Jährliches Kick-off-Event

Über diese Vorlage

Vorlage für ein jährliches Kick-off-Event

Mit dieser Vorlage für ein jährliches Kick-off-Event planen Sie das Treffen, mit dem Ihr Unternehmen ins neue Jahr startet und alle Mitarbeitenden auf dieselben Ziele ausrichtet.

Organisieren Sie alle Details an einem Ort:

• Ziele: die Ergebnisse des letzten Jahres und die Prioritäten für das kommende Jahr.
• Agenda: Präsentationen, Redner, Workshops und Teamaktivitäten.
• Logistik: Datum, Veranstaltungsort, Budget, Catering und Technik.
• Kommunikation: Einladungen, Erinnerungen und Unterlagen für die Teilnehmenden.
• Nachbereitung: Feedback, Aufgaben und nächste Schritte nach dem Event.

Weisen Sie jedem Bereich Aufgaben und Fristen zu, damit Ihr Team motiviert und gut vorbereitet ins neue Jahr startet.

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GANZTÄGIG

Jährliche Auftaktveranstaltung

Nutze diese interaktive Vorlage, um eine jährliche Auftaktveranstaltung von den ersten Vorbereitungen bis zur abschließenden Nachbereitung zu planen.
Teile sie mit deinem Team um gemeinsam daran zu arbeiten. Beginne mit dem Veranstaltungsüberblick und bearbeite anschließend die Aufgaben vor der Veranstaltung, die Agenda, die Anbieter, die Aktivitäten nach der Veranstaltung und das Budget.

Ersetze die grauen Platzhalter durch deine eigenen Angaben. Die Vorschläge sind optionale Ausgangspunkte und keine verbindliche Checkliste. Füge bei Bedarf weitere Themen hinzu.

💡Veranstaltungsziele und Planungsnotizen hinzufügen

💡Planungsdokument oder Veranstaltungswebsite anhängen

Budget

Schätze das Veranstaltungsbudget nach Kategorien. Trage in jeden Platzhalter die geplanten Kosten ein und passe sie an, sobald Angebote und Rechnungen bestätigt sind. Verwende durchgehend dieselbe Währung und achte darauf, Ausgaben nicht doppelt zu zählen.

Kostenschätzungen, bestätigte Angebote, tatsächliche Ausgaben und eine Rücklage nachverfolgen

Reise & Unterkunft

Berücksichtige gegebenenfalls Reise- und Unterkunftskosten für Vortragende, Mitarbeitende oder Teilnehmende. Beziehe Transport und Übernachtungen ein.

Gib das Reise- und Unterkunftsbudget in Euro ein. Vermerke in Notizen.

AV & Produktion

Schätze die Kosten für audiovisuelle Technik, Beleuchtung, Aufzeichnung, Bühnenaufbau und weitere Produktionsleistungen. Berücksichtige nur die für deine Veranstaltung relevanten Posten.

Gib das Budget für AV und Produktion in Euro ein. Unterscheide in Notizen.

Schätze die Kosten für Speisen und Getränke. Berücksichtige die Anzahl der Teilnehmenden, Mahlzeiten, Pausen und Servicegebühren.

Gib das Catering-Budget in Euro ein. Du kannst die Berechnung erläutern oder ein Angebot anhängen mit Notizen.

Schätze die Kosten für den Veranstaltungsort. Berücksichtige Mietgebühren sowie erforderliche Raumvorbereitungen oder veranstaltungsortspezifische Dienstleistungen.

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Gib das für den Veranstaltungsort veranschlagte Budget in Euro ein. Wenn die endgültigen Kosten noch nicht bekannt sind, verwende deine aktuelle Schätzung und aktualisiere sie nach der Bestätigung.

Nach der Veranstaltung

Plane, was nach dem Kick-off geschieht. Nutze diese Platzhalter, um Nachfassaktionen, Feedback, Ergebnisse und Aufgaben festzuhalten, die dabei helfen, Ideen in die Tat umzusetzen.

Entscheidungen, Verantwortliche und Nachfassfristen nachverfolgen

Füge eine abschließende Maßnahme nach der Veranstaltung hinzu, die Verantwortlichkeit oder zukünftige Verbesserungen unterstützt. Denke an Verpflichtungen, Erkenntnisse oder noch offene Absprachen.

