Como organizar uma sessão de brainstorming

Como organizar uma sessão de brainstorming

Aprender como organizar uma sessão de brainstorming utilizando este modelo de caixa de ferramentas de brainstorming.

Para realizar uma sessão de brainstorming, é necessário estabelecer um objetivo específico.

Depois, é preciso pensar no tempo que será necessário para encontrar as soluções criativas que procura.

Comece com uma história ou um cenário para mostrar ao grupo de pessoas que participam nesta sessão de brainstorming o que procura.

Atribua tarefas a alguns membros da equipa que o ajudarão na sessão de brainstorming, por exemplo, precisará de uma pessoa para tomar notas. Pode utilizar este mapa mental ou um novo mapa mental. Além disso, para uma boa sessão de brainstorming, vai precisar de um grupo de pessoas com conhecimentos na área em que está interessado para encontrar ideias. As pessoas que fazem perguntas e participam ativamente na sessão de brainstorming também são valiosas. Ajudam-no a gerar ideias com facilidade. Para além de partilharem as suas ideias, desafiarão os outros a expressar a sua opinião e a apresentar ideias criativas.

Quando estiver a organizar reuniões de brainstorming, deve seguir os passos deste modelo:

Explicar aos membros da equipa o que vai fazer e mantê-los actualizados com todas as informações de que necessitam

Dar-lhes algum tempo para reflectirem sobre o problema

Recolha todas as ideias, quer as considere úteis ou não

Criar uma lista de ideias dos participantes e adicioná-la ao modelo

Combinar ideias e aproveitar as ideias de outras pessoas para gerar novas ideias

Peça aos participantes para reflectirem durante algum tempo sobre as ideias

Adicione alguns critérios que o ajudarão a filtrar e a classificar as ideias, como o desempenho, os custos, o alinhamento com a estratégia, os níveis de risco

Filtrar ideias com base nos seus critérios

Definir as acções seguintes, como a obtenção do apoio das partes interessadas, a criação de protótipos ou wireframes e o seu teste

Para onde ir a seguir?

Uma vez concluído o mapa mental, pode utilizá-lo para:

• Gerir a sua sessão de brainstorming, partilhando a informação e o processo com os participantes
• Capturar ideias no mapa, depois reorganizá-las e avaliá-las
• Acompanhar as acções e manter a sua equipa informada

Partilhar o seu mapa mental com outros membros da equipa para os manter informados sobre as seguintes acções a realizar.

Nome da sessão de brainstorming

Escreva o nome ou assunto do seu brainstorming

Caixa de ferramentas

Processo

Passar à ação

Se a sessão tiver gerado algumas orientações válidas, defina as acções seguintes.

- Desenvolver mais ideias
- Estudos de viabilidade
- Obter o apoio de outras partes interessadas
- Conceção pormenorizada
- Protótipos ou maquetas wireframe
- Ensaios e testes

Avaliar ideias

Agora pode começar a filtrar as ideias em função dos seus critérios e utilizar os critérios para as melhorar.

Adicionar notas com as suas observações.

Definir critérios mínimos

Critério

Adicione um critério ou requisito com base no qual irá filtrar e classificar as ideias.

Pense nisso:

• Factores de desempenho, imperativos ou obrigatórios
• Investimento, custos, recursos, prazos ou outros factores restritivos
• Viabilidade
• Alinhamento com a estratégia
• Níveis de risco aceitáveis

Incubar ideias

Nova ideia

Dê aos participantes algum tempo para reflectirem sobre as ideias geradas, antes de as avaliarem. Podem surgir novas ideias e percepções após algum tempo fora da sessão.

Escreva-as.

Combinar e desenvolver ideias

Observação

Sem avaliar ou julgar, aproveite as ideias de outras pessoas, utilizando-as como gatilhos para ideias diferentes.

Escreva as suas observações.

Organizar e agrupar ideias

Ideias relacionadas

Agrupar ideias semelhantes ou relacionadas. Procurar padrões emergentes e lacunas criadas por padrões.

Reunir ideias

Regras

Não priorize nem avalie as ideias ao recolhê-las. Não suprimir ideias por serem demasiado estranhas ou obscuras.

Adicionar notas com as regras da sua sessão de brainstorming.

Brainstorming pessoal

Ideia

Dê aos participantes algum tempo para apresentarem ideias individuais. Estas podem muitas vezes perder-se nas discussões de grupo.

Escreva as suas ideias.

Incubar o problema

Feedback

Dê aos participantes algum tempo para reflectirem sobre o problema. As reacções iniciais podem muitas vezes mudar após algum tempo de incubação.

Escreva o feedback dos participantes.

Informar a equipa

Informações

Informar a equipa sobre:

1. O objetivo desta sessão
2. As limitações de tempo
3. O cenário
4. O plano de emergência
5. O processo a seguir e as regras em cada fase.

Plano de emergência

Ação

Acrescentar uma ação ao plano de emergência. Identificar os resultados a que o plano de emergência conduzirá.

Equipa

Membro

Adicione um membro da equipa para esta sessão de brainstorming.

• Pode precisar de alguém para escrever as ideias
• Precisará de alguém para liderar o grupo
• Um grupo de 5 a 7 pessoas é o ideal
• Uma mistura de antecedentes e conhecimentos funcionará melhor do que um grupo de pessoas que pensam todos da mesma maneira
• As pessoas que estão dispostas a questionar os pressupostos são tão valiosas como as pessoas com experiência no terreno

Cenário

Descrição

Acrescentar uma linha descrevendo o cenário

É possível que alguns dos participantes já o tenham compreendido e outros não. Ambas as posições são úteis.

Explique as características especiais da situação que requerem ideias inventivas. Desafie os participantes.

Restrições de tempo

Tempo concedido

Subsídio de tempo

Quantas sessões serão realizadas e qual o tempo previsto por sessão?

Objetivo

Indique um objetivo específico para a sua sessão. Certifique-se de que o seu objetivo inclui seguimento e acções.

Os objectivos comuns incluem:

• Criar algo novo
• Resolver um problema
• Maximizar uma oportunidade