't like, add it here!
Dar a conocer una información o decisión, en la cual se escucharán participaciones y negociaciones por parte de los participantes.
CONCEPTO DE REUNIÓN EFECTIVA
Add your vision for your future! You can choose to add your short term goal or long term goal!
Es un encuentro entre personas que pretenden alcanzar metas propuestas a través de una discusión en un ambiente adecuado.
ETAPAS DE LA REUNIÓN
Add your personal information.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
1) Enviar el acta de la reunión a los participantes: Está acta se efectúa mediante la reunión y se debe mandar después de la reunión elaborado solo por una persona. 2) Evaluaciones de la reunión: 2.1) Aspectos formales: Se evalúa la manera formal en la que se empleo la reunión para que se revisen los aspectos de manera correcta, si están bien o de lo contrario mal. 2.2) Evaluar el desempeño de quién dirigió la reunión: Se evalúa a la persona que dirigió el la reunión y si se desempeño de buena manera si se expresó, o no de manera correcta para que la reunión se entendiera. 3) Monitoreo de cumplimiento de acuerdos: Se pregunta a los participantes si entendieron la reunión y los aspectos de los que se hablaron, de todas formas se les da o hace una pequeña evaluación en papel o electrónica de manera que expresen sus opiniones en referencia a la reunión. Así mismo se plantea lo bueno y lo malo de no seguir los acuerdos.
DURANTE LA REUNIÓN
1)INICIO 1.1)Puntualidad: Iniciar puntualmente la reunión. 1.2) Ambientación: Agradecer a los involucrados por su puntualidad. 1.3) Revisión de Agenda: Hablar sobre los objetivos y resultados que se esperan en la reunión. 1.4) Definición de las Normas de la Reunión: 1.4.1) Respetar la agenda y tiempos de los temas. 1.4.2) Apagar los teléfonos. 1.4.3) Dar y pedir la palabra. Una persona a la vez. 2) CONDUCCIÓN DE LA REUNIÓN 2.1) Registro de acta: Contar con una persona para que tome nota para general un acta de reunión, que no sea el conductor de la misma. 2.2) Fomento de la Participación: El equipo analizará los temas planteados y en caso que quieran aportar participando escuchar con de manera explícita y con actitud simpática. 2.3) focalizacion de los Objetivos de la Reunión: 2.3.1) Avisar al equipo cuando la reunión esté a punto de terminar en el tiempo que se asignó. 2.3.2) Evitar las conversaciones que provoque perder la atención de los objetivos de la reunión. 2.3.3) Evitar seguir discutiendo después de haber llegado a una conclusión del tema. 2.4) Manejo del Contenido. 2.4.1) Identificar las causas de no cumplir con los compromisos, si esto ocurriera re-definirlos. 2.4.2) En caso que sea necesario, analizar la posibilidad de flexibilizar la tareas que no aporten valor a los objetivos. 2.5) Definición de Compromisos y Acuerdos: 2.5.1) Planificar las tareas considerando plazos y responsables. 2.5.2) Priorizar las tareas que deben hacerse y delegar las tareas a los participantes. 2.5.3) Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y acciones a llevar a cabo. 3. CIERRE DE LA REUNIÓN. 3.1) Recapitulación: 3.1.1) Efectuar el cierre mediante un resumen de acta o una minuta. 3.1.2) Solicitar a un participante el resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha de la próxima reunión y monitoreo de los acuerdos pactados.
ANTES DE LA REUNIÓN
1) Propósito: Existen razones que justifican la ejecución de un trabajo. 2) Oportunidad: Evaluar el ambiente en base al clima interno, disponibilidad de información, impacto en las personas, en resumen, es una respuesta al tiempo. 3) Seleccione el tipo de reunión: Elija el tipo de reunión que desea realizar en función del tema y los objetivos que desea alcanzar: planificación y evaluación, control de gestión, información, participación o negociación y consulta. 4) Participantes: Según el tipo de reunión, mencionar sólo aquellos que sean necesarios por el rol que desempeñarán o porque pueden contribuir de manera efectiva a la reunión, ya sea por sus conocimientos, experiencia o capacidad de análisis. 5) Asignación de funciones: Puede asignar roles entre los asistentes para fomentar la participación y mantenerlo enfocado en su rol como líder. 6) Moderador: En algunos casos, los líderes pueden incluso asignar el rol de moderador a otra persona cuando el equipo está en una etapa madura, porque quieren tener la oportunidad de ver y escuchar a su equipo desde una perspectiva, o porque quieren preparar a los participantes. 7) Calendario: 7.1) Si es una reunión continua, favor de revisar el acta de la reunión anterior. 7.2) El tiempo asignado a cada tema. 7.3) Organizar los temas por grupos genéricos (temas similares para que se traten consecutivamente). 7.4) Se recomienda comenzar con un tema que unifique e integre a los grupos, luego combine los temas más duros, delicados, temas que generen discusión, desacuerdo, etc.; y termine con otro tema que los integre. 8) Citas: 8.1) Evitar reuniones en horarios inconvenientes que indiquen la ubicación, la fecha, la hora de inicio y la hora terminal. 8.2) Difundir la agenda entre los participantes. 8.3) Pida a los participantes que traigan papel, lápices y su propia agenda para establecer tiempo y compromiso. 9) Espacio físico y materiales: Coordinar el espacio físico para la reunión: áreas limpias, ventiladas e iluminadas, colocación de sillas (cara a cara).