Wie wirst du den Erfolg des Kick-offs bewerten? Füge eine Nachbereitungsaufgabe hinzu, mit der du Feedback einholen oder Ergebnisse beurteilen kannst.

Füge eine Aufgabe hinzu, um die Ergebnisse festzuhalten oder zu teilen. Welche Entscheidungen, Ressourcen oder nächsten Schritte sollten die Teilnehmenden erhalten?

Aufgabe nach der Veranstaltung hinzufügen

Wähle eine Nachbereitungsaufgabe aus, die kurz nach der Veranstaltung erledigt werden sollte. Überlege, wie du mit den Teilnehmenden kommunizierst und welche Informationen sie benötigen.

Anbieter

Liste die für die Veranstaltung benötigten externen Partner oder Dienstleister auf. Trage für jede Kategorie den ausgewählten Anbieter ein und halte relevante Kontakte, Anforderungen und Vereinbarungen zusammen.

💡 Kontaktdaten der Anbieter, Angebote und Bestätigungsstatus festhalten

💡 Website oder Angebot eines Anbieters anhängen

Druck

Ermittle den Bedarf an Drucksachen und Beschilderung, einschließlich Namensschildern, Handouts, Programmen oder Materialien mit Markenauftritt.

Gib den Namen des Druckdienstleisters ein oder nenne das interne Team, das die Produktion übernimmt. Füge Liefer- und Freigabedetails hinzu in Notizen.

Fotografie

Entscheide, ob du Foto- oder Videoaufnahmen benötigst. Überlege, welche Momente dokumentiert werden sollen und wie die Bilder nach der Veranstaltung verwendet werden.

Gib den Namen des Fotografen oder Produktionsteams ein. Ergänze Erwartungen an die Lieferung oder eine Aufnahmeliste in Notizen.

AV und Beleuchtung

Bestimme, wer Audio, Video, Mikrofone, Bildschirme und Beleuchtung bereitstellt und bedient. Prüfe, was der Veranstaltungsort bereits anbietet.

Gib den Namen des AV- und Beleuchtungsanbieters ein oder nenne das zuständige interne Team. Ergänze die technischen Anforderungen in Notizen.

Catering

Wer stellt Speisen und Getränke bereit? Berücksichtige Ernährungsanforderungen, Teilnehmerzahl, Ausgabezeiten und ob der Veranstaltungsort Catering anbietet.

Name des Anbieters

Gib den Namen deines Catering-Anbieters ein. Füge das Menü, Kontaktdaten und die bestätigte Teilnehmerzahl hinzu in Notizen.

Agenda

Skizziere den Ablauf der Veranstaltung. Füge die für die einzelnen Tagesabschnitte geplanten Sitzungen und Aktivitäten hinzu. Überlege bei jeder Aktivität, welchem Zweck sie dient, wie lange sie dauert, wer sie präsentiert und wie sich das Publikum beteiligt.

Detaillierten Zeitplan, Referierende und Dauer der Sitzungen hinzufügen

Abend

Überlege, wie die Veranstaltung enden soll. Ist eine Abendeinheit, Networking-Aktivität, Feier oder Abschlussdiskussion passend?

Gib eine Abendaktivität oder abschließende Sitzung ein. Wenn die Veranstaltung früher endet, passe diesen Abschnitt an deine Abschlussaktivitäten an.

Nachmittag

Wähle Einheiten für die Tagesmitte aus. Berücksichtige Engagement, Zusammenarbeit, Pausen und wie sich die Ziele des Kick-offs in konkrete Pläne umsetzen lassen.

Gib eine Nachmittagsaktivität ein. Füge für weitere Sitzungen zusätzliche Themen hinzu und vermerke bei Bedarf die Uhrzeit oder die Moderation.

Vormittag

Plane den Tagesbeginn. Was hilft den Teilnehmenden, die Ziele zu verstehen, sich zu orientieren und sich bereit zu fühlen, sich einzubringen?

Aktivität hinzufügen

Gib eine Vormittagsaktivität oder -sitzung ein. Füge die Startzeit in den Titel ein oder ergänze Vortragende und Dauer in Notizen.

Vor der Veranstaltung

Plane die Aufgaben, die vor der Veranstaltung erledigt werden müssen. Ersetze jeden Platzhalter durch eine konkrete Aufgabe und füge bei Bedarf weitere Aufgaben hinzu. Berücksichtige Fristen, Zuständigkeiten, Logistik und die Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Vorbereitungscheckliste oder wichtige Fristen hinzufügen

Füge eine abschließende Vorbereitungs- oder Qualitätsprüfungsaufgabe hinzu. Überlege, was schiefgehen könnte und wie sich die Einsatzbereitschaft testen oder bestätigen lässt.

💡 Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Prioritäten vergeben

Welche Inhalte oder welches Erlebnis sollten vor Beginn der Veranstaltung bereitstehen? Formuliere eine Aufgabe, die jemand erledigen und überprüfen kann.

💡 Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Prioritäten vergeben

Füge eine praktische Aufgabe für die Zeit vor der Veranstaltung hinzu. Berücksichtige Veranstaltungsort, Equipment, Anreise oder benötigte Materialien für die Teilnehmenden.

💡 Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Prioritäten vergeben

Füge eine weitere Vorbereitungsaufgabe hinzu. Überlege, wer informiert werden muss oder was im Voraus bestätigt werden sollte.

💡 Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Prioritäten vergeben

Aufgabe hinzufügen

Was ist der erste wichtige Schritt bei der Vorbereitung eures Kick-offs?

Trage eine konkrete Aufgabe mit einem klaren Ergebnis ein. Überlege, was entschieden werden muss, bevor andere Arbeiten beginnen können.

💡 Weise Aufgaben zu, setze Fristen und lege Prioritäten fest

Überblick

Lege die grundlegenden Details fest, bevor du Aktivitäten planst oder Lieferanten kontaktierst. Überlege, welchem Zweck der Kick-off dient, wer teilnehmen sollte, wann und wo er stattfindet und wer ihn koordiniert.

💡 Hauptziele und erwartete Ergebnisse festhalten

Verantwortliche Person

Bestimme die Person, die für die Koordination der Veranstaltung verantwortlich ist und dafür sorgt, dass die Planung vorankommt.

Name der verantwortlichen Person

Gib den Namen der für die Veranstaltung verantwortlichen Person oder des Teams ein. Verwende Notizen um Zuständigkeiten oder Kontaktinformationen hinzuzufügen.

Teilnehmende

Schätze, wie viele Personen teilnehmen werden. Berücksichtige Teammitglieder, Referierende und Gäste sowie die Frage, ob die Teilnehmenden vor Ort oder remote dabei sind.

Anzahl der Personen

Gib die erwartete Anzahl der Teilnehmenden ein. Aktualisiere diese Zahl, sobald die Anmeldungen bestätigt sind.

Veranstaltungsort

Wähle einen Veranstaltungsort, der zur erwarteten Teilnehmerzahl, zum Veranstaltungsformat und zum benötigten Equipment passt. Berücksichtige Barrierefreiheit und Anreise.

Name des Veranstaltungsorts

Gib den Namen des Veranstaltungsorts oder bei einer virtuellen Veranstaltung die Plattform ein. Füge die Adresse oder Informationen zur Teilnahme hinzu mit einem Link falls hilfreich.

Datum

Lege fest, wann die Veranstaltung stattfindet. Prüfe Verfügbarkeit, Feiertage, Reiseanforderungen und den benötigten Vorbereitungszeitraum.

Datum hinzufügen

Gib das Veranstaltungsdatum oder den Zeitraum ein. Füge das Jahr sowie die Start- und Endzeiten hinzu in Notizen falls erforderlich.

Name der Veranstaltung

Gib deinem Kick-off einen klaren, einprägsamen Namen. Er sollte den Zweck der Veranstaltung widerspiegeln und in Einladungen und Planungsunterlagen leicht wiederzuerkennen sein.

Namen hinzufügen

Gib hier den endgültigen oder vorläufigen Veranstaltungsnamen ein. Halte ihn kurz genug, um ihn in Einladungen und im Programm wiederzuverwenden.